Korraldage oma sisestamise süsteem!
Võttes aega oma dokumentide korraldamiseks on oluline. Kuigi kõigil oleks meeldiv olla paberivaba kontor , on reaalsuseks see, et paljudel väikeettevõtetel on endiselt vaja säilitada paberkandjal dokumente, nagu arveid , kviitumised jne, ning neil on vajaduse korral võimalik neid hõlpsalt allalaadida.
Kviitungite nõuetekohane täitmine on eriti oluline; olemasolev või räpane registreerimissüsteem võib tuua tulumaksuga lisapingutusi, kuna te ei taha maksuvabastuste puudumise tõttu lahkuda.
Ja kui teie ettevõte on kunagi auditeerinud ja te ei suuda oma kulude katmiseks nõutavaid dokumente esitada, siis tõenäoliselt lükatakse teie nõuded tagasi ja teie maksudeklaratsioon hinnatakse ümber .
Väikeettevõtte omanikuna peate suutma kiirelt ja hõlpsalt töötada oma laua taga . Kuigi paberkandjal esitamise süsteemi seadistamine kõlab keeruline, on see suhteliselt lihtne ülesanne, mida saab lihtsustada mõne esitamise nõuande ja trikke abil.
Kuidas teie sisestamissüsteemi korraldada
(1) Istuge mõneks minutiks oma lauale ja selgitage välja, kus asju otsite instinktiivselt.
Mul on sahtli minu tööjaama paremale. Kui ma esimest korda oma kataloogimissüsteemi seadsin, ei olnud mul midagi selles. Kui ma otsiksin pliiatsi, paberiliba või minu klammerdaja, oli see esimene koht, mida ma näeksin, kuigi ma teadsin, et see on tühi. Nii et loomulikult panen selle sahtlisse pliiatsid, kangid ja klammerdajad. Minu jaoks oli see nende esemete loomulik kodu.
Igaüks lähenes sellele erinevalt ja see, mis toimib ühe isiku jaoks, ei pruugi teise jaoks tööle panna. Võtke mõni minut, et istuda oma peamise tööruumi ja jõuda varustuse, tarvikute ja failide juurde. See aitab teil luua ideaalse koha nende esemete esitamiseks isiklikult.
(2) Nüüd, kui teate, kus soovite loomulikult teavet otsida, peate kindlaks tegema, kas teie jaoks sobib kõige paremini tähestikuline, numbriline või teemade esitamise süsteem.
Kuidas korraldate oma paberimajanduse esitamise kategooriate (st kulude, finants-, turunduse )?
Kuidas leiate ärikuludega seotud paberimajandust, näiteks pangaväljavõtted, kommunaalmaksed, kontorikulude laekumised, sõiduki läbisõidupäevikud jne? Mis on klienditeave - kas te otsite asju vastavalt kliendi nimele? Viitenumbri järgi? See on kriitiline samm, sest see määrab kindlaks, kuidas teie kataloogide süsteem luuakse. Kui olete otsustanud, milliseid kategooriaid te kasutate, otsustate, kas peate minema kaugemale ja looma alamkategooriaid. Tehke seda enne, kui ostate oma kataloogide jaoks midagi.
(3) Järgmisena määrake teie ladustamisvajadused ligilähedaselt kindlaks.
Kas teil on suur hulk faile, millele pääsete juurde igapäevaselt? Kas te ainult oma faile pääsete kord nädalas? Vastused määravad, kas vajate töölauarakenduse faili omanikku, kahte sahtlit sisaldavat saatekilet oma laua lähedal või nelja sahtli külgmist kaussi kogu ruumi.
Valige hoolikalt. Laske filtreerimise kapidil vaadata kasvu - osta midagi, mis mahuks kahekordsele failile, mida arvate, et teil on nüüd. See piirab teie kasutatava failide arvu kordamist ja teie registreerimissüsteemi ümberkorraldamist.
(4) Selgituseks ja lihtsaks juurdepääsuks investeerige heale märgistussüsteemile.
Failimärkide lugemine on ilmselge, kuid märgistuse selgus säästab rohkem esitamisaega kui võite ette kujutada.
Enamik ettevõtteid, kes teevad sildid, pakuvad mallid, mis integreeruvad kõige populaarsema tekstitöötlusprogrammiga. Võib-olla soovite kaaluda ühte väikest etikettide valmistamise süsteemi, mis võib nüüd ka välja trükkida individuaalsed e-kirjad. Kahekordne ülesanne on tavaliselt tark investeering.
(5) Nüüd olete valmis ostma failikaustu.
Parim investeering on osta värvilisi riputatavaid kaustu (veenduge, et plastkilbid on kaasatud) ja tavalised manila failikaustad. Värvilised riputatavad kaustad on parimad kahel põhjusel:
- need on kergesti kättesaadavad
- need hõlbustavad kategooriate tuvastamist
Näiteks kui panete kõik oma kliendifailid kollakateks riputatavateks kaustadeks, sinise kaustade finantsteabeks ja turundusega seonduvaks punastes kaustades, saate hõlpsalt näha, kus peaksite otsima konkreetset faili.
Lihtne on parim
KISS põhimõte kehtib hõlpsasti kasutatava ja hõlpsasti kasvatava kataloogide loomise kohta. Hoia seda lihtsat kullake! Laiad teemakategooriad võimaldavad teil uute failide lisamisel kasvada ning kõrvaldada vajadus uuendada või reorganiseerida teie kataloogide süsteem regulaarselt.
Selle lihtsa säilitamine lihtsustab teie paberi- ja digitaalsete failide integreerimist kogu dokumendihaldussüsteemi osana .
Võta e-paberivaba
Kui proovite oma ettevõtet rohelistada ja muuta üleminekuks "paberivaba Office'i", saate skannida kulukalkulatsioone ja salvestada need teiste digitaalsete raamatupidamisandmetega. Mõned uuemad pilvepõhised raamatupidamistarkvararakendused hõlbustavad seda, võttes kasutusele mobiilirakendused, mis võimaldavad teil mobiiltelefoni kulul kviitungi salvestada ja selle salvestada (vt Kanada parimaid raamatupidamistarkvara Kanada väikeettevõtetele ).
Pidage meeles, et kuludeklaratsioonide paberkandjad või digitaalsed pildid on Kanada Tuludirektoraadile (CRA) üldiselt vastuvõetavad tingimusel, et need on selgelt loetavad. Kui mitte, võib reitinguagentuur nõuda originaaldokumentide saamist auditi või tavapärase dokumentatsiooni taotlemise ajal, nii et originaale tuleks alati hoida ettenähtud aja jooksul. (Lisateabe saamiseks vaadake " Kui kaua pean oma ärirakendusi hoidma? ").