Enne alustamist ei alustata
Viivitus on teie vaenlane. See on üks levinumaid sündmuste planeerimise vigu, mida soovite vältida.
Varem võib sündmuse planeerimise protsessi alustamata jätmine põhjustada rida probleeme. Niipea kui kuupäev on valitud ja teil on oma sündmuse ja eelarve üldine ulatus, pääsete tööle. Hotellid ja muud kohad broneeritakse eelnevalt nii, et see oleks võimalikult kiiresti tagatud. Selle tegemata jätmine piirab teie toimumiskoha valikuid ja kahjuks jääb see kohtunike juurdepääsetavaks. Külalisesinejad ja elavad meelelahutused võtavad broneeringuid ka tegelikule sündmusele. Kui sündmuse kuupäev on turvaline, tehke oma uurimus ja kui otsustate oma esineja valikul, siis saate kohe allkirjastatud lepingu.
Teine ülesanne, millega tuleks koheselt tegeleda, on iseenda korraldamise kontrollnimekirja korraldamine. Kõigi sündmuste planeerimise protsessi sammude kaardistamisel, nende vajaduse kindlaksmääramisel ja iga ajakava koostamisel on teil väärtuslik juhend alustamiseks ja teekonna jälgimiseks.
Alustades liiga hilja on üks kõige tavalisemaid sündmuste planeerimise vigu.
Konkureerivate ürituste mittekontrollimine
Kas olete kunagi plaaninud oma sündmust õppida - kui planeerimisprotsess on alanud ja sündmuse kuupäev on määratud -, et samal päeval toimub teine konkureeriv üritus? Ainult üks sündmus tõmbab rahvahulga, nii et ärge võta oma võimalusi ja ületage sõrmed, et kutsutud osalejad valiksid teie ürituse.
Vältige olukorda üldse.
Tehke oma hoolsuskohustus ja kontrollige sündmuste konflikte enne, kui on liiga hilja. Vaadake ajakavad tööstuse kogunemiseks (nii suurte kui ka väikeste), pühade lähedust, suuri spordiüritusi ja kohalikke kogunemisi, mis võivad sündmusele sõitjaid häkkida. Kui olete otsustanud oma sündmuse kuupäeva, saate sõna oma külalistele. Kuupäevade salvestamine ja eelseisvate sündmuste loendid annavad huvitatud inimestele võimaluse märkida oma sündmus oma kalendris.
Kinnitamata müüjad
Allkirjastatud müüjaleping on õiguslikult siduv kokkulepe ja annab teile kirjalikult mõne kirjaliku nõusoleku korraldada tarnija, kes vastutab nende pakutavate teenuste eest. Kuid see ei tee midagi teie jaoks sündmuse ajal, kui te mõistate, et müüja ei näita. Selle sündmusega seotud leping ei anna teie näljasele külale toitu ja ei anna laudade ja toolide tühja tantsusaalisse. Kinnitage iga müüjaga mitte üks kord, vaid kaks korda. Jah, kaks korda Kinnitage oma allkirjastatud lepingu kättesaamist, kui olete mõlemad tingimustega nõus. Kinnita veel kord enne sündmust ise. See ei ole teie vestlus toidupartii või sisekujunduse üksikasjade kohta; see on konkreetne järelkontroll, et veenduda, et teie sündmus on ikka veel nende kalendris.
Sündmuse müüjad broneerivad mitu sündmust ja teie paberimajandus on väga lihtne segaduses kaotada või kellegi teise poolt ettevõttes valesti esitati. Nii et veenduge, et seda ei juhtuks, kui kasutate neid tagasi, et registreeruda ja kinnitaksite, et teie sündmus ning andmed kuupäeva, kellaaja ja pakutavate teenuste kohta on tegelikult nende ajagraafikus. Ja pidage seda müüja lepingut hõlpsasti kättesaadavaks.
Mitte "plaani B"
Erakorralise planeerimise plaan peab olema mis tahes sündmuse jaoks, kuid konkreetselt nende ürituste jaoks, mida kavatsetakse hoida vabas õhus. Ilmastikutingimused on ettearvamatud ning kui orkaan, tuul nõrk tuul või raevukaru ähvardab teie sündmust tühistada, on varukoopia. Vihmaaja, vahelduva sündmuse toimumiskohad ja muudetud tegevusgraafikad on kõik võimalused, kui teie väljasündmus - või selle osa - tuleb paigutada siseruumides.
Lisaks ilmastikunähtuste ettevalmistamisele saab ka muid ebatavalisi asjaolusid enneaegselt tegeleda. Toite katkestusi saab vähendada generaatori kohapeal. Ületäitmise parkimist saab teisaldada teisele eelnevalt korraldatud asukohale. Hotelli tubade kättesaadavuse probleeme saab lahendada, hoides oma hotelli blokis mõnda täiendavat tuba reserveeritud. Vaadake oma sündmuse eripära ja mõtlege valdkondadest, mis on vastuvõtlikumad probleemidele. Planeerides edasi ja arendades alternatiivseid stsenaariume, saate vältida ühte kõige kulukamatest sündmuste planeerimise vigu.
Pole piisavalt töökohta
Kui tegemist on ürituste töötajate rentimisega, on parem. See maksab sulle rohkem raha, kuid see võib teie sündmust salvestada. Pilt sellest: varukoopia autodest, kes ootavad parklasse sisenemist, samal ajal kui parkimisosutajad pettusega üritavad sammu pidada. Rida pettunud külastajaid, kes ootavad jooki tellimist, püüab üks server vastata nõudlusele. Sündmuste registreerimise töötajad on raputanud suure hulga äsja saabunud külalisi, jättes väsinud reisijatele liiga kaua aega, et sisse logida. Saad idee. Kui teil on täiendavaid ürituste töötajaid, kes abistavad hõivatud aegu, osutage lisateenuseid vajalikele aladele, lahendate tekkivaid probleeme või võtaksite külalislahke kohalviibimisega külalistele küsimuste abil, saate oma ürituse heast üritusest suurepärase ürituse juurde tõsta.
Kui üritate töötajaid , siis otsige neid töötajaid, kes töötavad teie kavandatava ürituse tüübiga. Palgata ainult professionaalseid, väga soovitatavaid töötajaid. Õpeta neid, mida teie üritus on, külastajaid, kes osalevad, teie ootustele ja kellele nende kontaktpunkt on, kui neil on küsimus või probleem. Sündmuste töötajad - kuigi neid pakuvad välistarnija - esindavad teid ja teie ürituste kavandamise tegevust. Negatiivne kohtumine koos ürituste töötajad elab nii külaliste kui ka kliendi mällu ja suudab hankida isegi kõige paremini kavandatud sündmusi.