Vaadake paberivaba kontori plussid ja miinused
Siin on pilk paberivaba kontori plusse ja miinuseid, mis aitavad teil otsustada, kas paberiteta käivitamine on teie väikeettevõttele tark otsus.
Paberivaba kontori plussid
1. Keskkonnasõbralik - Daily Green'i andmetel moodustab paber 25% prügilate jäätmetest ning kui Ameerika Ühendriigid vähendavad paberit paberkandjal vaid 10% võrra, oleks see ära hoitaks 1,6 miljoni tonni kasvuhoonegaaside emissiooni. Ja see on ainult paberil, ilma et võtaks arvesse tindikassettide tootmist ja kõrvaldamist ning printerite energiat. Paberivabaks saamine on keskkonnasõbralik otsus.
2. Tasuv - Nii nagu keskkonna paberivaba büroos on kasu, on kasu ka väikeettevõtete eelarvele. Mõelge sellele, kui palju iga kuu kulutate paberile, tindile, postikuludele ja muudele tarvikutele, mis toetavad paberitööd. Seejärel arvutage ruumi, mida vajate kõigi füüsiliste tarnete ja tegelike dokumentide säilitamiseks. See võib olla üsna kulukas. Aja jooksul võib paberivaba töötamine teie väikeettevõttele tohutult kokku hoida.
3. Lihtne juurdepääs - paberivaba tähendab, et kõik olulised dokumendid on digiteeritud. Saate neid tagasi pilve juurde pääseda või pääseda juurde kaugarvutirakenduse kaudu, võimaldades teil töötada mobiilsest kontorist või kusagil sellel teemal ja jääda tootlikuks.
4. Failihaldus - kui olete kunagi raisanud aja möödudes ebakorrapärase failikorpuse või paberirurgaga, et otsitavat leida, siis teate, kui keerulisi paberdokumente saab hallata.
Kui loote paberivaba kontori, loote digitaalse failisüsteemi, mida on aja jooksul lihtsam korraldada, otsida ja muuta. See muudab selle, mis oli kunagi valus protsess, leida dokumente nii lihtne kui otsingu tegemine.
Võlgnevuseta paberivaba kontor
1. Süsteemi rike - digitaalne võib olla kiire juurdepääs, kuid see tähendab ka kiiret kadu. Mõelge, mis juhtuks teie ettevõtte dokumentidega, mis salvestatakse teie arvutis kohapeal, kui teie süsteem jookseb kokku. Võite kaotada kõik. Iga väikeettevõttele ja eriti paberivabadele ettevõtetele on oluline, et oleks olemas süsteem, mis toetab ja kaitseb andmeid väljaspool veebisaiti.
2. Turvalisus - digitaalseid faile ei saa kaitsta failikapi või kontori ukse lukuga, nii et dokumentide ja tundliku teabe turvalisus on paberivabade kontorite jaoks tõsine probleem. Lahendused hõlmavad krüpteerimist, kohalikke servereid ja piiratud juurdepääsu, kõik, millel on oma kulud ja kasu. Lisaks on oluline mõne ettevõtte olemus ja iga päev käsitletud materjalide tundlikkus (mõtle oma raamatupidajale), lihtsalt ei saa end paberivabaks minna.
3. Uuendamise protsessid - osa paberivaba kontorisse üleminekust hõlmab kõigi teie praeguste toimimisprotsesside läbivaatamist ja sobivate alternatiivide leidmist.
Näiteks peate võib-olla hakata kasutama elektroonilise allkirja andmise teenust, online-arvete ja makseteenuseid ning muid rakendusi, mis asendavad füüsiliste dokumentide vajadust. Kõik teie töötajad peavad olema koolitatud ka uue süsteemiga, kui see on paigas.
4. Intensiivne aeg - paberivaba käimine ei ole üleöö protsess; on palju kaalutlusi. See võtab aega, kui arvestada kogu pabermasmaailmast lahkumisega kaasnevate tagajärgedega ja nii kaua, et rakendada kõiki toiminguid, mis toetavad paberivaba töötamist.
Otsus minna paberivaba on see, mis erineb ettevõttest ettevõtteni ja see ei ole kindlasti universaalne otsus, mis on iga ettevõtte jaoks õige. Otsus paberivabaks tegemise otsustava tegemise kõige olulisemaks osaks teeb teie uuringu, et saaksite otsustada, kas kasu ületab väljakutseid.
Seejärel looge süstemaatiline protsess, mis mitte ainult ei anna teile paberivaba paberi eeliseid, vaid aitab samal ajal ka suurendada tootlikkust.