Sündmuste ja koosolekute planeerijate ülesandeks on anda või koostada ametlikke kutsekirju ja -materjale kohtumisteks, stiimulreisideks ja muudeks korraldatavateks programmideks. See ei pruugi tunduda üllatavaks ülesandeks, kuid on oluline jälgida teatud samme, et järgida nõuetekohase kutset etikett ja vältida oma külalistele oluliste üksikasjade puudumist.
Siin on järgmine:
Loo sündmuse teema. Enne ametlike kutsete kirjade ja materjalide kirjutamist peavad planeerijad veenduma, et neil on programmi jaoks köitev teema. Järgmised küsimused aitavad alustada ajurünnakute protsessi: kas see on haridusalane konverents, seminar või stimuleeriv reis? Kus seda hoitakse? Mis on selle sihtkoha või koha ainulaadne? Mis on sündmuse toimumise ajakava? Millised on programmi eesmärgid? Miks osaleja soovib osaleda? Need küsimused aitavad luua suurepärase ürituse teema.
Loo elektrooniline kutse. Suuremate sündmuste jaoks on ametlikesse kutsekirjadesse ja-materjalid nüüd veebipõhistesse registreerimissüsteemidesse üle viidud olulise sündmuse logistika mahtu, mis tuleb RSVP protsessi käigus püüda: nimesid, kontaktteavet, toitumisvajadusi, puuete juurdepääsu, transpordi vajadusi, programmi üksikasjad, tegevuste teave ja palju muud. Märkus. Vähem komplitseeritud sündmused võivad kasutada üksikut veebilehte või graafilist kujundust, mis saadetakse e-posti teel, et edastada sündmuse üksikasju ja RSVP kontakte.
Looge trükitud kutse. Sõltuvalt teie programmi või sündmuse olemusest võib kutse-etikett soovitada, et peaksite kirjutama ametlikke kutsekirju ja märkmeid, mis annavad oma külalistele teada, et te tõesti hindate nende kohalolekut. See erineb sündmuste materjalidest; Selle asemel võtke arvesse lihtsat kutsekaarti, mis annab külastajatele väärtuslikku teavet, sealhulgas hosti ja tema pealkirja, sündmuse teema, kuupäeva (de) ja / või aja (de) ja RSVP-kontakti.
Ametlike ürituste kutsed. Elektroonilises kutses peaksite kirjeldama programmi ja sündmuse kõrgetasemelist teavet. Näiteks kui see on stimuleeriv reis või mitmepäevane konverents, peate lisama järgmise teabe: sihtkoht, peamine hotell / konverentsi koht, peateema, kõnelejad (sh bios), ajakava, tegevused, logistika ja üksikasjad registreerimise kohta. Kutsetähised ja -materjalid peaksid andma külalistel osalemise põhjuse ja alati sisaldama kutset tegevusele.
Kutse etikett algab sihtkoha / koha ülevaatega. Ametlike kutsete tähtede ja materjalide kirjutamisel on alati kõige turvalisem eeldada, et keegi pole asukohta, kus te hostite programmi. See tähendab, et peaksite kirjutama lühikese ülevaate sihtkohast ja / või hotellist / rajatisest / kohtadest, kus seda programmi hoitakse. Kui te plaanite mitmepäevast üritust, hoidke seda teavet võimalikult kõrgel tasemel, kuid veenduge, et seal on piisavalt teavet, et anda külastajatele ainulaadset ülevaadet koha kohta ja miks nad peaksid sinna oma aega investeerima.
Kutse etikett nõuab sündmuse ajakava. Kui plaanite mitmepäevast sündmust, näiteks stiimulprogrammi, kutsekematerjalides peaks olema võimalikult palju andmeid, et külalised saaksid teiega õigeaegselt planeerida. See tähendab, et teie kutse peaks määratlema saabumismeetodid ja -ajad, millal nad eeldatavasti osalevad, ärikohtumiste ja tegevuste kellaajad (ja tegevuste valikud), teave söögitegemise ja lahkumise kohta.
Kutse etikett nõuab tegevuste kirjeldusi. Ametlike kutsekirjade ja -materjalide kirjutamisel anna ülevaade erinevatest tegevustest, et aidata külastajatel paremini otsustada, mis nende huvid vastavad. Kas teie golfiprogramm on 1/2 päeva või täispäeva üritus? Mis on selle jõe kalda "klass"? Mis on kõrgpunkt, kus te võtate sündmust ja kui suur on see mägirattasõidu programm? Milline on maaliklassi ajapikkus ja mida nad õpivad?
Kutse-etikett nõuab teavet koosolekute logistika kohta. Jällegi, eeldades, et teil on mitmepäevane programm, külalised peavad olema varustatud kõigi järgmiste üksuste üksikasjadega:
- Lennupiletite reserveerimine
- Sündmuste registreerimine
- Toa broneerimine
- Lennujaamaülekanded
- Riietumisstiil
- Ilm
- Check-in protseduurid
- Mittehüvitatavad kirjed
- Vastuvõtva töötaja kontaktid
Arendage lõpliku ürituse päevakorda. See näeb välja erinevatest esialgsetest kutse materjalidest, kuid see tuleks esitada kutsutud külalistele saabumisel või vahetult enne ürituse toimumist. See peaks sisaldama tunni-tundi (see on hea, kui ühendada tunde) ülevaade sellest, milline on aja ja millal on planeeritud. Kui teil on korraga planeeritud mitu haridusalast rada, on kasulik kirjeldada neid lugusid rühmades, nii et osalejad teaksid, millised teemad on millal ja kus on planeeritud.
Loo sündmuse teretulnud kiri. Paljud planeerijad võitlevad sellega, mida teavet nad peaksid või ei tohiks lisada teretulnud kirjadesse. Parim nõu on hoida tervituskõne lihtsana ja teavitada külastajaid, et nad on teretulnud ja hinnatud. Kutse etikett näitab, et kirja peaks alla kirjutama sündmuse ametlik võõrustaja.
Üheks kõige tähelepanuta jäänud sündmuse kutsetekstid on lahkumisteade. Tervitustekst ja kõik saabumiste kingitused on oluline, et lisada üksikasjad selle kohta, kuidas külalised lahkuvad.
Loo menüükaardid. Külalised hindavad alati, kas planeerite hommikusööki, lõuna- või õhtusööki, menüükaarte, mis kirjeldavad iga toidukorra menüüpunkte. See annab neile midagi rääkida, kui nad kogunevad teiste juures oma lauas ja võimaldavad oodata töötajad kiiresti saada menüü valikuid külalist, mis aitab hoida ajakava rajal. Märkus. Kui planeerite mõnda erilist üllatust söögi ajal, näiteks mõne ainulaadse meelelahutuse teemaline dessert, on kasulik hoida neid esemeid menüükaardilt eriefekti suurendamiseks.
Loo kinkekaardid kinkimisele. Ükskõik, kas see on saabumiskuupäev või padi kingitus, peaks iga kinkide kingituse puhul olema oma kingituste kaart. See on võimalus kinnitada "tänada" sõnumeid ja muuta teie külalised end erilisemaks tunda. Kasulik on lisada sõnum ja sõnumid, mis peegeldavad sündmuse teema.
Loo üksikud väljumisteated.
Enne lahkumist edastavale päevale teatage külalistele, kes tulevad neile lahkumise ajal meelde, sealhulgas lennunumber ja väljumisaeg. See annab võimaluse lahendada kõik viimase hetke vead, mis võisid logistika ajakavast loobuda.
Näpunäited:
- Veenduge, et teil on suurepärane graafiline disainer ja veebipõhine registreerimisprotsess. Täna on väljakutse, et eksisteerivad mitmed erinevad online-sündmuste registreerimissüsteemid , kuid need nõuavad paljusid kohandusi või kolmandate osapoolte süsteemide kasutamist peetakse iga pakkumise alusel veel natuke hinnalisemaks. Sellepärast on paljud planeerijad endiselt oma kodus kasulike tööriistade ja ressurssidega seotud.
- Leidke endale suurepärane kirjatarbekauplus. Ehkki organisatsioonid liiguvad üha enam elektrooniliste sidevahendite kasutamisse, ei asenda see endiselt trükitud kutsete ja sündmuste materjalide tagajärgi. Otsige kirjatarbeid, mis kommenteerivad teie sündmusteemasid ja muudavad paberi ja suuruste stiili, et luua rohkem huvi ja draama. Teie külalised märgivad jõupingutusi.
- Loo mall ja kopeerige seal. Planeerijad peaksid looma malli kutsekirjad ja -materjalid ning lihtsalt uuendama uusi sündmusi eelmiste programmide ja sündmuste mallidest. Loomulikult tuleks valida ja kasutada uusi kirjatarbeid, graafikat, teksti jne, seega on igal ajal vajalik teatud kohandamine.