Failide haldamise näpunäited digifailide jaoks
Lisaks dokumentide säilitamisele töölauale, sülearvutitele või mobiilseadmetele üha rohkem ettevõtteid kasutavad peamiste ärirakenduste ja failide salvestamise pilve . (Vaadake, miks on cloud computing ideaalne väikeettevõtete jaoks ja 5 cloud computingi puudust. )
Ladustamisprobleemi veelgi keerulisemaks muutmine on paljude ettevõtete vajadus dokumentide jagamiseks töötajate vahel.
Kontoris toimub see tavaliselt failiserveri või võrguga ühendatud salvestusseadme (NAS) abil. Kui jagatud mobiilne juurdepääs on nõutav, saab dokumente pilves ladustada ja neid jagada, määrates juurdepääsuõigused. Kõigi selle tulemuseks võib olla failihalduse luupainaja, kus on mõned pilt, mis on salvestatud pilves ja mõnes kohas ning isegi üksikdokumendid, mis on salvestatud ainult ühes kohas või mõnes teises.
Organisatsioon on elektrooniliste failide haldamise võti
Dokumentide säilitamise ajal on oluline, et need oleksid ajakohased ja ajakohased. Elektroonilise failihalduse eesmärk on tagada, et te leiate otsitava, isegi kui otsite seda aastaid pärast selle loomist.
Enamik äriteadmisi on ühel või teisel juhul olnud piinlikus olukorras, kui neil on kliendikõne, aga ei suudeta asjakohast arve või muid olulisi kliendi dokumente kiiresti leida.
Samamoodi tüütu on aasta lõpus ümbermõõtmine, püüdes leida raamatupidaja raamatupidajate raamatupidamisdokumentidega või isegi halvemaks, maksumaksja .
Digitaalsete dokumentide nõuetekohane korraldamine on kriitilise tähtsusega jagatud keskkonnas - kui üks teie töötajatest puudub (ajutiselt või püsivalt!), Peaks olema võimalik hõlpsalt leida selle isiku poolt loodud või hallatavaid dokumente.
(Pidage meeles, et äriteabe kaitsmiseks on veel üks põhjus, miks meelega rahulolevad töötajad on andmeküsimustes kaotanud. Vt 6 Ettevõtteandmete kaitse reeglid ).
Need failijuhtimise näpunäited aitavad teil oma faile juurde pääseda:
1. Kasuta programmifailide vaikimisi paigalduskaustu.
Rakenduse programmide installimisel kasuta failide vaikekohti. Windowsis asuvad konventsionaalsed rakendusfailid (Drive Letter:) -> Program Files kataloogi all. Rakenduste paigutamine mujale on segane ja mittevajalik.
2. Üks koht kõigi dokumentide jaoks.
Asetage kõik dokumendid ühte "root" kausta. Windowsi keskkonnas ühe kasutaja jaoks on vaikimisi asukoht kaust Minu dokumendid.
Failide jagamise keskkonnas proovige teha sama. Looge üht juurkataloogi (nn nimega "Jagatud dokumendid") ja salvestage kõik dokumendid juurkataloogi alamkaustadesse. Kõigi elektrooniliste dokumentide jaoks ühes asukohas on asjade otsimine ja varukoopiate ja arhiivide käivitamine lihtsam.
3. Luues kaustu loogilises hierarhias.
Need on teie arvutikapiidi sahtlid, nii et rääkida. Kasutage oma kaustade nimetamiseks lihtsat keelt; te ei soovi tulevikus seda kaustade loendit vaadata ja mõelda, mida tähendab "TFK" või mõni muu huvitav lühend, mille te leiutasite.
4. Nesti kaustad kaustade sees.
Vajadusel tekib nende kaustade raames muid kaustu. Näiteks kaust " Arve " võib sisaldada kaustu "2018", "2017" ja "2016". Kliendi nimega kaust võib sisaldada kaustade "kliendiandmeid" ja "kirjavahetust". Eesmärgiks on, et kõik failid oleksid kaustas asuvad, mitte aga on loetletud hulga orbudefaile.
Ärge siiski luua keerukaid, sügavalt kihilisi kaustruktuure. Võimaluse korral kasutage kirjeldavate failinimede asemel.
5. Järgige failide nimetamise nõudeid.
Mõned operatsioonisüsteemid (näiteks Unix) ei luba tühikut failide või kaustade nimedes, mistõttu vältige seda, kui teie arvutikeskkond seguneb. Selle asemel kasutage alakripe kui eraldajat (nt Doe_John_Proposal.doc). Muud tähed nagu /? <> \: * | "^ on keelatud ka Windowsi failide või kaustade nimede puhul.
Kasutage kirjeldavaid failinimesid lihtsaks identifitseerimiseks ja väljavõtete tegemiseks, kuid ärge pange üle parda - failide / tee nimede pikkuse piirangud erinevad operatsioonisüsteemide vahel. Windowsis on faili maksimaalne täistee pikkus (nt draivitäht + katalooginimed + faili nimi) 260 tähemärki. Võimaluse korral kasutage ühiseid lühendeid, näiteks Jan jaanuari või Corp Corporationi jaoks.
6. Ole konkreetne.
Andke elektrooniliste failide jaoks loogilised, kindlad nimed ja lisage võimaluse korral failinimede kuupäevad. Failide nimetamisel on eesmärk, et oleks võimalik öelda, milline on fail, ilma et peaks seda avama ja otsima. Nii et kui dokument on kliendile saadetud kiri, mis meenutab talle, et makse on hilinenud, nimetage seda näiteks "overdue_20180115"; mitte midagi "kirja". Kuidas teate, kes on kiri selle avamise avamiseks?
Kui jagate faile e-posti või kaasaskantavate seadmete abil, võite soovida, et failinimi sisaldaks täpsemat teavet, kuna kaustteave ei kuulu jagatud faili. Näiteks kui teie dokument asub dokumendis My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc ja fail on jagatud või saadetakse kõik saajad näevad, on Doe_John_20170416.doc ja ei pruugi öelda, et fail on klient arve avamata.
7. Fail asi läheb.
Dokumendi esitamise parim aeg on siis, kui seda esmakordselt luua. Nii võite kasutada oma dokumendi faili "Salvesta kui" dialoogiboksi "Salvesta kui", nimetades seda, pannes selle kõigepealt õigesse kohta.
8. Tellige oma failid teie mugavuse huvides.
Kui on palju kaustu või faile, mida kasutate palju, sundige nad faililoendi ülaosasse, nimetades need ümber! või AA-faili nime alguses.
9. Tühjenda oma failid regulaarselt.
Mõnikord on vana sündmus ilmselge, nagu näiteks kausta nimega "Arved" näites. Kui see pole nii, hoia oma kaustu lukustamata, kustutades vanad failid.
Ärge kustutage ärilisemaid faile, kui te pole kindel, et faili pole kunagi vaja. Selle asemel looge oma kaustade põhikogumisse oma kausta nimega "Vana" või "Mitteaktiivne" ja liigutage neid vanades failides, kui nendega kokku puutute.
( Kui kaua peate säilitama ärikatalooge CRA-le või IRS-ile, selgitab, kui kaua peate oma maksukohustuste täitmiseks pidama ärijuhtimist.)
10. Varundage oma failid regulaarselt.
Olenemata sellest, kas kopeerite oma faile teise kettale või lindile, on oluline seadistada ja järgida regulaarset varundamisskeemi. Vaadake 3 sammu edukaks varundamissüsteemiks .
Hea failijuhtimise abil saate otsida seda, mida soovite
Elektrooniliste dokumentide haldamine peaks olema osa teie ettevõtte üldistest dokumentide haldamise strateegiatest. Nõuetekohane dokumentide haldamise kava peaks hõlmama kõiki dokumente käsitlevaid aspekte, sealhulgas salvestamist, allalaadimist, varundamist ja turvalisust.
Otsingufunktsioon on suurepärane asi, kuid see ei vasta kunagi sellele, kas on lihtne otse kausta või faili minna. Kui järgite neid failijuhtimise näpunäiteid järjekindlalt, isegi kui te ei tea, kus asju on, siis teate, kus see peaks olema - suur eelis, kui otsite seda, mida otsite. Hea failijuhtimise praktika aitab säästa teie ettevõtte aega ja raha .