Auditi planeerimine
Teie töötaja hüvitise kindlustusandja algatab tõenäoliselt auditiprotsessi varsti pärast seda, kui teie töötaja hüvituspoliitika lõpeb.
Võite saada oma kindlustusandjalt kirja või telefonikõne audiitori poolt määratud isikult. Teie määratud audiitor peaks planeerima auditi sobival ajal. Kuupäev peaks tulevikus olema piisavalt kaugel, et teil oleks piisavalt aega, et koguda teavet, mida audiitor vajab. Kutsu audiitorit esitama kokkuvõtte auditi läbiviimiseks vajalikest andmetest.
Pange tähele, et teie määratud audiitor võib olla kindlustusandja töötaja või mitte. Mõned kindlustusandjad omavad oma töötajatega koos töötavat auditiosakonda. Teised tellivad sõltumatu audiitorfirma auditeerimisfunktsiooni. Protsess peaks olema sama, kas auditi viib läbi kindlustusandja või töövõtja töötaja.
Andmed, mida vajate
Audiitor vajab auditeeritavate poliitikatega hõlmatud perioodi jooksul erinevat finantsteavet. Siin on teavet, mida teilt võidakse paluda esitada:
- Raamatupidamisarvestus
- Maksudokumendid, eriti vormid 941 ja 944, tööandjad föderaalse maksutulu (vastavalt kvartali ja aasta kohta)
- Raha väljamaksete arvestus
- Maksed sõltumatute töövõtjate pakutavate teenuste eest. Audiitor peab kontrollima, kas need töötajad pole teie töötajad.
- Maksed alltöövõtjate poolt osutatud teenuste eest
- Iga tööle võetud alltöövõtja kindlustuskiri
- W-2 ja 1099 vormid
- Tööde kirjeldus töötaja kohta. Veenduge, et see kirjeldab täpselt töötaja kohustusi.
- Teie äritegevuse kirjeldus
- Palgaarvestuse andmed poliiside tähtaja kohta. Audiitor peab kontrollima kõiki töötajatele pakutavaid palgaallikaid (palk, boonused jne).
- Poliitikas kajastatud tegevjuhtide, partnerite, füüsilisest isikust ettevõtjate jne palgafondi piirangud
- Teie kogemuste hindamise tööleht
Kui olete kogunud vajalikud andmed, peate selle korrastama. Pange kõik oma palgaarvestusraamatud (nt W-2 vormid, maksedokumendid ja ületunnid) kokku, et teave oleks hõlpsasti kättesaadav. Samuti asetage kõik andmed, mis on seotud alltöövõtjatega, sealhulgas maksesummad ja kindlustustõendid ühes kohas. Teie jõupingutused tasuvad ära, muutes auditi lihtsamaks ja kiiremaks.
Mis sisaldab palgaarvestust?
Teie töötaja hüvitist makstakse välja, korrutades maksumääraga oma palgafondi ja jagades seejärel tulemuse 100 võrra . NCCI ja enamik riigiteenistujate hüvitusametiid viitavad töötasule vastavalt tasule . Neid mõisteid kasutatakse tihti üksteist asendavatena. Mõlemad tähendavad nende teenuste rahalist väärtust, mida teie töötajad teie organisatsioonile pakuvad.
Töötasu sisalduvad kulud varieeruvad riigiti mõnevõrra. Siiski sisaldavad need tavaliselt järgmist:
- Brutotöötasud, sealhulgas tagasiulatuvad palgad ja palgad
- Komisjonid. See hõlmab kogu komisjonitasu, mida töötaja saab, ja komisjonitasusid.
- Boonused, sealhulgas aktsia boonusplaanid
- Puhkus, puhkus ja haigushüvitis
- Ületunnitöö eest maksta. Kõigis riikides, välja arvatud mõnedes riikides, hõlmab tasu ületunnitöö, mis on arvutatud õige ajahetkel. Näiteks oletan, et töötaja tavaline tunnitasu määr on 20 dollarit tunnis. Kui töötajale maksti 600 dollarit 20 tundi ületunnitöö eest, oleksite lisanud ainult 400 eurot ületunnitöö tasust.
- Teie poolt tehtud maksed, mida muidu oleks pidanud maksma töötajatele makstavat tasu vastavalt seaduse nõuetele sotsiaalkindlustuse, ravikindlustuse või pensioniskeemi kohta
- Töötajatele maksmine muul alusel kui töötatud aeg. Näideteks on tükk tööd, kasumi jagamine või motiveerivad plaanid.
- Käsitööriistade või käeshoitavate tööriistade maksmine või toetused, mida töötajad oma tööde tegemiseks kasutavad
- Töötajale antud korteri või maja rendiväärtus. Samuti, kui töötaja saab oma töötasu osana muu majutuse ja toitlustamise väärtuse
- Töötajate vanaduspensioni, kohvikute või hoiuste plaanide eest makstud maksed
- Kindlustamata alltöövõtjate töötasu (vt kommentaare allpool)
Mis on välja jäetud palgakulust?
Paljud kulud on tavaliselt välistatud, kui palgaarvestus arvutatakse töötajate hüvituskindlustuse eesmärgil. Kuigi need on riigiti erinevad, hõlmavad need sageli järgmist:
- Näpunäited ja muud hüvitised, mida saavad töötajad
- Väljateenitud töötasu (välja arvatud töötatud aja eest)
- Tööandja poolt ostetud kaupade allahindlused
- Hüvitatavad ärikulud
- Maksa aktiivse sõjalise kohustuse eest
- Ühtsed saastekvoodid
Liigitused
Üks audiitori peamistest ülesannetest on tagada, et kindlustatud ettevõte liigitatakse nõuetekohaselt. Töötajate hüvitiste liigitussüsteemid on mõeldud ettevõtete , mitte üksikute töötajate kvalifitseerimiseks. Audiitor vaatab teie ettevõtte toimingud läbi, et teha kindlaks, kas teie poliisil esitatud põhiline liigitus on õige.
Põhiklassifikatsioon on klassifikatsioon, mis kõige paremini kirjeldab teie üldist tegevust. See on sageli sama, mis kehtiva klassifikatsiooni järgi (klassifitseeritakse kõige palgaarvestus). Näiteks oletame, et kasutate masinapoe. Mõned teie töötajad töötavad treipingidena, teised töötavad puurpresside või stantsimismasinatega. Teie töötajate konkreetsed tegevused võivad töötajatelt erineda. Kuid kõik need sobivad teie põhiklassifikatsiooniga, masinapood.
Mõned töötajad võivad täita ülesandeid, mis nõuavad eraldi klassifitseerimist. Näiteks teie masinapood töötab kirjaliku töötaja, kes täidab oma tööd kinnises kontoris teistest töötajatest eemal. See töötaja oleks tõenäoliselt määratud klassifitseerimise kantselei töötaja asemel masinapood.
Töötajate hüvitiste liigitussüsteemid on äärmiselt keerukad Teie audiitor võib teie ettevõtte ümber liigitada viisil, mida te ei saa aru või mis ei ole teile mõttekas. Sel juhul küsige audiitorilt seletust. Kui teid muudatuste osas endiselt segadusse võtke, küsige abi oma esindajalt või vahendajalt .
Kohtumine audiitoriga
Auditi läbiviimiseks peab audiitor kohtuma teie või teie ettevõtte usaldusväärse esindajaga. Kui te delegeerite selle ülesande kellelegi teisele, veenduge, et ta:
- teab oma äri hästi
- mõistab teie ettevõtte kõikidel etappidel
- teab, millised ülesanded iga töötaja täidab
- mõistab teie ettevõtte töötajate hüvitiste poliitikat , sealhulgas selle klassifikatsioone
- mõistab teie ettevõtte finantsandmeid, sealhulgas palgafondide andmeid, nii et ta suudab vastata audiitori küsimustele
Kui kohtute audiitoriga, peaks teie või teie määratud isik olema ühistu ja vastama audiitori küsimustele nii hästi kui võimalik. Ärge andke teavet, mida pole taotletud.
Sarnaselt paljudele ettevõtetele võib teie ettevõte palgata välismaal asuva raamatupidamisettevõtte, kes tegeleb teie raamatupidamise ja palgaarvestuse funktsioonidega. Kas teie raamatupidaja peaks teie nimel auditiga kohtuma? Vastus on ei. Teie raamatupidaja saab audiitorile esitada finantsdokumendid, mida ta vajab auditi läbiviimiseks. Kuid audiitor peab füüsilise auditi läbiviimiseks oma ruume külastama.
Alltöövõtjad
Paljudel riikidel on seadused, mis panevad vastutuse töövõtjatele, kes palgavad kindlustamata alltöövõtjaid. Need seadused kehtivad teie suhtes, kui teie ettevõte tegutseb töövõtjana ja töötab allhankelepinguid teiste töödega.
Näiteks oletame, et teie ettevõte, ABC Construction, palkab alltöövõtjana nimega P & J Sanitaartehnilised tööd, et teha torujuhtmeid hoones, mida te renoveerite. P & J töötaja on vigastatud töökohal ja üritab esitada töötaja hüvitisnõude. Kuid P & J ei ole ostnud töötajatele hüvitist. Enamikus riikides võib vigastatud töötaja saada hüvitist oma töötaja hüvitiste poliitika alusel.
Kindlustusandjad on seadusega kohustatud pakkuma hüvitisi kindlustamata alltöövõtjate töötajatele. Seega kontrollib teie audiitor oma maksudokumente ja otsib alltöövõtjatele välja antud 1099 blanketi. Ta kontrollib, kas teie olete palgatud alltöövõtjalt kindlustussertifikaadi saanud. Kui mõni teie poolt tööle võetud alltöövõtja ei esitanud tõendeid töötajate hüvitiste kindlustuse kohta, nõuab audiitor lisamaksu selle töövõtja kindlustuskaitse eest.
Kindlustamata alltöövõtja poolt tasutud määrad sõltuvad alltöövõtja töö liigist. Näiteks kui alltöövõtja teostab katusetööd, siis kasutatakse kohaldatava katuseklassi klassi määra. Seda määra kohaldatakse kogu alltöövõtuga seotud tööde või nende osa maksumuse suhtes. Kui alltöövõtjale makstav raha oli ainult tööjõu jaoks, kasutatakse lisatasu aluseks kogu kulu (jagatud 100-ga).
Töövõtja versus alltöövõtja
Kui teie ettevõte ei ole töövõtja, kas olete vastutav sõltumatute töövõtjate töötajate poolt, keda olete palkanud? Vastus on üldiselt mitte. Töövõtja töötab teie ettevõttest sõltumatu ettevõtte. Seega on töövõtja kohustatud tagama töötajatele hüvitised oma vigastatud töötajatele.
Näiteks oleta, et teil on jaemüügipood. Te võtate tööle põrandaplatvormi Fabulous Flooring, et pisarad välja vana linoleumipõrand ja asendada see uuega. Sa visandad soovitud tulemuse (uus põrand) ja Fabulous teeb tööd. Põrandatöötajate üle järele valvab järelevaataja. Juhendaja kehtestab töögraafikud ja määrab, kuidas töötajad oma tööd täidavad. Kui teie uue põranda paigaldamisel on vapustav töötaja vigastatud, peaks Fabulous (mitte teie firma) vastutama töötaja eest.
On olukordi, kus ettevõte võib pidada vastutavaks isikliku töövõtja töötajate vigastuste eest. Seega peate nõudma, et kogu sõltumatu töövõtja, kellega te tööle võtke, esitaks tõendeid selle kohta, et nad on ostnud töötajatele hüvitist.