Kuidas tagada, et teie sündmus täidetakse sujuvalt
Külalisi, mitte sündmuste planeerija, annab teile võimaluse jälgida sündmuste toimingutega tegelevate töötajate tegevust, perspektiivi, millest sageli on lihtsam mõista, mis hästi toimib - ja mis mitte.
Siin on kolm viga, mida tõenäoliselt näete halvasti hallatavates sündmustes, samuti näpunäiteid selliste sündmuste vigade vältimiseks.
Rikutud registreerimislaud
Kui külalised kõnnivad registreerimislauas , peaksid sündmuste töötajad olema tervitatavad ja valmis külalistele abistama - ükskõik mis olukorrast.
See ei ole teenustele orienteeritud ega isegi viisakas eeldada, et sündmus ei kuulu keegi, kes käib registreerimislauas. Kuid just see võib juhtuda, kui töötajad ei ole korralikult ette valmistatud ega teavitatud. Tuletage sündmuste töötajatele meelde, et registreerimislaud esindab võõrustaja ja ürituse taga olevat organisatsiooni. Töötajad peaksid tervitama kõiki külalisi registreerimislaual ja küsima, kas nad on seal sündmuse või võõrustaja nime jaoks sündmusele sisselogimiseks. Kui viga on tehtud, siis enamus külastajaid ennast õige ja vabandan ise. Kui ei, siis tuleks personalile anda juhised selle kohta, kuidas olukorda kõige paremini läheneda.
Kindness läheb sündmuste toimumise ajal kaugele.
Messy Event Setup
Enamikes kohtades korraldab majapidamine puhastust ürituste ruumi, ja banketitegevuste töötajad lõpetavad seadistamise . Kui banketitoimingud lasevad klaasi ja ei jälgi krundid koristama, siis jäävad kiltkivid põrandale - kui sündmuste personali ei puhastata.
Purustatud klaasi ja muude prahtkohtade lõhestumine ei lase endast kohutavat pilti, vaid võib tekitada ka ohtu. Seetõttu võtavad parimad sündmuste planeerijad alati 1-2 tundi enne alustamist aega, et jälgida seadistust ja teha piirkonna läbivaatusseeriaid ning otsida klaasi ja muid esemeid 30 minutit ja veel 15 minutit enne üritust. Kui midagi poleks paigas, võib sündmuse planeerija tuua seda banketi töötajatele tähelepanu.
Aeg-ajastatud puhastamine
Igal üritusel toimub kaks (mõnikord konkureerivat) sõiduplaani: korraldajate päevakord ja tegevuskoha töötajate töögraafik. Ürituse planeerija on kohustatud tagama, et mõlemad oleksid asjakohaselt sünkroonitud.
Programmi esitus või peamine sõnum esineb tavaliselt pärast mõnda saabumiseni vastuvõtmist, mis võib sisaldada registreerimislaudu, toitu ja jooke. Seepärast tuleb tegevuste korrastamise ja katkemise ajastamist hoolikalt kavandada, et mitte takistada ega katkestada programmi päevakorda. Kui puhas ja pisaratükk ei käsitleta sündmuste toimingutega enne tähtaega, võib sündmuste planeerija leida, et tabeleid ja muid objekte võib otse hostide või külalisesinejate ees eemaldada, häirides kõiki ruumis olevaid inimesi.
Kas sündmuste planeerijatel tuleb peolaudade juhtidele meelde tuletada, kui peate oma töötajaid tööle ja kui nad peaksid olema vaiksed? Vastus on jah.
Alumine rida
Ehkki hoolikalt hallatavad kohtumised koos hoolika sündmuse toimingute juhtide ja töötajatega peaksid sündmuste planeerija tööd lihtsamaks tegema, ei pruugi selline täiuslik ürituse teostamine alati nii olla. Suurepärased sündmuste planeerijad teevad kõik üksikasjad sündmuse täitmisel oma äri. Nad võtavad aega, et arutada kõiki seadistamise, sündmusteenuse ja pühapäeva juhtidega seotud aspekte enne sündmust ennast ja jälgida sündmuste toiminguid enne, pärast ja pärast, et tagada kliendile parim võimalik sündmus.