Konverentsi planeerimise tegelikkus on see, et ilma igasuguse kogemuseta võite kaotada palju aega üle mõeldes iga väikse detaili, vältides samal ajal olulisemaid probleeme.
Esmakordajate jaoks protsessi lihtsustamiseks kirjeldame kõige olulisemaid samme, pakkudes teile linke meie üksikasjalikumatele käsiraamatutele iga konkreetse teema kohta. Tulemuseks on siin konverentside planeerimise juhend, mis aitab teil alustada kindlate mallidega.
1. samm: kujundage oma konverentsi visioon
Iga sündmus algab nägemusega, kuid peate oma nägemust muutma sõnadeks ja numbriteks, et mõõta kulusid ja teha teadlikke planeerimisotsuseid. Esiteks peate alustama põhitõdedega, nagu kes, mida, millal, kus ja miks.
Loe edasi: Ürituste planeerimine 101: oluliste detailide koostamine
2. samm: äriplaani koostamine
Kui teie konverentsi ei rahastata toetuse ega organisatsiooni vahendusel, tuleb teil kaardistada, kust teie raha on ja millist seda kasutatakse. Selle võrrandi esimene osa, tulu, tuleks arvutada planeerimisprotsessi alguses.
Nüüd, konverentsi hinna kandmiseks, peab teil olema idee, mida kavatsete osalejatele pakkuda. Teie teekond ja kõnelejate nimekiri on potentsiaalsete registreerijate müügifaktor.
3. samm: kohtumiste ja teenuste võrdlemine
Kui teil on konkreetne idee selle kohta, millal teie konverents toimub, ja kui palju inimesi soovite osaleda, saate seejärel alustada sobivate kohtumiste ostmist.
Pidage meeles, et teie toimumiskoha valimine määrab ka teie toitlustamise ja heli / visuaalsete kulutustega. See on tingitud sellest, et enamik konverentsikeskusi ja sündmuste hotelle vajavad kohapeal toimuvate ürituste puhul oma sisemisi teenuseid.
Enamik konverentse peab pakkuma teatud tüüpi ööbimisvõimalusi väljaspool seda piirkonda reisivatele külalistele. See vajadus loob veelgi hulga kaalutlusi oma koha otsuse tegemiseks .
Loe rohkem:
4. samm: registreerijate värbamine ja haldamine
Isegi kõige populaarsemad konverentsid peavad tõhusalt oma sündmuse turustama, et täita kõik maja asukohad. Osalemine on teie ürituse edukuse kõige olulisem tegur. Head kohalviibimised annavad tulu ja sponsorlusvõimalusi. Mida rohkem inimesi olete registreerinud, see suurendab nõudlust reklaamide ja osalemise avade järele. Pikk lugu on lühike, kui sa saad rahvahulga tõmmata, siis kõik muu asetub palju lihtsamini.
Registreerimise haldamine muutub teie sündmuse suuruse tõttu raskemaks. Sellega saab veebipõhist registreerimissüsteemi aidata teil jälgida numbrit, töödelda makseid ja korraldada andmeid.
Loe rohkem:
5. samm: Kohapealsete detailide planeerimine
Lõpuks, pärast konverentsi ärielementide korraldamist ja rakendamist võite hakata mõtlema kohapealsetele üksikasjadele. See hõlmab seda, kuidas osalejad konverentsi navigeerivad, iga ruumi üldine kujundus ning toidu ja joogi turustamine. See on osa konverentsi planeerimisest, millest enamik inimesi osaleb ürituste planeerimisel. Parim viis kõigi andmete koordineerimiseks on marsruudi läbimine nagu teie külalised. Kujutage ette, kuidas nad mõtlevad ja tegutsevad igal päeval, et lahendada probleemid enne nende tekkimist.
Loe rohkem:
- Populaarsed koosolekuruumi plaanid
- Tõhusa registreerimise tabeli ideed
- Konverentsi voogude haldamise märgistamisstrateegiad
6. samm: näituse korraldamise näpunäited
Konverentsidel on tavaliselt näitusepind või kongressipind, kus sponsorid ja müüjad rendivad oma toodete reklaamimiseks ruumi.
See võib olla teie konverentsile väga tulus võimalus, kui korraldate kõike hästi. Pidage meeles, et näitusepiirkond nõuab nii aega kui ka ressursse olulisel määral, nii et veenduge, et olete valmis mitme müüja vajaduste rahuldamiseks, enne kui võtate selle vorminguga kohustuse.
Loe rohkem: