Oluliste sündmuste planeerimise näpunäited katastroofilise erakorralise sündmuse vältimiseks
Kuid sündmuste planeerimise korral püüab pädev sündmusjuht alati Murphy seadust leevendada, tunnustades võimalust, et asjad lähevad hästi ja planeeritakse.
Ürituse korraldajatena on teie kohustus tagada, et teie kliendi eriline üritus toimib sujuvalt ja nii vähese haardega kui võimalik inimlikult.
Reaalses maailmas pole võimalust iga võimalust katta, kuid vähemalt peaksite teadma kriitiliste sündmuste planeerimise vigu, mida iga sündmuse juht peab vältima.
Eelnevalt sisestatud on ettevalmistatud, nii et tutvu viie olulise näpunäitena, mis aitavad teil vältida katastroofi katastroofi järgmisel kavandatud sündmusel.
- Halb suhtlemine - see on tõenäoliselt kogenematu sündmuste planeerijate kõige tavalisem viga ja seda tuleb vältida igal kulul. Vigane suhtlemine (nagu vale suhtlemine või suhtlemine puudub) võib õnne katastroof. Halb suhtlemine on tihti detailide tähelepanuta jätmise tagajärg, seda eriti teie sündmuste kontrollnimekirjas. On äärmiselt oluline, et suudaksite tõhusalt suhelda nii oma sisemise sündmuste meeskonnaga kui ka oma tarnijatega. Kuigi te ei soovi kõigile mikromajandust, peate teadma, kes teeb mida ja millal, et tagada, et kõik osalejad teaksid, mis neist oodatakse, ja hoiab nende määratud ajakava.
- Halbade või puuduvate situatsioonide planeerimine - on hea võimalus, et vähemalt mõni asi läheb teie sündmuse toimumise päevadel ja tundides valesti. Veelgi hullem, mõned asjad lähevad teie erilise sündmuse ajal tõenäoliselt halvasti. See on normaalne ja oodata. Professionaalne sündmuste planeerija mõtleb edasi, tuvastab, mis võib valesti minna, ning on olemas hea situatsiooniplaan. Näiteks, mis siis, kui teie registreerimissüsteem rikub sündmuse toimumise päeval? Mida teha, kui toidust välja jooksevad, kuna inimesed näevad välja? Mis juhtub, kui teie peamine kõneleja ei ilmu või saabub hiljaks? Kui ükskõik milline neist asjadest juhtus, kas sa suudaksid hakkama saada? Teisisõnu, kas teil oleks plaan B?
- Ebapiisav transportimine - kas te olete täiesti veendunud, et teie poolt korraldatud transport delegatsioonide ja esinejate saamiseks teie üritusele ja teie kohta on piisav? Registreerige oma sündmusest lähtuvatel nädalatel ja sündmuse päeval, et kõik transpordi nõuded on piisavalt täidetud. Sa pead mõtlema situatsiooniolukorras. Mis juhtub, kui sõiduk katkestab teie ürituse hommikul? Kas teil on alternatiivne transport teile kättesaadav?
- Selgete märgistuste puudumine - pole midagi erilist sündmust külastavate inimeste jaoks rohkem masendav kui segane järgmise väljapaneku toimumise ajal. Vältige seda, veendudes, et kuvate piisavaid märgistusi, mida on lihtne lugeda ja mõista. Parem on minna üle parda ja neil on liiga palju märke kui riskikülastajad kaotatakse ja pidevalt küsitakse juhiseid.
- Ebapiisav töötaja - teie erilise sündmuse toimumise päeval tegeleb tõenäoliselt suur hulk osalejaid. Ärge tehke eksimust, kui tugineda vaid ühele või kahele isikule, kes tegeleks delegaatide küsimuste või muredega. Veenduge, et teil on hea osalejate arv ja kindlasti veenduge, et teie ürituste kavandamise meeskond ja müüjate poolt pakutav personal annaksid teie üritusele piisavalt personali.
Lisaks mõtlemisele ja planeerimisele, mis võib valesti minna, et tagada sujuv ja edukas sündmus, on parim poliitika alati kontrollimiseks ja topeltkontrollimiseks.