See proovikogude päevakord hoiab kokku teie korraldatud koosoleku
Te olete juba palju kaalutlenud, mida lootust saada nõuandekogu koosseis ja oodata nõuandeid ja asjatundlikkust, mida teie nõuandekogu liikmed saavad teie ettevõtte mitmesugustes aspektides pakkuda, näiteks juhtimine , turundus , raamatupidamine , personali , klienditeeninduse , tehnoloogia jne
Nii et soovite olla kindel, et just sellel esimesel kohtumisel lubasid oma nõuandekogu liikmed kaasa.
Planeerige kohtumine ümber probleemi või arutelu teema
Seepärast tuleb teie esimene koosolek, nagu kõik teie nõuandekogu koosolekud, planeerida küsimuse või probleemi ümber. Võib juhtuda, et kõige lihtsam on sõnastada probleemi eesmärgiks . Näiteks: "Me soovime järgmisel kvartalil müüki 25% võrra suurendada . Kuidas saaksime seda teha?" Või võite ka rääkida üldisemalt teemast: "Kuidas saaksime oma ärikulusid vähendada ?" või "Kuidas saaksime suurendada tootlikkust või kuidas saaksime parandada klienditeenindust ?"
Koguge vastavaid taustematerjale
Kui olete arutelu teema otsustanud, on aeg koguda materjale, mida nõuandekogu liikmed vajavad.
Kuna see on esimene nõuandekogu koosolek, peaksite sisaldama äriplaani ja kõiki muid aruteluga seotud teemasid puudutavaid dokumente, nagu diagrammid, graafikud ja teabelehed, mis illustreerivad aruteluteema tausta.
Kui võimalik, peaksite saatma nende dokumentide koopiad kõigile nõuandekogu liikmetele kahe nädala ette koos päevakorra koopiaga.
Loo kohtumiste päevakord
Allpool on näide Agendist (koos kommenteerimisega koosoleku tõhusaks toimimiseks), mida võiksite kasutada oma esimese nõukoja koosoleku jaoks.
Pange tähele, et iga päevakorrapunkt on ajastatud; ajakava koostamine teie koosolekule ja selle järgimine kindlustab, et teie kohtumine ei takerduda ja stimuleerib teema arutelu.
Koosoleku protokollide salvestamise kord
Samuti sooviksite korraldada koosoleku protokollide salvestamist. Ärge proovige seda ise teha; peate olema võimeline osalema täies ulatuses, kuulates ja toetades hästi, on täiskohaga töö. Kui teil ei ole kedagi, kes saaks sekretäri juures osaleda ja teenida, küsige oma nõuandekogu liikmete nõusolekut koosoleku registreerimiseks.
Tehke suupisteid saadaval
Hea mõte on saada suupisteid. Kohv, tee, vesi, mahlad ja tervislikud suupisted , nagu puuviljad ja kuklid, on toredad ja alati koosolekutest teretulnud. Pärast teie esimest koosolekut tunnete osalejate eelistusi jookide ja suupistete jaoks ning saate vastavalt järgmisele koosolekule planeerida.
Lõdvestuge!
Ennekõike ärge unustage oma esitlust. Olete seal, et jagada oma visiooni ja lootusi oma ettevõtte jaoks ja otsida nõu, mitte muljet avaldada mulle multimeediumide esitamise efektidega.
Teie pikaajaline eesmärk on luua oma nõuandekogu liikmetega usaldusliku töösuhteid, selle asemel, et tagada, et teie nõuandekogu liikmed ei tunneks ennast ära kuulda ja et nad on kaasa aidanud teie ettevõtte juhtimisele - ja ootan järgmise juhatuse koosolekut.
Ma lisasin kommentaarid selles näite nõuandekogu koosolekute päevakavas, et juhatada teid läbi koosoleku protsessi. Võite selle ajakava välja printida ja kohandada vastavalt oma vajadustele - saate selle kopeerida otse Wordi, Exceli või sarnase kontori dokumenti, valides teksti ja kopeerides / kleepides (kasutades Windowsi, kirjeldage hiirt valitavat teksti ja koputage CTRL-C-i ja kopeeri CTRL-V).
Teie ettevõtte nimi - (täitke)
Päevakord
Kuupäev - (täitke)
Asukoht - (täitke)
| Algus / lõpp-aeg | Tegevus |
| 10: 00-10: 05 | Tutvustused (Eeldades, et teie nõuandekogu liikmed ei ole kohtunud, tutvustage ennast ja kõiki juhatuse liikmeid, andes lühikese ülevaate oma teadmisest.) |
| 10:05 - 10:10 | Miks nõuandekogu? (Lühike avaldus selle kohta, kuidas näete nõuandekogu tegevust, ja panused, mida loodate, et nõuandekogu saab teie ettevõttele teha. Lisage üksikasjad, näiteks kui tihti juhatus kohtub.) |
| 10:10 - 10:20 | Küsimused (Kui see on olemas, küsige oma juhatuse liikmetelt, kuidas nad näevad nõuandevat juhatust ja kuidas nad soovivad panustada). |
| Arutelu teema: (sisestage oma küsimus / probleemide aruanne siin.) | |
| 10:20 - 10:25 | Arutelu teema esitlemine (Ülevaade teema ajaloost ja sellest, kuidas see praegu ettevõtet mõjutaks, hoiduge oma seisukohtade / lahenduste esitamisest siinkohal.) |
| 10:25 - 11:35 | Arutelud (Soovite hoida selles etapis ideed, mitte lükata ega jätta ideid siinkohal. Ka oma ideed / vaated aitavad kaasa.) |
| 11:35 - 11:50 | Ettepanekud / resolutsioonid (Grupi kuulatud ideede hindamine ja parimate "lahenduste" valimine.) |
| 11:50 - 11:55 | Kokkuvõte (Koondage teema, arutelu ja rühma tulemused ning rääkige neile, mida te kavatsete teha.) |
| 11:55 | Katkemine |
Järgmise koosoleku kuupäev - (täitke)
Kui kasutate seda ajagraafikut, on see suurepärane aeg, et võtta oma nõuandekogu liikmetel hea lõunasöögi ajal (eriti, kui koosolekutel ei ole suupisteid kätte toimetatud). Pea meeles, et kohtumine on lõppenud ja lõunasöök peaks olema eelkõige sotsiaalne sündmus!
Hoidke koosolekud lühikesed
Teil ei tohiks kunagi olla nõuandekogu koosolekut, mis kestab kauem kui kaks tundi. Kaks tundi on piisavalt pikk, et enamik inimesi saaksid oma ülesandele eraldi tähelepanu pöörata.
Alusta tulevaste kohtumiste läbiviimist eelmiste teemade aruteluga
Tulevastel koosolekutel peaksite alustama ülevaate viimasest koosolekust arutatud teema kohta ja kutsuma oma nõuandekogu liikmete kommentaarid oma ettevõtte tegevuste kohta.
Kuna "kohtumine ja tervitus" on ebaoluliseks, võite soovi korral oma nõuandekogu tulevastel koosolekutel osaleda kahel teemal. Teil võib isegi olla kolm, kui arvate, et nad sobivad mugavalt kahe tunni vormingus. Aga sul pole kunagi rohkem kui kolm.