Kui on tegemist ajajuhtimisega , on sageli väljakutseks välja selgitada, kuidas aega tootlikumalt kasutada. Hea koht alustamiseks on e-posti haldamine; see on üks valdkond, mis aitavad paljudel väikeettevõtete omanikele aeg-tapjatel leida nimekirja.
Kuna meil on pidev suhtlusviis ja meil pole täielikku kontrolli sissetuleva voo üle, peame parandama oma tootlikkust selle kohta, kuidas meil meilisõnumeid vastu võtta, korraldada, vastata ja isegi mõelda. Allpool olevad näpunäited aitavad teil luua e-posti haldamise süsteemi viisil, mis toetab tootlikkust, selle asemel, et toitu ära hoida.
1. Lülitage teatised välja.
E-post kipub olema kogu päeva ja ööl, seega on oluline, et te kontrolliksite, kuidas sissetulevate sõnumite voog siseneks teie päevani. Lülitage uued sõnumiteated nii teie arvutisse kui ka nutitelefoni välja, et vältida pidevalt teie ajakava häirivate ja häirete tekkimist ning kontrollida, kas see on teile mugav.
2. Otsustage, kuidas oma postkasti kasutada.
E-post-postkasti haldamisel on palju erinevaid filosoofiaid. Võite kasutada oma postkasti kui suurt kasu, piirata seda ainult kõrge prioriteediga sõnumitega või muuta selle tööülesannete loendiks.
Võti on valida oma postkastis üks eesmärk ja kinni hoida.
3. Loo e-posti valged nimekirjad ja mustad nimekirjad.
Enamik e-posti kliente ja e-postiteenuseid pakuvad kasutajatele võimalust koostada ohutute aadresside loetelud, et tagada nende sõnumite läbimine, kuigi musta nimekirja koostamine või blokeerimine rämpsposti aadresside järgi. Selleks, et oma sissetulevad meilid oleksid puhtad, võta nende lehtede ajakohastamiseks aega.
4. Seadista taimer ja partii protsess.
Mõned väikeettevõtete omanikud saavad oma päevast ainult elektronposti jaoks taskukaarte. Kui see sobib teie jaoks, eraldage päevas teatava aja jooksul sõnumeid reageerima, liigutage tegevuste elemente oma ülesannete loendisse, kustutage rämpspost ja saate kiiresti ülevaate sellest, mis teie tähelepanu vajab.
5. Protsessi automatiseerimiseks kasutage reegleid.
E-posti haldamise protsessi veelgi lihtsamaks muutmiseks kasutage oma e-posti kliendis reegleid, mis sorteerivad, märgistavad, teisaldavad ja korraldavad teie sõnumeid. Kuigi mõne aja pärast saate luua eeskirju, mis toetavad teie e-posti kasutamist, saate need pärast olulise osa oma e-posti töötlemise aega kärpida.
6. Hankige oma nutitelefonist peaväljaanne.
Paljud väikeettevõtete omanikud on nutitelefonid, et nad saaksid end kursis hoida ja töötada, isegi kui nad kontorist välja pole. Kui kontrollite sageli mobiilsideseadmes olevat meilisõnumit, võite salvestada märkimisväärselt palju aega, lugedes ja hakates sõnumeid töödelda, kui olete mobiilis. Isegi kui teete lihtsalt rämpsu ja sõnumite kustutamise harjumuse, mida te ei pea salvestama, saate kontorist naasmise korral kasutada lihtsustatud postkasti.
7. Kui te ei loe seda, loobuge tellimusest!
E-posti uudiskirjad ja muud e-posti turundussõnumid võivad olla suurepärane võimalus klientide, kolleegide, partnerite ja muude huvitavate ettevõtetega sidet pidada, kuid need sõnumid saavad kiiresti üles panna.
Kui te pole lugenud kindlat korduvaid postitusi mitmesugustes küsimustes, peatage tellimine. E-posti uudiskirjade ja muude automaatsete sõnumite piiramine ainult neile, kellele regulaarselt lugeda, võib olla lihtne viis postkasti hulgi vähendamiseks.
Veelgi rohkem tööriistu, mis aitavad teil oma väikeettevõttes produktiivsemaks muuta, uurige seda 101 tootlikkuse rakenduse loendit.