Ärge unustage seda väärtuslikku tööriista sündmuse edukaks muutmiseks
Ükskõik, kas olete äsja alustanud sündmuse planeerimisega seotud ettevõttest või on kogenud sündmuste planeerija, on tõenäoline, et olete tuttav ürituste planeerimise kontrollnimekirjaga või vähemalt kuulnud seda, kui see on seotud ürituste kavandamise käigus või tööstuse kogumisega. Sellel on põhjus. Ürituste planeerimise kontrollnimekiri on planeerija parim sõber, väärtuslik vahend sündmuste edukaks haldamiseks.
Märkus: sündmuste planeerimise kontrollnimekirja nimetatakse ka töölehe ajakavaks või kriitiliseks teeks.
Ürituste korraldamine on plaanistamine. Isegi kõige loomingulisema ürituse idee langeb, kui see pole hästi planeeritud ja teostatud. Siin on koht, kus saabub sündmuste kontrollnimekiri. See on teie juhend organiseeritud ja eelseisvaks ajaks hoidmiseks, kui võistelda arvukate ülesannete ja mitmekesiste üksikasjade edukaks sündmuseks planeerimiseks. Ja see on eriti kasulik mitme sündmuse haldamisel. Üks väike ülesanne unustatakse või langeb ühele tähtajale võib põhjustada dominoefekti: teie sündmuse muud ilmselgelt mitteseotud aspektid võivad hakata ükshaaval lagunema.
Nii et ärge lootke oma mällu, kleepuvaid märkmeid või kleepige oma padi, et hoida oma sündmuste planeerimise äri sujuvalt. Õppige tõhusate sündmuste planeerimise kontrollnimekirja koostama ja see muutub varsti teie uueks parimaks sõbraks.
Enne alustamist
Alustamiseks kustutage graafikust mõni aeg, et keskenduda kavandatavale üritusele.
Järgmisena puhastage oma meelt. Tõsiselt Pole pilku telefonis ega e-kirja vastamist. Peate kujutama seda sündmust algusest lõpuni ilma katkestusteta ja häireta, et saaksite tõhusalt planeerida kõik ülesanded, mis tuleb lõpule viia.
Sea end valmis
Mõelge kavandatavale üritusele ja kirjutage kõik kinnitatud andmed: kliendi nimi ja kontaktteave, sündmuse kuupäev, asukoht, osalejate arv jne.
Võta välja kalender ja märkige kalendris sündmuse kuupäev rasvases kirjas. Koguge kõik muud asjakohased materjalid - koha fotod, toitujate nimekiri, kellega ühendust võtta -, mis on selle ürituse osa.
Mine tagasi
Sündmuste planeerimise kontrollnimekirja kirjutamise alustamise viis on töötada tagasi.
Külalised tunnevad sündmust ühekordse või mitmepäevase kogunemiseks koos kõigi sündmustega korraga. Nagu elusolev esitus, mis ilmub laval ja täidetakse kaunilt. Ürituste korraldajad näevad sündmusi kui väiksemaid üritusi, mis sobivad kokku nagu mosaiikpildid, et jõuda lõppsündmuseks. Nii, nagu planeerijad, alustame alguses. Milline on mitu nädalat või kuud enne tegelikku sündmust.
Alusta algusest
Kui otsustate, kust kirjalikult oma sündmuste planeerimise kontroll-loendit alustada, mõtle oma sündmuse kindlale alusele. Enne värvilahenduste valimist ja lillede tellimist peate tegelema põhitõdesidemetega. Alustades lepingute sõlmimisest kuni ruumide läbirääkimiseni, tuleb kõike kirjutada oma kontrollnimekirja, olenemata sellest, kui suur või väike. Võti on kõigepealt hoolitseda mis tahes ülesannete eest, mida saab eelnevalt täita, et lubada ajagraafikus rohkem aega sündmuskohale lähemal asuvate ülesannete jaoks.
Mõned näited teemadest, mida soovite oma sündmuse planeerija kontroll-loendisse lisada:
- Lepingu sõlmimine (kliendi, kohtumise, müüjatega jne).
- Kinnitage kuupäev ja kellaaeg koos toimumiskohaga
- Laenutus meelelahutus (bänd, kõneleja jne)
- Turvaline hotellblokk
- E-posti kutsed
- Valige menüü
- Laenuta ootavad töötajad
- Kinnita külaliste arv
- Liikuge läbi saidi
- Kinnitage ruumi seadistamine
Luba ekstra ajastus
Iga sündmuse kontrollnimekirjaga lisage lisaaeg. Kui kutsete tegeliku saatmise kuupäev on 15. märts, lisage oma loendisse üksus, et kutsed oleksid valmis 8. märtsiks, üks nädal enne seda, postitamiseks. See annab teile mõne lisaaega, kui midagi läheb kutsetega koos või kui olete ajakava tõttu mõnel muul põhjusel.
Lisage meeldetuletused oma kontrollnimekirja
Ei piisa, kui kirjutad oma "kontrollnimekirja" kirjaga "lepingu sõlmimiseks toitlustusettevõttega" ja seejärel tühjendage kasti, kui see on valmis.
Peate veenduma, et toitlustusettevõtja on saanud lepingu koopia ja teile on tagastatud ka allkirjastatud koopia. Nii et iga olulise elemendi kohta, mille te lisate oma kontrollnimekirja, lisate meeldetuletuse. Näiteks: "Jälgige toidukaupade re: leping". Lisage teine hilisem meeldetuletus, mis näitab "Saadud tellitud leping toitlustusettevõttest". Ülesandega tegelemine ei ole haruldane ja seda tehakse siis, kui see oli tõepoolest teie pooleli.