See on üks õppetund, mida õppisin kiiresti koha koordinaatorina, ja hiljem töötasin välja oma enda seadistuste kontrollnimekirja, et hoida kliente rahul (ja hõivatud) stressi täitmise ajal.
Kas teie kärud on valmis
Esimene asi, mida teie klient soovib, on pakkida kogu oma sündmuse varustust oma sõidukilt. See võib olla keeruline ülesanne, eriti kui parkimisolukord on raske navigeerida. Kujutage ette, et keegi kõnnib teie saal koos rasketes kastides - mis on esimene asi, mida nad otsivad? Vastus on loomulikult kaarti või midagi muud, mis kergendab nende koormust ja muudab pahatahtliku mahalaadimise töö oluliselt lihtsamaks. Korralduste saamiseks, mis on õiged kohtumispaigas käimise ajal, on lihtne viis, et nad tunneksid "vabastust" lihtsalt ilmutamisega.
Valmistage registreerimistabelid
Järgmisena on enamuse klientide asjatundjate loendis registreerimise seadistamine. See tähendab, et teie saidil on paremini kõik registreerimiskomponendid enne nende saabumist.
See hõlmab kõiki laudasid, toolid, elektripliit ja põrandaliistu. Nimesildite ja sisselogimismaterjalide korraldamine võtab sündmuste planeerijatele palju aega ja neile ei tohiks oodata, kuni nad saavad neid lihtsaid asju nende alustamiseks.
Kõigil tubadel on lauad ja voodipesu
Ilma sündmuste ruumi kõigi tabelite ja tooli seadistamine võib võtta natuke aega.
Loodetavasti, kui olete eelnevast üritusest lahkumas, olete eelnevalt kliendile sellest teatanud, kui oodata, et kõik ruumi komponendid on seatud. Kui teie klient kõnnib ruumis, kus kümneid töötajaid tabab lauad ja toolid, on nad tõenäoliselt paanikat tekitanud. Ideaalis on teie operatsioonide meeskonnal kõik asjad, mis asetsevad laudlinaga, et planeerijad saaksid hakata pakkuma kesksemaid, oksjonikohti jne.
Hankige kõik signaalid varakult
Lihtsalt seetõttu, et juhtplaanor teab, kuidas hoonega navigeerida, ei tähenda, et tema tugimeeskond seda teeks. Võite salvestada kõik ebavajalikud häired, ajakohastades märgendeid oma hoones niipea, kui seadistusperiood algab. Pidage meeles, et müüjad, nagu lillepoodi ja DJ-d, peavad ka teadma, kuhu minna. Need on kõik asjad, mida oma kliendiga enne sündmusepäeva üle vaadata, kuid need on vajalikud ka suurel päeval.
Vaadake BEO ja arve üle
Jällegi olete tõenäoliselt saatnud need dokumendid mõnele sündmusele eelnenud päevadel mitu korda, kuid pole kunagi valus neid viimast korda läbi vaadata. Kuigi seadistamise aeg on ärev, peate need dokumendid läbi vaatama 15 minutit. Kohtumise koordinaatoritel peaks olema oma klientidele valmis pakett, mis sisaldab BEO-d, ruumi diagrammi ja tulevaste arvete esitamist.
Väga vähesed kogenud planeerijad annavad võimaluse neid kriitilisi dokumente läbi vaadata.
Tutvustused
Kindlasti tuuakse oma meeskonna võtmetegurid oma kliendiks ametliku sissejuhatuseks. Selles loetelus on toitlustusjuht , banketi kapten, operatsioonide ülem ja audiovisuaalne koordinaator. Mõtle oma kliendi nimel meeskonna tutvumisel - kas on mingeid andmeid, mida tuleks oma juhtkonnaga arutada näost näkku? Lühikese vestluse alustamine on tõhus viis, kuidas rõhutada, kes vastutab iga piirkonna eest.
Selle sündmuse seadistamise esemete lühike juhtnupp läheb kaugele, et teie klient saab saabumisel rahul olla. Oma kohtumise peamiseks esindajaks on alati parem anda klientidele oma mobiiltelefoni number, kui teie kontoris töötab midagi valesti.
Pidage meeles, et nad võivad pettuma, kui nad midagi vajavad, kuid nad on veelgi rohkem pettunud, kui nad ei leia kedagi, kes neid aidata!