Föderaalseadusega nõutakse, et hoiaksite pangakontot ja muud dokumentatsiooni
Milliseid Paychecki rekordeid tööandjad peavad hoidma?
Tavaliselt säilitate suurema osa seadusega nõutavatest dokumentidest ainult äritegevuse käigus, seega ei tohiks see järgida täiendavaid samme või tööd.
Vaadake läbi juba salvestatud dokumendid, et veenduda, et olete kooskõlas IRSi ja FLSA nõuetega.
Andmeid saab säilitada mis tahes kujul, sealhulgas elektrooniliselt. Kõigi vabastamata töötajate ja miinimumpalga nõuetega hõlmatud töötajate puhul tuleb järgida järgmist:
- Isikuandmed, sealhulgas töötaja nimi, kodu aadress, ametikoht, sugu ja sünnikuupäev, kui ta on alla 19-aastane
- Tund ja päev, mil tema töönädal algab
- Töötundide ja iga töönädala töötundide arv kokku
- Igapäevane või nädalane igapäevane töötasu kokku
- Regulaarne tunnitasu määr igal nädalal, kui ületunnitöö on töötatud
- Töötundide eest makstav ületunnitöö eest makstav kogusumma
- Iga palgaperioodi eest makstud palga kogusumma
- Maksmise kuupäev ja tasustamisperiood.
Maksuvabastusega töötajatele tuleb maksta vähemalt miinimumpalka ja saada ületunnitöö iga töötatud tundide kohta üle 40 nädala. Töötaja võib maksust vabastada, kui talle makstakse palka vähemalt 455 dollarit nädalas ja kui ta täidab teatavaid tööülesandeid, tavaliselt haldus-, juhtivtöötajate või juhtkonna liikmeid.
Straight-time töötasu on see, mis teenitakse esimese 40 tunni jooksul töönädala jooksul.
Maksuvabastusega töötajate jaoks nõutavad dokumendid erinevad maksuvabastusega töötajate arvust ning erakordne teave on nõutav leibkonna töötajatele, ebatavalise palgakorralduse all töötavatele töötajatele, kellele esitatakse majutus või muud vahendid, ning töötajatele, kes saavad parandusõpet.
Kui teie töötaja kuulub sellesse kategooriasse, konsulteerige advokaadiga.
Vormid, mida peate hoidma
Peale paychecki arvestuse peaksite hoidma mõne muu töötaja jaoks faili.
- Tema W-4 allkirjastatud koopia, mis näitab föderaalse kinnipidamist. Seda vormi saab mitu korda muuta, seega veenduge, et hoiate kõige uuemat vormi peal.
- Mis tahes vormi koopia, mille töötaja on lubanud maksta mahaarvamisi, sealhulgas hüvitised ja eritoetused nagu United Way või muud heategevusorganisatsioonid
- Koopia töövõtja esialgsest taotlusvormist ja kõikidest tõendavatest dokumentidest, nagu CV või ärakirjad.
- Maksesummade muutuste, sh tutvustuste ja tagasilükkimiste muudatused ning nende toimingute põhjused.
Mis on parim viis hoida Paychecki rekordeid?
Paychecki arvestust, sealhulgas kõiki töötunde dokumenteerivaid dokumente, palgaastme muutusi ja palgamäära tuleks hoida eraldi failis.
Samuti peate arvestama kõigi töötaja palga ja hüvitiste muudatustega, sealhulgas töötajate nõusolekutega. Sul peab olema tööl kirjalik nõusolek töötaja palgast maha arvata, välja arvatud FICA maksud ja garnishments .
Personaliinspektor Susan Heathfieldil on üksikasjalikumat teavet selle kohta, mida tuleks töötajate personali failis hoida.
Kes on lubatud näha töötajaid?
Enamik ettevõtteid säilitab töötajate registri piirangualal ja lubab juurdepääsu ainult üksikisikutele, kes võivad oma töökoha või positsiooni tõttu pidada arvestust. Töötajate andmeid ei tohi kunagi registrikohast eemaldada. Kui teil on rohkem kui paar töötajat, võiksite luua personaalsete failide juurdepääsu eeskirja, nii et inimressursside töötajad teaksid, kuidas päringutele vastata.
- Töötajatel peaks olema lubatud näha oma andmeid. Võimalik, et soovite, et keegi viibib töötaja ruumis, kui ta vaatab oma rekordi.
- Määrake, millised ettevõtte töötajad saavad näha töötajate andmeid. Juurdepääs on tavaliselt piiratud töötajatega inimressursside osakonnas ning juhtide ja juhtidega, kes on teatud tasemel.
- Erinevatele föderaalsetele ja riiklikele audiitoritele võib auditeerimise eesmärgil lubada juurdepääsu töötajate arvestusele. Enne kui lubate audiitoril juurdepääsu töövõttega seotud dokumentidele, saate taotleda korraldust.
- Teatavates erijuhtudel võib juurdepääsu kohtumenetluses töötavatele advokaadile pöörduda. Kõrgema taseme ametnik või ettevõtte advokaat peaks kontrollima advokaadi taotlust enne, kui lubate dokumentide vaatamist.