Sammud täiusliku võistluse toimumise leidmiseks
Eeldades, et olete juba kindlaks määranud kavandatava ürituse tüübi ja selle eesmärgi, tuleb arvestada paljude teiste teguritega, kuna alustad saali valimise protsessi ise.
Järgnev käesolev juhis aitab teil sooritada täiusliku ürituse ruumi valimise samme.
Määrake oma sihtrühm ja teate oma külalisteloendi
Kui ürituse toimumiskoht planeerib, on üks tähtsamaid andmeid, mida te peate teadma, see, kes teie külalised saavad ja kui palju te kavatsete osaleda. Kuigi sündmuse tüüp kindlasti teavitab koha valikut, on ürituse ruumi üks suurimaid piiravaid tegureid tema võimsus. Veenduge, et tunnete külastuste arvu vähemalt täpset hinnangut (see võib olla vahemik), kuna see piirab kohapeal oma võimalusi kohe. Samuti peaksite kaaluma oma publikut. Veenduge, et koht ei kajastaks mitte ainult sündmust, vaid ka külaliste maitset ja ootusi.
Määrake sündmuste kuupäevad
Kontrollige oma kalendrit, sest ajastus mõjutab paljusid otsuseid, sealhulgas teie valitud koha. Pärast oma külaliste nimekirja on teie sündmuse kuupäev järgmine piirav tegur.
Sõltuvalt kavandatava ürituse tüübist võite arvata, et peate olema oma sündmuse kuupäeva jaoks paindlik, et saada soovitud koht või soovitud kuupäeva saamiseks peate olema paindlik oma koha valikuga. Te peaksite alustama kohtumiste planeerimist, teades, kus teie või klient on paindlikud.
Siin on mõned küsimused, mida tuleb kaaluda:
- Millal on teie külalised kõige tõenäolisemalt osalemiseks vastavalt nende ajakavadele?
- Millistel kohtadel on neil aegadel sobiv ja vaba ruum?
- Millal on teie juhtkonnale parim aeg korraldada üritus?
Arvutage oma eelarve
Avatud eelarvega saab igaüks plaanida suurepärase ürituse ja korraldada lõputu valiku saalide valikuid. Kuid teie rahalised vahendid on tõenäoliselt piiratud ja peate teadma, millised on teie rahalised piirangud - isegi kui teie sündmuse eelarve on lihtne, kasvõi kampaania hinnanguline arv või vahemik. Ürituste planeerija saab alati planeerida suurepärast sündmust mõistliku eelarvega.
- Kas ruumid, ruumid, tehnilised ja toitlustuskulud vastavad teie eelarve parameetritele?
- Kas olete pidanud läbirääkimisi teenuse soodsa hinna üle ja näitas oma rolli väärtust?
- Kas olete lubanud eelarves paindlikkuse juhul, kui reaartikkel kulud ületavad plaani?
Kohaldamisala erinevad asukohad
Kui külaliste nimekirjade numbrid ja võimalikud sündmuste kuupäevad on kitsendatud, on oluline kindlaks määrata kohad, kus sündmust võiks hoida. Hotellid ja ürituste- või konverentsikeskused on ühed kõige populaarsemad ürituste ruumid üritusteks ja pulmapeodeks, kuid need pole ainsad võimalused.
See on aeg olla oma mõtteviisis loov. Mõtle järgmist:
- Milliseid kolme parimat kohta peate silmas teie koosoleku teema?
- Kus teie külalised eelistaksid sellel kohtumisel osaleda?
- Mis on teie külalistele kõige mugavamad?
- Millised ootamatud asukohad võivad lisaks RSVP-ile tõusta ka väljaspool hotelli?
Leidke õige ürituse ruumi tüüp
Teie valitud kohas peab olema sobiv koht kavandatava ürituse jaoks. Kas teie sündmus nõuab tantsupõrandat? Kas vajate PA süsteemi? Mis on kõlari poodiumil või projektoriekraanil? Millist laua seadistust peate? Lisaks sellele, et kaalute neid küsimusi, on siin mõned tippkohtumiste planeerimise küsimused, et endalt küsida:
- Kas sündmuse koht vastab teie programmi või ürituse erikriteeriumidele?
- Kas koht võib teie toodangut, meelelahutust, A / V-d, heli ja muid tehnilisi vajadusi rahuldada?
- Kas rajatise seisukord peegeldab teie organisatsiooni kõrgeid standardeid?
Vaadake ruumiteenuseid ja piiranguid
Lisaks sobiva ürituse ruumi leidmisele tahate uurida ka muude koha pakutavate teenuste tüüpe ja otsustada nende väärtust oma sündmusele. Mõnes kohas on ka eelistatud müüjate nimekiri, kust peate töötama, et leida tarnijaid või tarnijaid muude teenuste jaoks. Teistes kohtades on ürituse enda kujunduse või muude aspektide suhtes piirangud. Mõned küsitavad küsimused on järgmised:
- Kas see koht pakub hea parkimisvõimalusi või valet?
- Kas see koht pakub turvalisust?
- Kas see koht pakub selliseid lisateenuseid nagu toitlustamine, lillekorraldus, voodipesu ja laudade rentimine jne?
- Kas sellel kohtadel on meeskonna seadistamine ja puhastamine?
- Kas see koht piirab teisi tarnijaid, kellega te töötate?
- Kas sellel kohtadel on toidu- ja joogiministeeriumid?
Mõelge kohtumõistmise mainele
Teenuse osutamise maine on kriitiline. See on sageli hea sündmuse toimumise ja suurepärase sündmuse toimumise vahe. Mälestatakse alati seda, kuidas ruum haldab oma rajatisi, personali ja kliente. Tutvuge kohtumiste maineväärtusega, mõelge nendele küsimustele:
- Mis on konverentsijuhi, toitlustusjuhi või juhatuse peakokk?
- Kas juhtkond kohtleb teid nagu VIP-klient või lihtsalt üks mitmest programmist?
- Kui suur paindlikkus on koht, kus te soovite laiendada?
- Kas neil on iseloomustused või ülevaated saadaval?
- Kas koht pakub fotosid teiega sarnastest sündmustest?
Planeerige kohtumispaik
Kui logistika ja aeg ei takista seda kindlasti, peaks iga sündmuste planeerija viima läbi kohapealse kontrolli, enne kui lepitakse kokku mis tahes kohas. Pildid võivad olla väga kasulikud, kuid on mitmeid aspekte, mida saab hinnata ainult isiklikult. Küsige ekskursiooni kohale, kaasa arvatud kõike alates parkimisest kuni sissekäigu juurde ja sündmuste ruumi vannitubadele. Teil on hea meel, et sa tegid seda!
Lisage kliendi eelistused
Päeva lõpus peavad sündmuse planeerijatel olema oma klientidele soovitusi oma koha kohta (olgu see siis sisekliendid nagu ettevõtte juhid või juhatus või välisklient) ja saada kinnitusi. Ainuke küsimus, mida kliendiga seoses planeerimise etapis küsida, on kas klient kinnitab minu soovitus (d)? Selleks, et mõnele kindlalt sellele küsimusele vastata, peate tagama, et saate aru algusest peale kliendi ootustest ja eelistustest.