Oluliste detailide koostamine
Nagu iga äriprojekt, tuleb kõigepealt korraldada kogu teie poolt pakutav teave ja määrata kõige pakilisemad asjad.
Enne kui soovite alustada ruumi valimist või kõneleja rentimist , peate teadma oma sündmuse põhiparameetreid. Andmeid ja kulusid kolmanda osapoolega on peaaegu võimatu rääkida, kuni teil on rohkem eripära. Siin on peamised üksikasjad, mida peaksite määratlema enne väliste müüjatega ühendust võtmist.
Kuupäev
Kõik keerleb teie erilise sündmuse kuupäeva ümber. Ideaalis soovite, et teil oleks kolm potentsiaalset kuupäeva, nii et saate võrrelda hindade kättesaadavust ja hindu. Püüa lisada maksimaalse paindlikkuse jooksul erinevad nädalapäevad.
Ajakava
Isegi ühe tunni vaheline erinevus võib teie planeerimist mõjutada, nii et peate konkreetselt oma eeldatavate ajakavade kohta täpsustama. Näiteks alustades kell 10 hommikul, mitte kella 8-st, tähendab see, et teil ei pruugi olla vaja jaotada hommikusöögi eelarvet.
Osalejate numbrid
Protsessi läbirääkimisteks on see üks detail, mida sageli liiga laialdaselt hinnatakse. Hankige reaalajas oma osalemise prognoosid . Eelnevalt arutlege, keda te kutsute ja esitate oma projektsioonid arvutustabelisse koos. Osavõtt ja eelarve on otseselt seotud, nii et ärge juhuslikult arvan, kui palju inimesi teie arvates osaleb.
Breakout-istungid
Kui peate õhtusööki korraldama, peate võib-olla ainult ühte peolinna ruumi, kuid täiskohaga konverentsil on tõenäoliselt vaja täiendavaid ruumiruume ja näitusepinda. Veelgi enam, te ei saa kulusid mõõta, kuni määratlete, kui palju ruumi vajate. Konverentside jaoks on parim lähenemisviis planeerida oma esimest koosolekut ähmast teekonda. Ideede jagamine ja nende koostamine paberkandjal aitab juhtida teid järgmiste planeerimisotsuste kaudu.
Eelarve vs kulud
Enne toimingu ja toitlustuskulude tundmist võib osutuda ebapraktikaks eelarvega töötamiseks, kuid sellisel viisil töötamine annab teile võrdlusaluse, et mõõta kõiki müüja ettepanekuid. Alusta oma tuluallikatest. Kui palju peaksite maksma osalemise eest? Kas helistate sponsoritele abi kulude hüvitamiseks? Mida osalevad osalejad? Lõppkokkuvõttes annavad tulud teie eelarvet, seega on esmatähtis kaitsta neid.
Turundus
Kui olete kindlaks määranud oma tuluallikad, on järgmine samm turunduskava kujundamisel . Milline on parim viis tulude generaatorite jõudmiseks ja kaasamiseks? Võimalik, et teil on potentsiaalsete osalejate nimekiri kui tööandja või liikmesühing. See oleks ilmselgelt kasulik, kuid kuidas oleksid sponsorid ja eksponendid?
Kui plaanite meelitada rohkem kui 20 eksponenti, siis peate suutma neid jõuda. Sihitud turunduskampaaniad maksavad raha ja see vähendab teie tulusid.
Transport ja majutus
Kohaliku konverentsi läbimine kõrvaldab tavaliselt kõik transpordimisküsimused. Siiski peate endiselt käsitlema kõnelejate, eksponentide ja eriliste külaliste külalislahkust. Kui broneerite piisavalt ruumi ööd, pakuvad mõned hotellid allahindlusi kohtumispaigale. Ainus võimalus sellest kasu saada on eelnevalt majutuskoha vajaduste tundmine. Minge tagasi oma kohalolekut puudutavate andmete ja projekti kaudu, kui palju külalisi väljaspool teie piirkonda.
Nüüd kõik see ilmselt kõlab nagu palju teavet koguda ette ja see on. Kuid pidage meeles, et need on detailid, mis mõjutavad kogu planeerimisprotsessis kõike muud.
Võimalik, et teid võib esialgu meelitada rohkem "glamuursetele" ülesannetele, nagu saidi külastused ja menüü planeerimine. Pidage meeles, et nende aeg saabub. Praegu keskenduge siiski asjaoludele, et saaksite hiljem parimad otsused teha.