Mida peate teadma, et vältida klientide segadust
Samamoodi on pettunud ka maitsestatud professionaalid, kes seisavad silmitsi klientidega, kes pakuvad pakutavaid teenuseid vääralt.
"Ürituste korraldamine" ja "sündmuste planeerimine" on tihti vahelduvad, kuigi need on kaks väga erinevat asja. Lihtsalt ei ole planeerimine ja juhtimine ühesugused. Kuigi nende kahe funktsiooni oskuste komplektid kattuvad, on need kaks erinevat funktsiooni. See tekitab probleeme neile, kes tegelevad klientidega, kes ekslikult arvavad, et nad vajavad sündmusehaldurit, kui neil on sündmuste planeerija. Ja neile klientidele, kellel on mulje, et kõik sündmuste juhid tegelevad ka sündmuste planeerimisega. Nii et selgitame segadust, sest on oluline, et teie ja teie klientide vahel on sama arusaamine.
Ürituste planeerimine
Alustame sündmuste planeerimisega . Peamine operatiivne sõna siin on plaanimine . Kõik sündmused - alates pruudidest dušid kuni suursündmuste tähistamisteni kuni suurte korporatiivsete koosolekutega - algavad mingi plaani.
Esialgsed arutelud klientidega ürituste ideede, teemade, soovitavate kuupäevade ja eelarvejuhiste kohta on osa ürituste kavandamise protsessist.
Ürituste planeerimine algab alguses , kontseptsiooni väga varajastest etappidest ja jätkub kogu tee kuni tegelik sündmus toimub. Ja ausalt, mõne nädala jooksul pärast üritust toimuvad sündmuste planeerijad üksikasjad ja käsitlevad järelmeetmeid.
Ürituste korraldamine eeldab kliendiga tihedat koostööd, et kujundada sündmus, mis peegeldab kliendi visiooni kogumisest ja vastab sündmuse eesmärgile. Ürituste planeerija rendiandjad palgavad kedagi, kes planeerib sündmuse kõiki aspekte, sealhulgas nendega seotud üksikasju ja tegevuste elemente, ning nägema seda sündmust kuni selle lõpuni.
Ürituste korraldamise kohustused võivad sisaldada, kuid mitte ainult:
- sündmuse üldteema valimine
- eelarve koostamine
- koha valimine
- läbirääkimised hotelli lepingute üle
- väliste müüjate rentimine
- menüü planeerimine
- toitlustusettevõtte tööle võtmine
- külalisesinejate või meelelahutuse korraldamine
- transpordi koordineerimine
- värviskeemi valimine
- kutsete arendamine
Ürituste korraldamine on kõik, mis toimub sündmuse kokkupanekuks. See funktsioon kuulub sündmuse juhtimise suurema katte alla.
Ürituste korraldamine
Iga sündmuse tüüp koosneb paljudest osadest, mis sobivad kokku nagu mõistatused. Kõik need tükid jõuavad lõppkokkuvõttes sündmuse loomiseks. Edukatel sündmustel on kõik need seonduvad tükid kokku õigel ajal ja õiges kohas, sujuvalt ja tõhusalt ning vastavalt plaanile. Seda protsessi nimetatakse sündmuste halduseks. Lihtsamalt öeldes on sündmuse enda projektijuhtimine.
Ürituste korraldamine hõlmab kõikide sündmuste erinevate osade loomist, koordineerimist ja haldamist, samuti iga aspekti eest vastutavate inimeste meeskonda. Sündmuste haldamise mõned aspektid võivad hõlmata, kuid mitte ainult:
- sündmuse asukoha reserveerimine
- väljaspool tarnijaid koordineerides
- parkimisplaani väljatöötamine
- hädaolukordade plaanide kujundamine
- tagades vastavuse tervishoiu- ja ohutusstandarditele
- iga funktsiooni eest vastutav personal
- sündmuse täitmise jälgimine
- sündmuse jälgimine
- kohapeal sündmuste olukorra lahendamine
Ürituste korraldajad ja ürituste korraldajad teevad koostööd
Nende kahe ülesande määratlemine on keeruline, sest vastutus kattub tihti mitte ainult tihedalt seotud küsimustega. Üksikud sündmuste planeerijad võivad pakkuda ürituste korraldamise teenuseid ja sündmuste korraldajad võivad samuti pakkuda ürituste kavandamist.
Kõik sõltub individuaalsest planeerijast või korporatiivse sündmuse korraldamise meeskonnast, toimumiskohast ja üritusest.
Oluline on mõista kahe erinevuse ja määrata, milliseid teenuseid te pakute. Näiteks; Kui pakute sündmuse planeerimise teenuseid suuremahuliseks ürituseks, siis teeme koostööd sündmusehalduriga, kes koordineerib teie teenuseid koos toitlustusjuhi, audiovisuaalse meeskonna jt teenustega jne. Määratlege oma roll ja teenused, mida te saate ja selgelt suhelda et vältida segadust planeerimisprotsessi vältel.