Aastate arv erineb Kanadas ja USA-s
Vastus:
Maksude eesmärgil peate oma tuludeklaratsioonide ja muude äriregistrite hoidmiseks hoidma kuus aastat juhul, kui Kanada Tuludirektoraat (CRA) otsustab teie maksudeklaratsiooni läbi vaadata ja / või teie väikeettevõtet auditeerida. ( Ei soovi CRA-auditeerimist? Vältige neid 10 punast lippu .) See hõlmab paberkandjal või elektroonilisel kujul salvestatud dokumente ning see peab sisaldama kõiki tõendavaid dokumente sissetulekute ja mahaarvatavate kulude kohta.
USA maksudeklaratsioonide puhul säilitage andmed kolme aasta jooksul pärast esialgse tagasimakse esitamise kuupäeva või kahe aasta möödumist kuupäevast, mil maksud maksti, olenevalt sellest, kumb on hilisem, kui esitate krediidi või tagasimakse taotluse pärast tagasisaatmist. arvestust seitsme aasta jooksul, kui esitate nõude kahjumilt väärtusetute väärtpaberite või halbade võlgade mahaarvamiseks "(IRS).
Lisateave:
Mis Kanadas ettevõtte tulu loeb?
Milliseid ärikulusid saab maha arvata?
Tegelikult on Kanada Tuludirektoraat (CRA) öelnud, et kui teete oma tagastamise õigeaegselt , hoidke oma andmeid vähemalt kuus aastat pärast maksustamisaasta lõppu, millele need on seotud (rõhuasetus on lisatud). Siiski on kuueks aastaks alates maksudeklaratsiooni esitamise perioodi lõpust, nii et 2015. aastal esitatud maksudeklaratsioonis peate arvestust pidama kuni 2021. aasta 31. detsembrini (üks päev vähem kui seitse aastat). Enamik ettevõtteid hoiavad oma seletusi seitsmeks aastaks segaduse vältimiseks.
Kui teie andmed on elektroonilises vormis, peavad need olema kättesaadavad CRA poolt loetavas vormingus. Lisateavet elektrooniliste registri pidamise nõuete kohta vt CRA ringkiri IC05-1R1 elektrooniline salvestamine.
IRS võib aktsepteerida kõige populaarsemate raamatupidamistarkvaraprogrammide elektroonilisi raamatupidamisandmeid ja võib neid nõuda, et vähendada trükitud paberit ja vähendada vajadust järelkontrolli järele.
Mis siis, kui ma esitan maksunõude vaidlustamise?
Kanada maksudeklaratsioonide puhul hoiatab reitinguagentuur ka seda, et kui olete esitanud maksuvastuse või kaebuse , peaksite pidama arvestust kuni probleemi lahendamiseni ja kuni edasise edasikaebuse esitamise tähtaeg on möödas (mis võib tähendada andmete säilitamist kindel eelarveaasta, mis on pikem kui kuus aastat).
Sama kehtib ka USA maksuotsuse vaidlustamisel - säilitage kõik dokumendid kuni kaebuse menetlemise lõpuni.
Pange tähele ka seda, et kui pöördute maksuotsuse poole lisaks paberilaiendi koopiate säilitamisele, peaksite pidama ka kirjalikke dokumente iga kohtuniku või telefonivestluse kohta maksuametnikega, kaasa arvatud kuupäev, kellaaeg ja vestluse teema. Põhjalikult tehtud dokumentide säilitamine suurendab teie eduka kaebuse tõenäosust.
Kas ma saan kuuenda aasta reeglist erandi teha?
Kui soovite oma äriandmeid Kanadas enne kuuekuulise tähtaja möödumist üle kanda, peate saama kirjaliku loa oma maksuameti direktorilt. Selleks kasutatav vorm on T137, raamatute ja dokumentide hävitamise taotlus. Kanada maksuamet võib erandit lubada või mitte. Kui te hävitate oma paberil või elektroonilisel kujul enne kuus aastat ilma reitinguagentuuri loata, võidakse süüdistust esitada.
Pange tähele, et reitinguagentuur võib ka nõuda, et mõned või kõik dokumendid säilitataks täiendava aja jooksul.
Mis siis, kui ma oma äri sulgen ?
Kui teie ettevõte ei ole asutatud (nt see on füüsilisest isikust ettevõtja või partnerlus ), peate säilitama oma andmed ka viimase aasta maksustamisperioodi lõpust kuus aastat. Äriühing peab säilitama andmed kahe aasta jooksul alates ettevõtte likvideerimisest.
Mis siis, kui minu salvestused on kadunud, varastatud või hävitatud (tulekahju, üleujutuse jms kaudu)?
Kui olete nõudnud CRA-lt või IRS-ilt nõudeid maha arvata, kuid ei suuda esitada asjakohaseid tõendavaid dokumente, on teie väited tõenäoliselt keeldutud. Kui dokumendid on varastatud või hävitatud Jumala teo abil või kui saate esitada tõendeid varguse või hävitamise kohta, näiteks kahju fotod, politsei või tulekahjuaruannete koopiad jne.
CRA / IRS võib teie nõudmistele soodsamalt vaadata. Mahaarvamisnõude esitamisel on maksukohustuslane tõendamiskohustus .
Teie kohustus on võtta kõik mõistlikud meetmed, et tagada oma paberkandjal / elektrooniliste raamatute ja dokumentide turvalisus nii oma äriruumides kui ka kolmas osapool (nt raamatupidaja või raamatupidaja). Varukoopiaid tuleks teha ja hoida ohutul säilitamisel või (elektrooniliste dokumentide jaoks) varundusmeediumis või pilve ladustamisel.
Kui teil pole varukoopiaid, peate tegema kõik endast oleneva, et oma andmeid rekonstrueerida pankade, krediitkaardiettevõtete, tarnijate jms kaudu oma dokumentide koopiate saamiseks. Võite nõuda ka maksuadvokaadilt abi CRA-le või IRS-le läbirääkimiste pidamiseks.
Vaata ka:
Maksimeerida oma ettevõtte tulumaksu mahaarvamist
7 näpunäited ärikataloogide pidamiseks