See on põhiliselt konverents enne konverentsi.
Neile, kes ei pruugi planeerida sagedasi kohtumisi, võib esialgne kohtumine esialgu tunduda ebamugav või ebamugav, sest see võib sisaldada uusi termineid või keelt, nagu näiteks sündmuse jätkamine või banketisündmuste järjekord.
Mida peaksid sündmuste planeerijad eelkonoost loota?
Pre-con on kohtumine, mis toimub sündmuse müüjate ja tarnijatega, kus toimub sündmus või programm. See toimub tavaliselt üks või kaks päeva enne tegelikku sündmust ja erineb sündmuse toimumise päeval toimuvast jalutuskäigust.
Mõned inimesed võivad ühendada koosolekute ettevalmistamisega suuremaid konverentse, konventsioone, kongresse ja stiimulprogramme. Siiski on tavaline, et korraldada seminaride ja muude eriliste ürituste eelkonverents.
Mida oodata eelkonverentsi toimumise ajal?
Eelkonverentsi kohtumine võimaldab üritusel planeerijal võimaluse vaadata läbi kogu programmi jaoks mõeldud lõplik logistika tarnija juhtkonnaga, kes on programmiga kaasatud.
Tavaliselt koordineerib ja planeerib kohtumispaigana konverentsiteenuste halduri eelkonverentsi koosolekut. Ta kutsub erinevaid sündmustega tegelevaid valdkondi juhte üles vaatama oma konkreetse rolli logistilisi sündmusi.
See on suurepärane aeg kohtumisel või sündmuste planeerimisel, et luua kõigi asjaosalistega raport.
Eelkontsessiooni ajal on sündmuse planeerija jaoks asjakohane tõsta esile mõningaid sündmuse põhieesmärke, sh oluline teave sündmust korraldava organisatsiooni, sündmuse ajal edastatavate võtmesõnumite ja tähtsate VIP-idega.
Pre-Con on õige aeg sündmuse jätkamiseks läbi vaadata
Ürituse jätkamist tuntakse ka sündmuste spetsifikatsioonidena. See sisaldab kogu asjakohast teavet programmi või sündmuse kohta, kaasa arvatud andmed programmi kohta. Need asjad võivad sisaldada mõnda või kõiki järgnevat: kuupäevad, kellaajad, kontaktid, osalejate profiilid, hädaolukorra kontaktid, toit ja jook, transport, laevandusteave, arveldus, audio / visuaal ja muud erivajadused.
Iga osakonna juhataja vaatab sündmuse arusaama , sealhulgas asjakohased üksikasjad ja nende tüüpilised töökordid. Samuti vaatavad nad oma arusaama sündmuse lepingust ja pealelõunat puudutavate tellimuste varem jagatud informatsioonist.
Koosolekute ja ürituste korraldajad peaksid meeles pidama, et esitada sel ajal üksikasjalikke küsimusi, mis on seotud sündmuste spetsifikatsioonidega, näiteks personali arv ja võtmekontaktide nimed tegeliku sündmuse ajal kõikidest esindatud piirkondadest. Eelkontseptsiooni põhielemendid võivad hõlmata järgmist:
- Toidu- ja jooginõuded
- Külaliste ruumide loendi nõuded (vajaduse korral)
- Konverentsi ja messide näitajad
- Koosolekuruum ja näituste ruumi nõuded (korruseplaanid)
- Tehnilised nõuded, nagu elektri- ja telekommunikatsioon
- Märgistuste paigutuse üksikasjad
See on ideaalne aeg viimase hetke muudatuste tegemiseks. Ehkki nad ei pruugi alati seda meeldida, eeldavad enamik tarnijaid ja tarnijaid mõistlikke (ja ebamõistlikke) muudatusi. Muidugi, kui ettevalmistusaeg on kavandamise ajal ettevalmistamisel, kaaluge varajase ülevaatuse läbiviimist, et veenduda, et kõik toimib sujuvalt.