Hea büroo juhtimine on teie altpoolt hea
1. Luua büroo juhtimise rutiin ja kinni pidama.
Korrapärased ülesanded vajavad rutiinseid protseduure, kui soovite organiseerida ja hoida asju sujuvalt.
Seadke töökorda paberimajanduse ja kontorisüsteemide käitlemiseks. Näiteks peaks võimaluse korral iga paberitükki, mis tuleb teie kontorisse, käidelda üks kord, tegutseda ja esitada - mitte juhuslikult kleepida lauale. Samamoodi peaks digitaalne side, nt e-kirjad olema prioriteetseks ja käivitatakse võimaluse korral kohe, kui see on võimalik või märgitud tulevasteks toiminguteks.
Kontorisüsteemid, sealhulgas lauaarvutid, sülearvutid, failiserverid, mitmefunktsioonilised printerid ja mobiilseadmed, vajavad nii halduse kui ka hädaolukorra protseduure. Kui süsteem jookseb kokku või arvutiga seotud varustus ebaõnnestub, peavad kõik teie kontoris olema teadlikud, kellele helistada ja mida mitte (näiteks proovida probleemi ise lahendada). Lugege kolme olulise äriteabe kaitsmise sammu.
2. Luua selgelt piiritletud kohustused.
Hea büroo juhtimine sõltub sellest, et inimesed teavad, kes vastutab selle eest - inimesed on aruandekohustuslikud, kes asju teevad.
Mis juhtuks näiteks siis, kui teie väikeettevõtte ostmist teostaks igaüks, kes seda teeb? Kas oleksite võimeline printeripaberi leidma, kui seda vajate? Kõigi seadmete ja tarvikute tellimise eest vastutav isik lahendab probleemi ja hoiab asjad sujuvalt. Kas töötajad peavad e-posti teel määratud isikule esitama tarnetooteid või saatma käsitsi kirjutatud kirjade nähtavale kohale, kus inimesed saavad lisada, mida nad vajavad.
See on sama (arvutite) süsteemide administreerimine. Sul peab olema üks isik, kes vastutab teie arvutisüsteemide turvalisuse eest ja jälgib selliseid asju nagu kontod, paroolid ja tarkvara. Kontorirakenduste jaoks mõeldud pilvepõhiste süsteemide kasutamine, raamatupidamistarkvara ja andmesalvestus on väikeettevõtetele ideaalne lahendus, kuid teil on ikkagi vaja usaldusväärset isikut, kellel on haldusülesannete täitmine, näiteks kasutajate lisamine / kustutamine, õiguste määramine jne.
3. Hoidke arvestust - ja hoidke oma ettevõtte dokumente ajakohasena.
Halduste pidamine kõlab nagu hea kontoritöö juhtimise lihtsaim osa - kuni leiate, et need andmed on nii kättesaadavad kui ka ajakohastatud. Kuid esimene juhis hea kontoritöötaja aitamiseks aitab teil sellest kinni hoida; ajakohastavad dokumente büroo rutiin. Näiteks näiteks uue kliendi või kliendi jaoks võtab see aega vaid tema sisestamiseks oma kontaktide andmebaasi. Seejärel võtab rekord uuendada ainult siis, kui telefon on temaga rääkinud.
(Pange tähele ka, et enamikes jurisdiktsioonides on privaatsusaktid, mis reguleerivad kliendiandmete käsitlemist.)
4. Sõitke oma büroos kõndides ja istuge.
Kas teie kontoris on näiteks kosmosehalduse või ruumi halva juhtimise näide?
Kui te lähete kontorisse läbi, peate te ümber ajama takistuste suunas või võtma riski, et midagi sealt välja tuleb?
Kui sa istute lauale, kas sa saaksid seal töötada? Kas asjad on loogiliselt korraldatud nii, et asjad, mida te kõige enam kasutate laua taga, oleksid kõige lähemal?
Praegu on kontorites täis palju asju, mis asuvad printeri väljakute kaudu kaameratega . Hea kontorijuhtimise jaoks peate olema kindel, et kõik kontoris asuvad asjad on korraldatud maksimaalse tõhususe ja maksimaalse ohutuse tagamiseks. Väikeste või kodukontori põhitõed annavad näpunäiteid teie kontoriruumi võimsuse, valgustuse ja ventilatsiooni vajaduste ohutu täitmise kohta.
5. Plaanige tüütu töö.
On liiga lihtne eemaldada asju, mida sulle ei meeldi, ning enamik ärimehi ei saa selliseid ülesandeid nagu esitamine , saatmine ja vastuvõtmine või raamatupidamine - isegi kontorijuhid.
Kahjuks ei pruugi büroo, nagu köök, korralikult toimida, ilma et oleks tehtud tööülesandeid.
Kui olete väikeettevõtete omanik, kes ei suuda määrata kellelegi teisele igavaks või ebameeldivaks tööd, siis püüdke seda regulaarselt igal nädalal aega planeerida. Võtke näiteks näiteks hommikul või pärastlõunal külma kõnede tegemine, mitteprioriteetsete e-posti päringute tagasisaatmine, sotsiaalse meedia postituste tegemine , arvestuse pidamine või andmete uuendamine.
6. Delegeerige ja tellige allhange.
Täiuslikus maailmas teevad kõik ainult seda, mida tal oli aega teha ja hästi. Kuna maailm pole täiuslik, asetab paljud inimesed asju, mida neil ei ole aega ega andekust teha.
Delegeerimine ja allhange ei saa mitte ainult parandada teie väikeettevõtete kontori juhtimist, vaid aitab teil keskenduda ka teie andetele, parandades seeläbi oma lõpptulemust. Osalise tööajaga või virtuaalne assistent võib olla suuteline käsitlema paljusid teie kontori- või administratiivseid ülesandeid. Lisateavet delegeerimise kohta vt Delegatsiooni otsus .
7. Tee äri planeerimine prioriteediks.
Paljud väikeettevõtete omanikud veedavad oma päeva tegutsemisel ja reageerimisel - ja siis ei tea, miks nad näivad ringid oma rattad. Äriplaan on hea kontorijuhtimise oluline komponent ja see peab olema osa tavapärasest kontoritööde rutiinist.
Edukad väikeettevõtete omanikud veedavad igal nädalal äriplaaniga aega ja paljud kasutavad igapäevaseid äriplaanide istungeid eesmärkide seadmise ja kasvu vahendina.
See äriplaanijuht on suurepärane alus teie äriplaani jõupingutuste käivitamiseks; see näitab teie väikeettevõtete jaoks äriplaanide raamistikku ja annab ressursse kõike alates nägemistrendi kirjutamisest ettevõtte eesmärkide seadmise eeskirjade kaudu.
Kui teil on personali, kaasake nad äri planeerimisse kas ametlikult või mitteametlikult.
Sa armastad erinevust
Ära lase kaosel segada äritegevust. Kui hakkate rakendama neid seitset hea halduse juhtimise põhimõtet, siis on teil üllatunud see, kui head kontorijuhtimine muudab - ja kui palju muud äri tehakse.
Vaata ka:
Miks on Cloud Computing ideaalne väikeettevõtetele
Teie sisestamise süsteemi omandamine