Kuidas APEXi algatus muutis ettevõtete ürituste planeerimist

Sündmuste tööstuse kommunikatsiooni standardiseerimine

Korporatiivsete ürituste ja koosolekute planeerijate hulgas on üks tavalisemaid taotlusi standardiseeritud ürituste kavandamise tarkvara jaoks, mis aitab tööstussektori spetsialistidel suhtlemist ja üldist tõhusust. Kuigi üks kogu standarditud ja ette nähtud süsteem või tarkvara ei ole veel kogu tööstusharu heaks kiidetud, käivitas konventsiooni tööstusnõukogu (CIC) algatus, mis nägi ette sündmuste planeerijatele, tööstusharu spetsialistidele ja lõpuks sündmuste planeerimise tarkvaraarendajatele kogu riigi mida nimetatakse APEXiks.

CICi aktsepteeritud tava vahetamine

APEX tähistab "Accepted Practices Exchange", konventsiooni tööstusnõukogu (CIC) algatus algatatud kogu koosolekute, konventsioonide ja näituste tööstuse ühendamiseks, et töötada välja ja rakendada vabatahtlikke standardeid ürituste kavandamise tarkvara ja muude vahendite jaoks. Hoolimata vabatahtlikkusest, oli see tööstusharu mängijahutus.

Üle 2500 tööstuse liikme 60 linnas USA-s ja Kanadas osalesid praktilistel aruteludel ja alates 2001. aastast kaasati vabatahtlikuna rohkem kui 350 tööstusharu spetsialistiga. Koostöö kaudu püüdis APEXi kaasatud ettevõtjad määratleda kogu tööstusharu heaks kiidetud mis määratleksid sündmuste planeerimise tarkvara ja muude tööriistade standardid. See algatus lõpuks kujunes APEXi sündmuste planeerimise tööriistade loomiseks, mis hõlmavad ressursse sündmuste planeerijatele ja uue sündmuste kavandamise tarkvara jätkuva arendamise jaoks.

APEXi tööriistad ja ressursid

2001. aastal oli APEXi algatus ainus tööstusharudevaheline ja ühtset jõupingutust sündmuste planeerimise tööriista standardite väljatöötamiseks. Lõpuks viinud see tööriistade, mallide ja parimate tavade juhiste väljatöötamiseni, mida paljud sündmuste planeerijad kasutavad täna veel mingis vormis. Kõik ressursid on endiselt saadaval veebipõhiseks kasutamiseks või saadaval PDF-formaadis Microsoft Wordi allalaadimiseks.

Tööriistad on kõik saadaval tasuta.

1. Online APEX tööstuse sõnastik
   See interaktiivne veebipõhine tööriist on terviklik viide terminoloogiale, žargoonile ja lühenditele, mida kasutatakse kogu kohtumisel ja sündmuste tööstuses. See loob suurepärase ressursi, et tagada mõistete järjepidevus ja osutub endiselt kasulikuks koolitusvahendiks uutele töötajatele.
2. ESG (sündmuste spetsifikatsioonide juhend) mall
   Sündmuste planeerijaid kasutasid mõiste "jätkamine" viidete koosoleku spetsifikatsioonidele. Selle akronüümi ESG (mis tähistab ürituste spetsifikatsioonide juhendit) asendas seda terminit pärast APEX-i käivitamist standardiseeritud tööriistaga, mida saab kasutada kõigi suuruste sündmuste täielikke juhiseid ja üksikasju koostades ja jagades.
3. APEX eluase ja registreerimine
   Need aktsepteeritud tavad töötati välja kogude, aruandluse ja väljavõtte saamiseks kortermajutuse ja registreerimise kohta kohtumiste, konventsioonide ja muude ürituste jaoks. Samuti osutub see ressursiks eluasemeprobleemidega tegelemiseks, nagu eluaseme pakkujad, Interneti-küsimused, rahvusvaheline eluase ja avalikustamine.
4. PER (post-sündmuse aruande) mall
   Vanade "ajalooaruannete", "sündmuste aruande" või "PER" asendamine on endiselt sündmuste ja kohtumiste tööstuse heakskiidetud vorming, et koguda, säilitada ja jagada igat tüüpi sündmuste kohta täpsed ja põhjalikud sündmuste aruanded pärast sündmusi (kuigi on olemas uued versioonid mitmesugused programmid).

1. Ettepaneku pakkumise (RFP) mallid
   Koos CIC-i avaldatud ajakirjaga koos APEX-dele ja Global Business Travel Association'iga (GBTA) pakub CIC endiselt standardseid RFP vorminguid, mis käsitlevad põhiteavet ja ainulaadseid vajadusi erinevate RFP-de vajaduste jaoks, sealhulgas: audiovisuaalne, sihtkoht juhtimisettevõte, teenindusettevõtja, ühekordne rajatis, transport, funktsioonide ajakava ja funktsioonide seadistamine. Need mallid lihtsustavad õige teabe hankimist, võrdlevad vastuseid ja teevad teadlikke otsuseid.

Ürituste planeerimise ressursid ja tarkvara

Konverentsi tööstuse nõukogu APEXi algatuse eesmärk oli põhjalikult muuta seda, kuidas spetsialistid teatasid sündmuste planeerijatelt koosolekutel ja üritustel toimuvatel üritustel tarnijatele, tarnijatele, töövõtjatele ja muudele sündmuste teenuste osutajatele.

Enne APEXi, selle standardiseeritud juhiseid, parimaid tavasid ja lõpuks ka oma veebipõhiseid tööriistu ja ressursse, oli kommunikatsioon peamine väljakutse tööstuse spetsialistidele.

2000. aastate algusest on palju muutunud. Kuigi APEXi idee ja need eesmärgid algasid juba 1997. aastal ja CIC keskendus peamiselt kontseptuaalsele etapile aastatel 2000-2004 ootama kuni 2004. ja 2005. aastani. Pärast APEXi standardite ja tööriistade käivitamist on paljud teised ressursid ja sündmused kavandatud tarkvara on välja töötatud, kuid ükski asutus ei ole tühistanud CIC tööstusstandardite väljakujundamisel.