Enne W-2 vormide ettevalmistamist ja levitamist

01 - Veenduge, et teil on õigesti salastatud töötajad töötajatena

Töötaja on töötaja, kes töötab tööandja suunas. Üldiselt on igaüks, kes organisatsiooni teenuseid osutab, töötaja, kui organisatsioon saab kontrollida, mida tehakse ja kuidas seda teha.

Teisest küljest on iseseisev töövõtja üksikisik või ettevõte, kes osutab teenuseid teisele isikule või ettevõttele. Sõltumatu töövõtja on eraldi majandusüksus ja seda ei peeta töötajaks. Mõned iseseisvate töövõtjate näited on konsultandid, agendid või maaklerid. Iseseisvate töövõtjate töö on sageli juhuslik või ettevõtte jaoks ebaoluline; näiteks puhastus teenust, palgaarvestusprotsessorit või IT-teenust.

Lugege lähemalt töötajate kui töövõtjate või sõltumatute töövõtjate liigitamisest ja konsulteerige abi saamiseks tööhõiveadvokaadiga.

02 - Kontrollige jooksva aasta jaotamise ja esitamise kuupäevi

W-2 protsess hõlmab kahte etappi. Esimene samm on töötajate W-2 vormide levitamine. Teine samm on nende vormide esitamine sotsiaalkindlustusametiga. (SSA)

Nii töötajatele jaotamise kui ka SSA-le esitamise tähtaeg on järgmise aasta 31. jaanuar. See on uus varasem tähtaeg, mille jooksul SSA-d on loodud maksupettuste vältimiseks. Lisateave W-2 ja 1099 tähtaegade kohta.

Veenduge, et annate töötajatele oma vormid jaanuari alguses, nii et neil on aega neid üle vaadata, et vältida vigu.

03 - kontrollige töötaja W-4 vorme

Tööandjad peavad kõigile töötajatele alati esitama W-4-vormi . Vorm W-4 sisaldab teavet, mis on vajalik töötaja föderaalse tulumaksu kinnipidamise, perekonnaseisu, ülalpeetavate arvu ja lisamata summade kindlaksmääramiseks vajaliku summa määramiseks.

Vorm W-4 tuleb tööle asuda ja igal ajal soovib töötaja muudatust teha. Töötaja peaks W-4-vormi muutma, kui töötaja isikuandmed (sh perekonnaseis ja ülalpeetavate arv) muutuvad või kui töötaja aadress muutub. Töötaja võib igal ajal W-4-vormi muuta ka kinnipeetava summa muutmiseks .

Iga aasta enne aasta lõppu peaksid tööandjad paluma kõigil töötajatel W-4-vormi läbi vaadata, et tagada isikuandmete õigsus.

Veendumaks, et töötajad omavad vormis W-4 täpset ja aktuaalset teavet, aitab teil W-2 vorme ette valmistada ja levitada.

04 - Koguge palgaarvestusteavet W-2 vormide jaoks

Esiteks peate oma W-2 vormide jaoks oma ettevõtte kohta põhiteavet:

• Teie ettevõtte tööandja ID number
• Ettevõtte nimi, aadress ja postiindeks
• Ja teie ettevõtte riigi maksukohustuslase identifitseerimisnumber

Seejärel peate koguma iga töötaja kohta teavet nii isiklike andmete kui ka palgaarvestuste kohta:

• Töötaja nimi ja aadress ning sotsiaalkindlustuse number või muu maksu number
• Töötajale makstud summa: kogu palk, näpunäited ja muu hüvitis
• Föderaalse kinnipeetud tulumaksu summa
• Sotsiaalkindlustuspalgad (kuni sotsiaalkindlustuse maksimumsumma aastas)
• Medicare'i palgad ja näpunäited ning kinnipeetud Medicare'i maks, sealhulgas suurema sissetulekuga töötajate täiendav Medicare maks .
• Tasustatud töötaja soovid
• Sõltuvad hooldustoetused ja muud töötajale makstavad hüvitised
• Iga riigi kohta, kus töötaja töötas, maksti riiklikke töötasusid ja riiklikke tulumaksu kinni
• Kohalikud palgad ja näpunäited ning kohaliku tulumaksu kinnipidamine.

05 - Ülevaade W-2 töötlemine - kuidas W-2 luuakse?

Kui teie ettevõte on palgaarvestuste töötlemise jaoks uus või kui teie palgaline olukord on hiljuti muutunud, on hea mõte vaadata töötajate aastaaruannete leidmise, lõpuleviimise ja levitamise protsess läbi. W-2-vorme saate kontoritarvete kauplusest, oma CPAst, maksu- või raamatupidamistarkvarast või IRSilt.

Märkus: te ei saa laadida W-2 vorme IRSist või mujalt Internetist. W-2-vormi koopia A on spetsiifilises punase tindi värvuses ja seda ei saa dubleerida. Koopia A kindlat IRS-vormi tuleb esitada sotsiaalkindlustusametiga (see on koopia, mida säilitate ja esitate veebruari lõpus sotsiaalkindlustusega).

Siin on mõned võimalused W-2 vormide ettevalmistamiseks:

• Raamatupidamistarkvara kasutamine . Kui teil on ainult vähe töötajaid ja kasutate raamatupidamistarkvara, võite selle tarkvara abil W-2 vormide valmistamiseks lisandmoodulit osta.
• Maksu ettevalmistamise tarkvara kasutamine. Kui kasutate mõnda tavapärasest maksude ettevalmistamise tarkvaraprogrammi - kas veebis või töölaua versioonis - ja olete selle tarkvara versiooni ostnud, siis kontrollige, kas W-2 töötlemine on kaasas. Shirley Elmblad, finantstarkvara juhend, on artiklit maksutarkvara ülevaatuste kohta
• Ostetud W-2 vormide kasutamine . Suuremad kontoritarvete ettevõtted on eelnevalt trükitud W-2 vormid kasutamiseks tarkvara CD-le, mis võimaldab teil sisestada nende vormide kohta teavet käsitsi ja printida need teie printerile.

Mõlemal W-2 vormide täitmisel ja printimiseks kasutataval meetodil peaks olema ka W-3 edastusvormid .

06 - Otsustage, kuidas levitada W-2 vormid töötajatele

Kui olete loonud W-2-vorme, on teie järgmine otsus selle kohta, kuidas neid töötajatele levitada. Pidage meeles, et W-2 vormide levitamise tähtaeg töötajatele on maksuaastale järgneva aasta 31. jaanuar. Näiteks on tööandjad, kellelt nõuti 2016. aasta maksustamisaasta W-2-de jaotamist, kuni 31. jaanuarini 2017 neid levitada.

Trükitud W-2 vormide levitamiseks on teil kaks võimalust töötajatele: postitage neid või levitage neid töötajatele isiklikult. Kui töötaja korrastab oma W-2 vormi isiklikult, võite soovida, et töötaja märgiks vormi ülesvõtmist, et vältida küsimusi selle kohta, kas see on tehtud.

07 - kontrollige vead enne, kui saadate W-2 vormid töötajatele

Probleemide minimeerimiseks ja W-2 vormide uuesti saatmiseks kontrollige W-2 vorme vigade jaoks, kasutades seda kontrollnimekirja. Tavalised W-2 vead sisaldavad vale aasta vormi kasutamist, ei sisalda teavet, asetasid teavet valeskastisse ja ei suutnud enam maksta sotsiaalkindlustuse kinnipidamist.

08 - Töötajate W-2 eksemplaride taotluste käsitlemine

Töötajad asuvad või kaotavad W-2 vormid ja võivad tulla oma palgaloosakonda, paludes oma W-2-vormi duplikaadi koopiat. Enne W-2-vormingute levitamist kaaluge, kuidas nende päringutega tegeleda:

• Kui olete vormid välja printida, võite lihtsalt vormi W-2 uuesti printida ja saata selle või saata selle töötajale.
• Kui vorm valmistati väljaspool palgaarvestuse teenust, võivad nad teile tasu eest tasu eest tasuda. Võite palgata töötajaid esimese eksemplari vormis või teise eksemplari aastas (see juhtub!).

Ükskõik, mis te otsustate, on idee edastada oma poliitikat töötajate dubleerivate vormide kohta. Duplikaatvormide eest tasu võib tunduda äärmuslik, kuid see võib vähendada kaotatud vormide arvu, millega peate tegelema.

09 - W-2 ja W-3 vormide esitamine sotsiaalkindlustusametiga

Kui olete otsustanud, kuidas valmistada W-2 vorme ette ja jagades need vormid töötajatele (maksuaastaks järgneva aasta 31. jaanuariks), on teie järgmine otsus otsustada, kuidas esitada need vormid sotsiaalkindlustusametiga (SSA) .

Kõik W-2 vormid tuleb esitada sotsiaalkindlustusameti koos edastamisvormiga W-3 . Need vormid esitamiseks on kaks võimalust:

• Saate esitada veebisaidil sotsiaalkindlustuse veebisaidi jaotises Äriteenuste veebisaidil. Peate kõigepealt registreerima, seejärel täitke vajalikud vormid veebis. Kui sisestate BSO-ga võrgus, ei pea te W-3 vorme lisama.
• Võite saata täidetud W-2 vormid koos vormiga W-3 ka sotsiaalkindlustusametile.

Siin on W-3 vormi ettevalmistamise kohta rohkem teavet.

10 - Kontrollige W-2 vormide levitamise eeskirju

Kui täidate töötajale W-2 vormi, määratakse selle vormi üks osa (1. eksemplar) selle riigi tööle asumisel. Kui töötaja töötab rohkem kui ühes riigis, peate esitama W-2-vormi koopia igale riigile.

Igal riigil on erinevad nõuded W-2 vormide ja edastamisvormide esitamiseks. Vaadake oma riigi maksuhaldurilt või riigieelarve tulude osakonnalt selle riigi nõudeid.

UPDATE: Paljud riigid vastavad uuele varasemale 31. jaanuari tähtajale W-2-de esitamiseks SSA-ga.

Lisateavet riiklike palgalahade maksude kohta.