Kuidas luua väikeettevõtete jaoks dokumentide haldussüsteem
Paljude ettevõtete puhul on dokumentide haldamise keskmes dokumentide organiseerimine ja ladustamine. Nad tahavad salvestada dokumente organiseeritud ja turvalisel viisil, mis võimaldab dokumente hõlpsalt leida.
See artikkel näitab teile, kuidas luua dokumendihaldussüsteem, mis seda täpselt teeb.
Kui tipite "dokumendihalduse" igasse otsingumootorisse, saate pikkade dokumentide haldamise "lahenduste" loetelud, paljud neist sisaldavad tarkvara või rakendusi, mis reklaamivad paberivaba kontori eeliseid.
Kuid dokumentide haldamise tarkvara või rakendused on mõeldud teie elektrooniliste failide käitlemise parandamiseks . Probleem on selles, et paljudel väikeettevõtetel tuleb käsitleda vananenud andmete segu paberil ja elektroonilisel failil - ja mõnel juhul on paberiandmete osakaal palju suurem.
Üks segaandmekeskkonna loomise probleemi üks lahendus oleks kasutada dokumentide kujundussüsteemi, mis muudaks teie äri dokumendid elektrooniliseks. Kuid see on paljude väikeettevõtete jaoks liiga kulukas ja aeganõudev.
Hea uudis on see, et saate paigutada dokumendihaldussüsteemi põhitõdesid, ostmata ühtegi spetsiaalset tarkvara või läbides hulgimüügi dokumente.
Süsteem ei pea olema keeruline; peate vaid mõnda aega selle kavandamisel ja rakendamisel investeerima.
Kuidas luua dokumendihaldussüsteem
Dokumentide haldussüsteemi loomine hõlmab kolme sammu:
- dokumendihalduskava koostamine;
- dokumendihalduskava rakendamine;
- ja läbi läbi.
Plaani koostamise esimene samm hõlmab nelja küsimuse vastamist:
Millised on dokumentide loomise reeglid?
Arved , makse meeldetuletuskirjad, müügilaadsed brošüürid, e-post, bilansid , arvutustabelid ja aruanded - kõik ettevõtted loovad äriprotsesside käigus erinevaid dokumente. Ja et korraldada asju, on kõikidel ettevõtetel vaja kehtestada eeskirjad dokumentide loomiseks.
Näiteks kas teie ettevõtte standarddokumendid, näiteks kirjad ja arved, ja seal, kus nad asuvad, on teie ettevõtte sisesed mallid?
Kas on olemas sisemine stiilijuhis, mida tuleb järgida?
Kas uute dokumentide kuupäev ja / või ajatemplid peaksid olema?
Milliseid menetlusi tuleks dokumentide jagamiseks või läbivaatamiseks järgida?
Mõnede väikeettevõtete puhul on ainus asi dokumentide loomise kohta, kus asuvad eri äridokumentide mallid ja kuidas neid kasutada. Kuid kui dokumendi loomine teie ettevõttes hõlmab erinevate inimeste koostööd, dokumentide läbivaatamist või värskendamist, peate mõneks ajaks otsustama, kuidas neid toiminguid tõhususe ja järjepidevuse tagamiseks teha.
Kuidas me dokumente säilitame?
Sellele küsimusele on tegelikult kaks aspekti.
Esimene hõlmab salvestamise füüsilisi aspekte. Isegi kui teie väikeettevõte säilitab dokumente kandekappides, on nendega seotud kulud; mitte ainult maksekorralduskeskuste endi, vaid ka aja maksumus, kui teie ja / või teie töötajad failid esitavad või otsivad neid. Tegelikult on suurim kulu, mis on seotud ladustamisega enamike väikeettevõtete jaoks, tõenäoliselt kulutustest, mis kulutatakse, kui inimesed otsivad dokumente.
Dokumentide säilitamise teine aspekt on organisatsiooniline; kuidas dokumente esitada? Dokumentide esitamise võti on järgida häid failide haldamise tavasid.
Samuti peate teadma, kuidas arhiveerite dokumente. Kuidas hakkate käsitsema oma dokumendihaldussüsteemis olevaid faile, mis on aegunud või on lihtsalt valmis kandma back burnerisse?
Näiteks vaatan näiteks iga aasta alguses oma arvutis erinevaid tööga seotud faile, tõugates välja need, mis pole enam praegused, ja luua aastaid ja / või teemasid siltidega uusi kaustu, vajadusel teisaldades faile.
Sama võib teha paberfailidega; vanade (eride) dokumentide eemaldamine failikaustast ja sildist ei ole keeruline ja luua pealkirjas uus nimi "Old". Mõned tarkvara pakuvad automaatset arhiveerimisvalikut. Näiteks Microsoft Outlook võimaldab teil arhiivida vanu e-kirju.
Kuidas saab dokumentide allalaadimist lihtsustada?
See küsimus on teie dokumentide haldussüsteemi süda. Kanada Xeroxi Kanada Leger Marketingi uuringu andmetel maksavad Kanada SMB omanikud ja haldurid keskmiselt maksma $ 2352 aastas dokumentide haldamiseks ja säilitamiseks ning nende dokumentide otsimiseks ligikaudu üks tund päevas (globeandmail.com).
Hea failide esitamise kord võib veelkord probleemi lahendada. Selle saidi andmete halduse artiklite sirvimine hakkab teile alustama. Näiteks näiteks dokumente saab palju lihtsamini leida, kui teete selliseid asju nagu järjekindlalt ranged nimede konventsioonid .
Ja kas olete füüsiline isik, kes töötab koos oma töötajaga või ettevõtte omaniku juures, soovitan luua File Locations List'i , mis meeldeks kasutajatele, kui teatud tüüpi failid lähevad - ja kust leida konkreetseid dokumente. Kui teie ettevõte on nagu kõige rohkem, pidage meeles, et kaasata see faili teie arvutisüsteemist, serverisse sisemises serveris, pilves või paberkandjal füüsilises asukohas, näiteks kataloogis. Näiteks oletame, et kasutate oma ettevõttes pilte, videoid või isegi paberfotosid. Faili asukohtade loendi kirje võib olla järgmine:
Digitaalsed pildid / video: arvuti (või server) - draiv E: / fotod - fail vastavasse teemakataloogi
Paberi fotod: pealekandmiskapp 3 - fotod - alfa vastavalt teemale
Jagatud võrgu- või pilveajamid tuleks vastavalt sisule märgistada, nagu ka kappide kastreid.
Kuidas saaksime dokumente turvaliselt hoida?
Dokumentide turvalisuse esimene kaitsekorraldus on füüsiliselt kindlustada äriruumid ise. Kõigil ettevõtetel peab olema turvasüsteemid, nagu häiresüsteemid, paigaldatud - isegi kodus asuvad ettevõtted .
Ettevõtted võivad vajada või soovivad investeerida ka muudesse turvaseadmetesse, nagu aknaraamid / grillid, turvakaamerad ja / või patrullteenused. Saate kogu aeg kulutada oma paroolide loomise ja failide krüptimise, püüdsid oma elektroonilisi faile kaitsta, kuid see ei ole nii tähtis, kui keegi saab lihtsalt arvutist röövida ja varastada ja kõvakettale kaasas olla.
Kõik filtreerimiskabiinid peaksid olema lukustatavad ja peatud töötundide ajal lukustatuna (ja lõunasöögi ajal lukustatuna, kui ükski usaldusväärne läheb tihedalt lähedale).
Elektrooniliste dokumentide üldised turvamenetlused hõlmavad dokumentide varundamist ja dokumentide varunduste säilitamist kuskil mujal kui originaalidokumentides paiknev kõvaketas. Off-saidil on kõige parem hoida ära, et teie ettevõtte andmed kustutaksid loodusõnnetused - veel üks põhjus, miks pilv on ideaalne äri .
Samuti võivad väikeettevõtted kolleegidega või töötajatega, kes kasutavad sama arvutivõrku, mõnede kasutajate juurdepääsu piirata, et nad saaksid kasutada või näha ainult mõnda võrgu ressurssi. Näiteks võib teil olla võrgu- või pilvete jagamise kataloog, mille nimi on "Raamatupidamine" ja kellel on juurdepääs ainult juhtimisele. Isegi kui kasutajal on lubatud juurdepääs ressursile, näiteks rakendusele, võivad teatud dokumendid olla parooliga kaitstud. Dokumentide sisu võib krüpteerida, muutes need kättesaadavaks ainult neile, kellel on vajalik krüpteerimisvõti.
Tööandja vargus on veel üks oht andmete turvalisusele. Töötajatega väikeettevõtted peaksid tegema lühiülevaatuste kontrollimise ja töötajate taustakontrolli poliitika osas.
Dokumentide haldussüsteemi rakendamine
Kui olete oma dokumentide haldamiskava loonud, vastates ülaltoodud küsimustele, olete valmis seda rakendama, veendudes, et kõik teie töötajad teaksid teie ettevõtte dokumendihaldussüsteemi üksikasju ja järgivad dokumente loomisel, säilitamisel ja allalaadimisel sobivaid protseduure.
Samuti peate olema kindel, et kõik, kes pääsevad teie organisatsiooni juurde ja kasutavad dokumente, järgivad seda, tehes asju, nagu dokumentide nimede ja dokumentide säilitamine. Kohapeal kontrollitakse regulaarselt, et kontrollida, kas konkreetseid faile on lihtne leida, ja vältida valesti esitamist.
Saate dokumendihaldussüsteemi seadistada päeval, kuid selle elluviimise võti on selle edu võtmeks aja jooksul pidevalt rakendatud. Toetused on tohutult suured - suutelised leidma, mida soovite, kui soovite, ja meelerahu.