5 viisi, kuidas vähendada esitamise aega
Kuid kahjuks vihkan seda või mitte, väikeettevõtte käivitamisel tuleb taotlus esitada või võite varsti leida, et teie laud variseb allapoole jääva paberi kaalu all. Mis on esitamise vihkan seda teha?
Probleemi võib leida kahel viisil.
Saate proovida oma ajakirjutamist võimalikult lühikeseks ajaks (meetodit, mida ma olen peaaegu täiuslik aastatepikkusel bürooruumis), või muuta oma aja esitamine nii lõbusaks kui võimalik (mida ma üritan seda teha). Vaatame näpunäiteid selle kohta, kui kärbite kõige rohkem aega, mille olete tegelikult esitanud.
Võimaluse korral pandud ja ringlusse pange
Esimene küsimus, mis käsitleb teie paberil olevat paberit, mis ootab teie esitamist, on "Kas seda dokumenti tuleb esitada?"
Paljud dokumendid, mis tulevad posti teel, võivad minna otse purustajale. Mis näiteks näiteks reklaamide või informatiivsete kirjade esitamisel teistest ettevõtetest? Kui te tegelete meiliga, lugege ükskõik milline e-posti aadress, otsustage, kas teil on see aasta järele ja saate sellest faili või kleepida.
Võimalik, et olete ka esitanud palju dokumente, mida ei pea esitama, ja neid ei tohiks printida isegi kõigepealt.
Arvete või tähtede paberkoopiaid pole vaja esitada, näiteks kui teie elektroonilised failid on korrastatud ja järgite õigeid varukoopiaid.
Niisiis, kui sa sellega hakkama hakkate, võta see paber, mida sa võid elada ilma.
Kasutage filtreerimissüsteemi, mis muudab kontoritööde lihtsamaks, mitte raskemaks.
Enamik paberit, mida pean esitama, on seotud äriprotsessiga - ja need dokumendid tuleb raamatupidamissüsteemi sisestada enne, kui midagi muud nendega tehakse.
Selle asemel, et võtta printeri toonerikassetti vastu ja saata see minu peamistes andmekogumissüsteemides "P" all, esitan selle minu esmakordsel failide esitamise süsteemil, mis on tähistatud kuu ja aastaga.
Näiteks kui ostsin toonerikassetti 2017. aasta septembris, siis see on see fail, millele see läheb, koos kõigi teiste selle kuu jooksul toimunud arvetega, kviitungiga ja muude äridokumentidega. Siis on lihtne töö kausta lõpus kuu jooksul teha ja teha kõik raamatupidamiskanded, mida tuleb teha (või kui te ise seda ei tee, suunata igakuine kaust oma raamatupidajale või raamatupidajale) .
Pange tähele, et käitame teenindusettevõtet , mitte jaemüügiettevõtteid, nii et istudes ja töötaksin kontodega kord kuus minu jaoks. Kui peate oma kontosid ajakohastama sagedamini, peate vastavalt igakuiste kaustade idee muutma.
Mõelge enne faili sisestamist
Mis juhtub pärast seda, kui olen raamatupidamise tegemiseks kasutanud igakuiseid kaustu? Dokumente tuleb teisaldada peamise teabesüsteemi juurde . Selle asemel, et lihtsalt dokumenteerida iga dokumendi ükshaaval, olenevalt selle pealkirjast, esitan grupi järgi loogiliselt, failide esitamise protseduuri, mida ma leian palju kiiremini.
Vaatame printeri toonerikassettide näite uuesti.
Selle kviitungi esitamise asemel printeri toonerikassetti jaoks märgisin "P", esitaksin selle ühe Office Supplies - Receiptidena, samas kohas, kus ma esitaksin dokumente, näiteks kviitungi selle märkmete kogumiseks või printeri kviitungile paber. See ei muuda mitte ainult failide esitamist kiiremini, vaid muudab dokumentide leidmise palju lihtsamaks.
Kasutage kogu faili kausta sildid ja fraasid, mitte ainult tähed
Reeglina ei ole reeglit, mis ütleksid, et teie filtreerimissüsteemi jagunemiste loomisel saate piirduda vaid ühe tähega. Ja kui teete, muudate oma esitamise asjatult aeglaseks ja keeruliseks. Kohandage oma andmekogumissüsteem, nii et saaksite grupilt esitamise kasu saada ja dokumendi kiiremaks saamiseks leida õige asukoht.
Näiteks mul on selle asemel, et teil on vaid minu failimissüsteemi osa, millele on märgitud "C", ja mul on ka jaotis "Kliendi failid".
Kliendifailide failid asuvad tähestikulises järjekorras. Sellisel kujul on teie failide süsteemi kohandamise ilu see, et seda saab alati vajaduse korral jagada ja organiseerida. Nii et suuremale kliendile oleks võimalik jagada nimega failisüsteemi jagaja jaotises "Kliendifailid", et hõlbustada dokumentidega seotud dokumentide leidmist.
Selles näites kirjutamissüsteemi sildid loevad "B", "C", "Kliendi failid", "D" ... Vaadake, kui lihtsam on teie esitamine muutunud?
Teine esitamise tipp, mis kiirendab teie esitamist: ärge unustage ka tähestikku kohandada. Selle asemel, et teil oleks lihtsalt "M" osa, märkige ka üks "Mc".
Hoidke oma "esimene" filtreerimissüsteem suletud ja mugav
Teine hea asi kaheastmelise filtreerimissüsteemi kasutamisel, nagu see, mida ma eespool kirjeldasin, on palju lihtsam oma failide süsteemi esimese etapi (igakuised kaustad) säilitamine füüsiliselt oma tööruumi lähedal. Teil on palju rohkem kavatsust esitada paberid kohe, mitte lasta neil kokku panna, kui teil on nende ülesannete täitmiseks tihe ja organiseeritud koht.
Nii et pane oma viimase, praeguse ja järgmise kuu igakuised kaustad salve või kasutage kontserdi faili ja pane see oma tööruumi käeulatuses. Suurem osa teie kataloogisüsteemist (peamine filtreerimissüsteem, nagu me seda eespool nimetasime, võib olla kogu ruumis või isegi teises ruumis täielikult, kuid aja kokkuhoidmise huvides ei tohiks teil minna tehke oma esimese astme registreerimine.
Kuidas teha filmi lõbus
Nõuanded, mida ma siiani teile andsin, peaksid aitama teil vähendada esitamise aega ja vältida aju külmumist. Aga kuidas muuta oma aja esitamine lõbusamaks?
Tegelikult on ainus strateegia, mida ma siin siiani välja pakkunud, on täieliku altkäemaksu andmine, kui ma esitan teatud aja jooksul küpsise. See toimib, kuid võib kaasa tuua palju kilo, kui teil on palju taotlusi.
Või võite võtta kunstilisemat lähenemist, kasutades oma faili kaustade jaoks kõiki erinevaid värve ja kasutades siltide jaoks ebaharilikke fonte või kalligraafiaid. Kas see muudab teie esitamise lõbusamaks, muudab see kindlasti selle atraktiivsemaks.
Ja kes teab? Võib-olla lihtsalt asjaolu, et teie esitamine on nüüd nii palju kiirem, et see on nii korraldatud, muudab selle veelgi lõbusamaks teha.