Chicago ürituste linnapea ja Illinoisi restoranide assotsiatsioon töötavad koos selle aasta toidufestivali kavandamiseks ja elluviimiseks.
Ühenduse toidufestivali planeerimine
Oluline on kohalike omavalitsuste ja kohalike omavalitsuste sündmuste planeerijate jaoks suur toitumisfestival, nagu Chicago maitse või sama planeeringu väiksem versioon. Chicago maitse on suurepärane juhtumiuuring mis tahes kogukonna jaoks, kes kaalub sarnast programmi. Iga ühenduse toidu festivali peamised funktsionaalsed alad hõlmavad järgmist:
- Toimingud
- Toidukauplejad
- Programmeerimine
- Sponsorlus
- Turundus / avalikud suhted
- Raamatupidamine / lepingute haldamine
Me kaevame igasse piirkonda sügavamale, kuid kõigepealt laseme Chicagos maitse tegeliku planeerimisega tundlikuks sellise sündmuse ajakavale ja üldisele juhtimisele.
Ühenduse toidu festivali planeerimise ajakava
Kui keegi läheneb seda tüüpi üritusele esimest korda või kes kaalub laienemist olemasolevale festivalile, on tähtis alustada planeerimist vähemalt aasta enne sündmust.
Kindlate näidete kohaselt järgib linnapea erisündmuste büroo järgmist iga-aastast Chicago maitset:
- 12 kuud : määrake festivali kaardi asukoht, kuupäevad ja jäik skeem. Asjakohaste linnavalitsuste kaasamine igal sammul
- 9 kuud : värskendage festivalikaarti ja alustage funktsionaalsete piirkondlike pakkumistega
- 6 kuud : kinnitage müüjad, sponsorid, programmeerimine ja tarnijad
- 4 kuud : lõpetage meelelahutus ja kinnitage funktsionaalne piirkond uuesti
- 3 kuud : toome välja festivali turundusmaterjale
- 1 nädal : toimingute koormamise juhtimine
- 1 päev : hallata tarnija laadimist
- Sündmuse lõppjäreldus : juhtida töökoormust välja
- 1 nädal pärast : korraldage kokkuvõttev koosolek ja tehke soovitusi
Üldine ühenduse festivalide juhtimine
Valitsusasutusena tegeleb linnapea erisündmuste büroo Chicago maitsega ning pikkade sündmuste loendiga Chicago lakefrontil, naabrusfestivalidel ja muudel aladel. Task on ainulaadne Chicagos, kuna see on tasuta sündmus, kuid Taste eest saadav tulu maksab enamuse kõigi muude kontori hallatavate ürituste eest.
Toidukultuuriprogrammi juhtimiskogemus, mis sai alguse 1980. aastast, on enamus linnapea erikohtade büroos ja Illinoisi restoranide ühingu funktsionaalsetes meeskondades oma piirkondades väga kogenud. See võimaldab Chicago maitse peadirektoril keskenduda kõikide osapoolte planeerimisele ja jõustamisele ning hoida sündmust rajal.
Peale kontori liikmete töötab peakontor vähemalt 20 eri linnaosakonnas ja -asutustes, sealhulgas (kuid mitte ainult) järgmist:
- Politseijaoskond
- Tuletõrje
- Tervishoiuministeerium
- Streets and Sanitation
- Park District
- Hädaolukordade juhtimise kommunikatsioonibüroo
Eriürituste linnapea juhatuse teine oluline funktsionaalne piirkond on raamatupidamine / lepingute haldamine. Kui tegemist on valitsuse sündmusega, on see väga struktureeritud hankemenetlus ja kõik lepingud peavad järgima linna suuniseid.
Koos sündmuse planeerimise ajakavaga ja üldise sündmuste juhtimisega on võimalik nüüd uurida ürituse peamist funktsionaalset valdkonda.
Olles tutvunud Chicago sündmuse ajaloo ajalooga ning kasutades selle planeerimist ja teostamist juhtumiuuringuna, oleme valmis kaevama veidi sügavamale sündmuse kõigisse peamistest funktsionaalsetest piirkondadest.
Toimingud
Tegevuspiirkond vastutab saidi ettevalmistamise, etapi ja tootmise eest, sündmuste tugi, turvalisuse jms eest.
Operatsioonide jaoks on vaja palju ettevalmistavaid kohtumisi ja operatsioonide meeskond on tihedalt seotud sündmusekaardi kujundusega.
Vastavalt Chicago maitse tegevuste juhtkonnale on suur mõju, kui kaasata kõik linnaametid protsessi varakult. Operatsioonide meeskond haldab järgmisi protsesse:
- Enne sündmuse laadimist (seadistamine)
- Toimingud sündmuse ajal
- Sündmusjärgne koormus (pühkima)
Need protsessid hõlmavad tänava sulgemist, telkide ehitamist, tõstukite operaatorit, puuseppasid, elektrikut, hooldusseadmeid ja personali, turvalisust, tarnija veokite logistikat, juhtimisseadmeid ja palju muud. Mõelge, mida teie operatsioonide meeskond ennast kohtleb ja mida nad oma sündmuse jaoks kokku lepivad. Milliste teiste asutustega teie meeskond peab töötama? Võta nendega ühendust niipea kui võimalik.
Restoranid / müüjad
Arvestades toiduainete festivalide nagu Chicago maitset keerukust ja suurust, võtab Illinoisi restoranide ühingu juhtiv juhtroll toidukäitlejate juhtimisel, kes osalevad iga-aastasel üritusel. Chicago 2015. aasta maitse jaoks toimus üritus, kus osales 60 + toidukaupleja, sealhulgas 19 + uut restorani, mis esindasid paljusid Chicago eripärasid. Muidugi, Chicagos asuvad alati toidutarnijad, kes on valitud ürituse jaoks, sealhulgas pitsa, ribid, jäätis ja juustukook. Teie kogukonna toidufestivalil on tõenäoliselt ka traditsiooniline toit.
See on soovitav koht, kes valitakse sellel toidufestivalil osaleva restoranihaldurina ja kriteeriumid nõuavad, et osalejad oleksid kohalikud restoranid, mis kajastaksid Chicago piirkondi. Lisaks peavad nad suutma helitugevusega tegelema ja neil olema linnaga täiesti puhas seisund. Osalevad restoranid läbivad järgmised kursused ja kontrollid:
- Lõpetage Illinoisi restoranide ühingu suvefestivali sanitaarsertifikaadi kursus
- Chicago Rahvatervise osakond külastab kabineid kolm korda päevas
- Hoidke inventuuri voolu oma kabiinide ja külmutusautode vahel
Kui tegemist on teie kogukonna sündmusega, mõelge, milliseid kriteeriume võite osaleda toiduainete tarnijatel ja kui palju soovite. Esimene aasta võib olla karm, kuid iga aasta edu korral leiad tõenäoliselt, et teil on rohkem huvi.
Programmeerimine
Chicago maitse on üldine kogukondlik sündmus. See tähendab, et kuigi "toit" on see, mis tõmbab rahvahulka, on see muu tegevus, mis hoiab inimesi seal. Aastate jooksul on programmitöö meeskond integreerinud üldistesse programmidesse mitmed järgmised elemendid:
- Tasuta kontserdid mitmel etapil (rahvuslikud ja kohalikud meelelahutajad)
- Cooking paviljon koos top chefs ja kokaraamat autoreid
- Perekool, sealhulgas lasteklass
- Keskkonnahoidlik telk rohelise hariduse jaoks
- Sport paviljon koos fitness näpunäiteid
- Rahvusvaheline paviljon (shopping)
- 2-kilomeetrine jalutuskäik
- Toidu tarnijad
- Budweiser Clydesdales ja nende Dalmaatsia kaaslased
- Lõbusõidud
- Ilutulestikuprogramm
- Avamistseremoonia
Mõelge, milliseid muid programme ja tegevusi võite oma toidufestivali lisada.
Sponsorlus
Chicago maitse hõlmab mitmeid sponsorluse kategooriaid, mis on peamine rahastamisallikas ja mitterahaline toetus. Ettevõtte turustajad ja korporatiivsete ürituste korraldajad kipuvad osalema kogukonna üritustel nagu Maitse oma brändi tugevdamiseks ja kokkupuute saamiseks.
Hospitality on osa, mis mõnede sponsorite hulka kuuluvad nende pakettidesse, võimaldades neil sponsoritel saada oma kliendisündmuste korraldamiseks mõne istekoha ja privaatse telgi jaoks soodsat juurdepääsu.
Toiduga kaasas olnud sponsori tüübid olid järgmised:
- Mobiilside
- Toidupoes kett
- Joogitootjad
- Jaekauplused ja pangad
- Lennufirma ja hotellid
- Meedia
- Automakers
- Toidu tarnijad
- Restoranid
- Fitness ja tervishoiu organisatsioonid
- City Park District ja ühistransport
Mõelge, millised kohalikud ettevõtte sponsorid võivad olla huvitatud ühenduse sündmuse rahastamisest, ja mõelge, milliseid pakette ja soodustusi pakute neile sponsoritele.
Turundus / avalikud suhted
Chicago toiduga tegelevad turustajad on kadestusväärses olukorras, sest tegemist on sündmuste tüübiga, mis meedia tähelepanu juhitakse automaatselt Chicagos ja mujal. Veelgi paremad, meedia sponsorid aitavad ka Maitset edendada. See tähendab, et linnapea erisündmuste amet ei pea kulutama liiga palju traditsioonilisi reklaamivorme, et levitada sõna ja edendada seda sündmust .
Turundajad reklaamivad sündmust, kirjutades pühendatud pressiteateid igale sündmuse piirkonnale, korraldades sündmuse veebisaiti ja korraldades sündmuse brošüüri. Need elemendid vajavad tihedat koostööd kõigi teiste funktsionaalsete piirkondadega, et dokumenteerida ajakava ja sisu muutus, kui need esinevad.
Alguses võib kogukonna toidufestivalidel olla raske saada sellist suurt ja tuntud sündmusi nagu Chicago garderimaitse. Kuid kaaluge, milliseid meediumikanaleid võite vabalt vajutada ja hakata planeerima neid turundusmaterjale, mida teie turundusmeeskond käitleb nagu veebisait, lendlehed ja brošüürid.