W-4, I-9, tööpakkumine, riigi registreerimine ja muud
Teie esimene vastutus paberitööde ja uute töötajaid käsitlevate eeskirjade eest tuleb kohe pärast rentimist. Enne kui töötaja hakkab tööle ja saab oma esimese pangakonto , on olemas mõned vormid, mida töötaja peab täitma. Need vormid peavad olema täidetud iga töötaja poolt vastavalt föderaal- ja riigi seadustele.
enamikul juhtudel ei pea te vormid kellelegi tagastama, aga peate neid hoidma. Kui need vormid on lõpule jõudnud, peaksite neid hoidma kindlas kohas, töötajatele ja teistele, kes peavad neid nägema. USA tööministeeriumil (palgatöö ja -osakonna all) on spetsiifilised nõuded töötasude ja personaliarvestuse kohta, mida tuleb säilitada kõigil töötajatel.
Föderaal-, riigi- ja kohalikud asutused võivad teie töövõtteid mitmel põhjusel kontrollida, nii et arvestuse pidamine on oluline.
01 - föderaalse tulumaksu kinnipidamise vorm W-4
Kõik uued palgad peavad täitma vormi W-4 enne nende esimese pangakontode saamist. See vorm sisaldab teavet perekonnaseisu, ülalpeetavate arvu ja määratud täiendavate kinnipeetavate summade kohta. Seda kasutatakse föderaalse tulumaksu kinnipidamise arvutamiseks . Te ei pea säilitama koopiaid kõigist W-4 vormidest, vaid kõige uuemast.
Tööandjad ei tohiks anda töötajatele nõu selle vormi täitmise kohta, kuid võite suunata nad IRS-i artikliksse, mis aitab neil täita seda vormi.
Kindlasti kasutage W-4 vormi uusimat versiooni. 2017. aasta maksukärbete ja töökohtade seadus muutis kinnipeetavaid tabeleid märkimisväärselt ja töötajad võivad soovida oma kinnipidamisi muuta, et vältida nende palgatõenditelt liiga palju maksu võtmist. Te peaksite kasutama 2018. aasta W-4 vormi uute palkade jaoks ja töötajate jaoks, kes soovivad oma vormis muudatusi teha.
Töötajad võivad muuta oma W-4 vormi nii sageli kui soovid. Näiteks võib töötaja saada boonuse ja soovib kinni pidada. Teie tööandja on kohustatud jälgima viimaseid muudatusi ja veenduma, et töötaja palgakorraldused kajastaksid töötaja soovi kinni pidada.
02 - vorm I-9 ja E-kontrollige töövõimaluste saamise süsteem
Tööandjana peate dokumenteerima uute töötajate abikõlblikkuse USA-s töötamiseks. Dokumendis, mida peate kasutama, on F- iom I-9 , töövõimaluse kontrollimine, mille peab täitma iga uus palk. Uus töötaja peab esitama dokumentatsiooni (a) identiteedi kohta ja (b) töö saamise tingimustele.
I-9 protsessi jaoks on kaks sammu. Esiteks täidab töötaja vormi ja märgib, milliseid isikusamasuse ja töövõimaluse dokumente kasutatakse. Seejärel peate tööandjana neid dokumente vaatama ja veenduma, et need on asjakohased ja asjakohased.
Peate seda vormi säilitama töövõtja rekordis, kuid te ei pea seda kellelegi saatma. Kui sisserändeametnik saab teie ettevõttesse või soovite oma töötajate dokumente kontrollida, on see vorm teie tõend selle kohta, et kontrollisite töötaja tööalast sobivust.
Suuremad tööandjad (paljude töötajatega) saavad registreerida E-kontrollimise süsteemi ja kasutada seda, et kontrollida uute töötajate abikõlblikkust USA-s töötamiseks. Süsteem kasutab föderaalandmebaasides võrdlust käsitleva vormi I-9 teavet.
03 - tööpakkumiskutse vorm
Iga uus töötaja peab täitma töökoha taotluse vormi, isegi kui see isik on juba esitanud töö jätkamiseks. Tööpakkumise vorm sisaldab teavet uue töötaja kohta, mida on võimalik kontrollida, nagu varasemad tööandjad ja haridus. See sisaldab ka mitut avaldust, millele taotleja peab alla kirjutama.
Üks taotlusvormi käsitlev avaldus kinnitab, et taotluses sisalduv teave on tõene ja õige, teised avaldused võimaldavad tööandjal teostada kontrollkäike ja taustakontrolle.
Iga töötaja taotlusvorm kaitseb teid tööandjana taotlejalt, kes esitab petturlikke nõudeid, ja võimaldab teil võtta meetmeid, kui taotlusvorm pole täpne.
04 - riigi kinnipidamine ja registreerimine
Tööandjad peavad registreerima uusi töötajaid oma riigi uue rendiarvestussüsteemiga; see registreerimine lubab riigil koguda nendele töötajatele lastetoetusi. Selles artiklis on toodud riiklike teavitussüsteemide loend.
Igal riigil, kes kogub tulumaksu, on tööandjatel kohustus esitada nimetatud maksud ja maksta. Informatsiooni selle kohta, kuidas riigis tööandjana registreeruda, pöörduge tuludeklaratsiooniga (või samaväärse) riigiosakonnaga. See riigiasutus annab teile ka teavet kinnipeetavate vormide ja nõuete esitamise ja kinnipeetud summade maksmise kohta.
Tulumaksuga riikide puhul peate need maksud maha arvama töötaja palgakompensatsioonidest ja saatma kinnipeetud maksud vastavale riigiasutusele.
05 - kontrollnimekiri uute töötajate palkamiseks
Siin on 12-sammuline kontrollnimekiri uute palgaprotsesside kohta, nii et te ei unusta midagi. See hõlmab tööandja ID-numbri saamist (föderaalse tööandja identifitseerimisnumber), mis registreerib IRS-i maksuaruandluse ja maksete jaoks ning registreerib oma riigi maksuüksusega (kui on vaja riigi tulumaksu). Samuti on loetletud muud registreeringud ja nõuded.
06 - veel üks asi - teie töötaja käsiraamat
Kui teie ettevõttel on mitu töötajat, peaksite olema töötaja käsiraamat või poliitikate ja protseduuride käsiraamat. Käsiraamat võib sisaldada tööprotsessi kirjeldusi ja eeliseid lisaks poliitikatele ja menetlustele.) Kõik uued töötajad peaksid saama selle käsiraamatu koopia ja peaksid allkirjastama, et nad on seda lugenud ja aru saanud.
Töötaja käsiraamat muutub teie ja teie töötajate jaoks õiguslikult siduvaks dokumendiks. Töötajate lugemine töötaja käsiraamatu abil aitab vältida rahulolematute töötajate, rahuldamata ootusi ja võimalikke kohtuasju.