Enne auditi või ülevaatuse ajal ja pärast seda
- Kohalikud omavalitsused , tulekontrollid, ehituskoodid, tervise ja ohutuse küsimused ning võimalikud ameeriklased puuetega inimeste seadusega (ADA) rikkumised
- Riigiasutused , müügimaks, äriregistreerimine ja tööhõiveküsimused
- Föderaalsed asutused, sealhulgas OSHA, ADA, töötasu ja tund osakond ning immigratsioon / toll (ICE).
Siin on nimekiri riiklikest ja föderaalringkondadest, mis võivad auditeerida või kontrollida teie äri.
Auditite ja kontrollide liigid
- Mõned asutused peavad teie ettevõtte avamisel avama. Need on tavaliselt kohalikud ettevõtted, näiteks tervishoiu osakond või ehitusosakond.
- Mõned asutused kontrollivad regulaarselt . Kohalikud tuletõrje- ja tervisekontrolli inspektorid tulevad tavaliselt pöörleva ajakavaga.
- Mõned asutused võivad oma äri juurde tulla ilma ette teatamata ilma põhjuseta . OSHA on üks nendest asutustest.
- Mõned asutused tulevad vastusena töötaja, kliendi või muu isiku kaebusele . Immigratsiooniinspektorid, ADA inspektorid ja OSHA inspektorid vastavad töötaja või kliendi kaebustele. IRS audiitorid või riiklikud palgafondi maksukonsultandid võivad tulla vastuseks sõltumatu töövõtja kaebusele .
Ettevalmistus enne auditit või ülevaatust
Tehke aega võimalike auditite või ülevaatuste ettevalmistamiseks:
- Tehke nimekiri võimalike agentuuride kohta, kes saavad teie konkreetset äri kontrollida. Lisage asutused, mis võivad teie ettevõtte eripära tõttu ilmuda. Näiteks toidul põhinevatel ettevõtetel võib olla terviseinspektor.
- Teadke oma õigused iga kontrolli tüübi kohta. Kas saate küsida inspektorilt hiljem tagasi, kui see on teile mugavam? Kas teil on õigus inspektori või audiitoriga kaasas olla?
- Istuge oma advokaadiga ja arutage oma õigusi ja kohustusi nende auditite ja ülevaatuste ajal.
- Määrake toimingud teile ja teie töötajatele, kui inspektor või audiitor ilmub, ja koolitage oma töötajaid , mida teha. See võib olla hea mõte panna need protsessid sülearvuti kuskil.
- Otsustage, keda tuleks teavitada, kui inspektor saabub. Mida peaksid teie töötajad tegema, kui te pole saadaval? Kes on järgmine vastutav? Kas peaksite oma advokaadile teatama ja millal?
- Kontrollige oma ülevaatusega seotud ettevõtte andmeid, et need oleksid õiged, täielikud ja vastaksid seadustele. Näiteks föderaalvalitsuse või riigi palgatundide inspektor soovib näha ajakirjade või muid ajakirjeldusi.
Inspekteerimise või auditi käigus tehtav number üks:
Olge viisakas ja abivalmis. Teie suhtumine peaks olema: "Me tahame kuulekuda ja teha õige asi. Aidake meil teada, mis see on. Kui on probleeme, tahame neid parandada."
- Kontrollige inspektori identiteeti ja veenduge, et inspektoril oleks vajaduse korral nõuetekohane paberitöö, sealhulgas tellimus. Mõnikord ilmuvad võltsete inspektorite püüded hirmutada tööandjaid inspekteerimisele, seejärel maksta trahve või karistusi või sooritada vastavuskomplekti.
- Seejärel pane oma plaan oma kohale.
- T ake pilte või pidage ülevaatust või auditit. Järgige inspektorit või küsige, kas võite auditiga asuda.
- Ärge vabatahtlik midagi . Kui teil tekib küsimus, vastake sellele. Ärge lisage vastust midagi.
- Auditi või kontrolli lõppedes küsige ülevaatust. Enamik inspektoreid või audiitoreid ei võta endale midagi konkreetset, kuid nad peaksid andma teile üldise ettekujutuse rikkumiste olemasolust ja sellest, mida edasi oodata.
Pärast auditit või ülevaatust
Kui inspektor on väidetavalt rikkunud, võib teil olla õigus kaevata. Kuidas seda toimingut käideldakse, sõltub konkreetsest asutusest. Järelmeetmena peaks iga agentuur esitama kirjalikult rikkumisi, olenemata sellest, kas need on korrigeeritavad ja kuidas ja milliste trahvide ja karistuste määramisega.
Sel hetkel sooviksite tõenäoliselt pöörduda oma advokaadi poole, et arutada vastust.
Kui ülevaatusest ei tulene rikkumisi, arutage oma töötajatega, mis läks hästi, mida te kuulsite või nägite ja mida saate järgmisel korral paremini õppida.
Peaaegu iga ettevõtte jaoks on järgmine kord järgmine.