Seminar on ehk kõige tavalisem sündmus, mida planeerijad korraldavad. Ja enamik seminare on planeeritud kas ½ päeva või täispäeva jooksul. Seminaride planeerimiseks vajalike kontrollnimekirjade koostamise huvides pakuvad järgmised seminarid planeerimise ja läbiviimise kõrgetasemelist struktuuri.
Ja neile, kes kavatsevad mitmepäevase või mitme istungjärgu konverentsi, kaaluda samalaadse lähenemisviisi kasutamist. Kuid teie seminaride koostamise kontrollnimekiri on lihtsalt pikem.
01 - kinnitage sündmuse eesmärk
- Kes on publik?
- Mis on seminari teema?
- Kus peaks asuma?
- Miks inimesed osalevad?
- Mis on seminari päevakord?
02 - Vaadake Apexi sündmuste spetsifikatsioonide juhendit
Konvendi tööstusnõukogu on loonud mitmeid tööriistu, mida tuleks vaadelda suurepärase heade tavade allikana, mis aitab üritusel või kohtumisel planeerijal jälgida sündmuste planeerimise üksikasju. Tasuta allalaadimise tööriistadega aitab see igal sündmuste planeerijal luua asjakohaste üksikasjade loendit. See hõlmab, kuid ei piirdu järgmistega:
- Sündmuse profiil (kuupäev, kellaaeg, asukoht, kontaktid jne)
- Ürituse korraldaja / võistkonna kontaktandmed
- Tarnija kontaktandmed
- Osaleja profiil
- Vajalik ruum
- Toit ja jook
- A / V nõuded
- Funktsioon / ruumi seadistamine
03 - sündmusprofiili loomine
Kui planeerijal on põhiküsimused sündmuse kohta, on aeg uurida võimalikke kohtumisi kohtumisel. Oluline on tihedalt koos sündmuse korraldaja / võõrustajaga määrata koht, kus saab koht ja kus seminar võib olla nii korraldaja kui ka külalise jaoks kõige mugavam (ideede loend võib olla lõputu):
- Kohalik hotell
- Kohalik konverentsikeskus
- Eraldi restorani ruum
- Eraklubi muuseum / kunstigalerii
04 - Konverentsikeskuse vajadused ja Reqeuest kohtumiste ettepanekud.
Enamus kohti on valmis andma hinnangut võimaliku seminari kohta. Toitlustus- või müügikontaktis on vaja järgmist BEO teavet:
- Võimalik sündmuse kuupäev (id)
- Osalejate arv
- Ruumi seadistamise stiil (klassiruum, u-kuju jne)
- Sündmuse aeg (seadistamise / pühkimise konto)
- Toidu- ja jooginõuded
- A / V vajadused (sh ekraanid, mikrofonid jne)
- Toa seadistamine
Näpunäide. Laenutage A / V tehnik, kes pühendub teie üritusele hotellist.
05 - Kinnita ja / või arendage tegevuskava
Ürituse planeerija peab tegema tihedat koostööd sündmuse korraldaja / võõrustajaga, sest sündmuse päevakord muutub sageli esialgse vestluse ajal kuni sündmuse tegeliku päevani. Ürituse planeerija peab olema valmis kohandama plaani ja tegema tihedat koostööd koos toimumiskohaga, et kõik saaks sujuvalt toimida.
06 - kinnitage BEO lepingut
Kui planeerija teab osalejate sihitud arvu ja seminaride logistilisi nõudeid, peaks ta tagama ürituse ruumi ja sellega seotud nõuded. Enamik kokkuleppeid peaks võimaldama planeerijal võimalust vähendada ja suurendada toidu- ja jooginõudeid teatud päeva enne sündmust. Paljud lepingud piiravad siiski seda, kui suurel määral nad võimaldavad grupil koguseid vähendada, nii et need on hästi hinnatud.
07 - sündmuste kommunikatsiooni ja materjalide loomine
See on punkt, millega mõned planeerijad võivad olla seotud, teised aga mitte. Sisuliselt vastutavad mõne koosoleku planeerija eest kõik järgnevad:
- Sündmuste kutsed
- Kava ja muu materjali trükkimine
- Osalejate kingituste ja loosimise tagamine
- Nimesildide tootmine
- Saadetiste tähistused ja näitused
08 - Töötage tihedas koostöös logistika lõpuleviimisega
Enne sündmust on paar olulist sammu, mille koosoleku planeerija täidab enne sündmust. See hõlmab järgmiste kinnituste kinnitamist:
- Sündmuse kõnelejad
- Sündmuse A / V nõuded
- Sündmuse osalejate arv
- Vastuvõtmise rollid ja kohustused
- Sündmuste materjalide vajadused (kontrollige mitu korda)
09 - sündmuste seadistamine
Kindlasti lubage sündmuse seadistamise ajakava BEO graafikus ja soovitatav on saabuda umbes kaks tundi enne sündmust.
Näpunäide: kui seminar on planeeritud hommikul, küsige müügikohast, kus soovite, et teie grupp seadis öösel vara (kuid jäta üheski kohas midagi olulist).
Sündmuseks peavad olema kõik sündmuste materjalid, näpunäited, märgistused, näidikud, kingitused, registreerimislauad , nimesildid ja muud.
Hoiatus: kõnelejad vahetavad mõnikord slaidid öösel varem ja esitavad uued esitlused, mis tuleb lisada toitepunktile 10 minutit enne sündmust.
10 - sündmuse sooritamine
Kui olete valmis, on aeg seminaril. Oodake järgmist:
- Mõned osalejad saabuvad varakult.
- Osa osalejaid saab alati hiljaks.
- Sageli esineb mingisugust tehnilist gligit.