Eeldatavalt on etteantud. Enne W-2-vormide saatmist töötajatele ja nende vormide edastamist sotsiaalkindlustusametiga (koos edastamisvormiga W-3 ), vaadake neid tavalisi vigu probleemide vältimiseks.
W-2 vormide hilinemine
Alates 2016. aasta maksuaastast on W-2 vormide (ja 1099 vormide) esitamise tähtaeg paigutatud 31. jaanuarini. Seega tuleb 2017. aasta W-2 vormid töötajatele saata sotsiaalkindlustusametile hiljemalt 31. jaanuariks. , 2018.
Hilise esitamise eest on karistused. Lisateavet W-2 ja 1099 vormide uute tähtaegade kohta.
Vale aasta W-2 vormi kasutamine
Kasuta tulumaksu tasumise aasta W-2 vormi, mitte aasta, mille kohta avaldus vorm. Näiteks 2015. aasta töötajate palkade jaoks kasutage 2016. aasta W-2 vormi ; see vorm antakse töötajatele ja see esitatakse 2017. aastal sotsiaalkindlustusametile.
Taotluste esitamise tähtaegade puudumine. Peate esitama töötajatele W-2 vorme hiljemalt jaanuari lõpus ja peate edastama need vormid sotsiaalkindlustusametile hiljemalt veebruari lõpuks. Tähtajad muutuvad igal aastal sõltuvalt sellest, millal kuupäev on kalendrisse kantud. Kui tähtaeg on nädalavahetustel või puhkusel, viiakse kuupäev järgmisele tööpäevale. Siin on täpsed tähtajad jooksva aasta lõpu palkade maksude kohta.
Kasutamata heakskiidetud W-2-vormi
W-2-vormi ei saa alla laadida, seda kopeerida ja kasutada.
Punane A-l on spetsiaalne tint. Te peate saama kinnitatud vormid kontoritarvete ettevõttelt, IRSilt või tarkvarafirmalt. Lisateavet selle kohta, kus saate heakskiidetud W-2 vorme.
Sotsiaalkindlustuse kinnipidamise peatamine
Sotsiaalkindlustuse kinnipidamine tuleb peatada sotsiaalkindlustuse maksimaalsete maksustatavate palkadega igal aastal.
(Maksimaalsed muutused eluea pikkust kajastavad enamikul aastatel.) Kuigi see ei ole W-2-veaga konkreetselt oluline, on see tavaline ja põhjustab töötajatele sotsiaalkindlustushüvitiste ületamise. Seejärel peate töötajatele üle minema ja korrigeerima nii W-2 kui ka vormi 941 kvartali palga- ja maksuaruannet iga kvartali kohta, mis kajastavad ülejääki. Näiteks kui töötaja jõudis maksimaalselt sotsiaalkindlustuse kinnipidamiseni septembris, peate kolmanda kvartali kohta vormi 941 muutma.
W-2 vormide saatmine IRS-ile
Sotsiaalkindlustusvormid tuleb anda töötajatele jaanuari lõpuks ja esitada sotsiaalkindlustusametile veebruari lõpuks koos edastamisvormiga W-3, mis koondab kogu teabe kõigist W-2-dest.
IRS-vabastuse saamine ebaõnnestumiseks
Tööandjad, kes esitavad 250 või enama W-2 vormi, peavad loobuma, kui nad ei soovi e-faili. Lisateavet W-2 vormide elektroonilisel esitamisest loobumise kohta saate (PDF).
Need ühisvormi vead on vormis W-2
Kõige levinumad vormivigu W-2-vormides on:
- Summade kümnendkoha ja sentide lisamine
- Musta tindi kasutamine (liiga kerge sisestamine)
- Kirjete tegemine on liiga suur või liiga väike. IRS soovitab kasutada 12 pt. Courier-tüüpi font W-2-de printimiseks.
- Lihtsa vormindamise töötaja nimi. Esimeses kastis sisestatakse töötaja eesnimi ja keskmine algne, teise kasti sisestatakse töötaja perekonnanimi ja iga sufiks (nagu "Jr.") läheb kolmandasse kasti.
Finantstarkvara kasutamine aitab teil vältida paljusid neist veadest W-2-vormides, eriti vormivigu, ja teie tarkvara võib hoiatada teid, kui jõuate sotsiaalkindlustuse maksimaalse palga hulka. Vaadake seda artiklit 2012. aasta raamatupidamistarkvaraprogrammide kohta , mis on Business Finance'i juhendi Rosemary Peavler, keskendudes palgafunktsioonide programmidele.
Kuidas W-2-vormi parandada
Iga aasta jaanuari lõpuks (eelmise kalendriaasta kohta) peate iga töötaja kohta esitama W-2 vormi, kuid te ei pea neid vorme esitama sotsiaalkindlustusametile (SSA) kuni veebruari lõpuni. See viivitus annab vigu parandamiseks aega.
Kui saate enne SSA-le esitamist vea parandada, tehke parandus ja esitage parandatud vorm.
Kui leiate veateate pärast SSA-le esitamist, peate esitama parandatud W-2 koos parandatud edastamisvorminguga W-3c).
Lugege W-2-vormis paranduste parandamise kohta lisateavet , kui olete selle sotsiaalkindlustuse administreerimiseks esitanud.