Teie klientidele telefonis tervitatav viis on teie ettevõtte jaoks oluline
Tänapäeva keerukad telefonisüsteemid saavad ettevõtetel, kellel on suur kõnede hulk, lihtsamaks muuta, kuid need samad süsteemid häirivad sageli helistajaid, kes lihtsalt soovivad inimestega rääkida.
Kui kliendid jõuavad lõpuks oma personali liikmeteni, on hädavajalik, et telefonile vastanutest oleks võimalikult heasoovis olevat isikut rahuldav. Lihtsalt öeldes: käsitleke oma helistajaid viisil, mida soovite ärikliendiga töödelda.
Allpool on mõned peamised punktid, mida tuleb järgida kutseliste interaktiivsete interaktsioonide läbiviimisel, mis aitavad teil ja teie töötajatel luua ettevõtte telefonikultuuri.
01 - kõnede edastamine
02 - helistaja ootele panemine
Kui helistaja pannakse ootele, tundub mõni minut igaveseks, hoolimata sellest, kui meeldivaks võib olla teie ettevõtte muusika. Proovige vestluses pausi peatada, enne kui helistate neile ootel olevaid kõnesid - see tähendab, et vältida helistajate katkestamist, kui see on üldse võimalik. Veenduge, et nad mõistaksid, miks te need kinni hoiate, ja ole piisavalt tõsi, kui kaua see võib kesta. Vabandage ebamugavuste pärast ja kui neid ei õnnestu hoida, on teile kõige parem helistada neile tagasi, mitte paluda neil teile helistada. Ja proovige oma helistajale meeldida; keegi ei taha seda kinni hoida, nii et nii nagu viisakas kui olukord seda võimaldab.
03 - kõne lõpetamine
Enne kui helistaja on valmis, on telefonikõne lõpetamiseks mitu põhjust. Kui helistaja kuritarvitab või kasutab ebaviisakat või ähvardavat keelt, ei pea te sellist käitumist lubama. Ütle neile, et lõpetate kõne nende solvava keele tõttu, kuid ärge kasutage solvanguid ega tagurpidi. Kindlasti teavitage selliseid kõnesid oma juhendajale.
Kui peate kõne lõpetama, kuna helistaja on lihtsalt pikk (see on sagedasem), oodake pausi ja proovige asju viisakalt lõpetada. Võite öelda midagi sellist: "Teiega on armas sõna, aga pean uuesti helistama." Küsige, kas helistajal on enne isiku sisenemist küsimusi, kuid ole kindel, et lõpetate kõne.
04 - üksikute kõneposti tervituste loomine
Kõneposti tervitus on avaldus selle kohta, kes te olete ja mida teie ettevõte väärtustab. Lühike ja järsk kõneposti tervitus ei loo head esimest muljet ja pikk, pikendatud tervitus tervitab helistajaid. Proovige tõhusalt jõuda sihtkohta: märkige, kes te olete, ettevõtte nimi ja miks te ei saa kõnele vastata (kontorist väljas, teise kõne ajal, eemal). Te ei pea esitama liiga palju detaile - lihtsalt nii, et helistaja teaks, et ta on kuulnud ja et saate kõne tagasi.
05 - Automatiseeritud astendaatori skripti kirjutamine
Esimene asi, mida teie kliendid ja äripartnerid kuulavad teie ettevõtte kutsumisest, on teie telefonisüsteemi automatiseeritud saatja. Esitage nummerdatud valikud eeldusel, et teie helistaja ei ole ettevõtega tuttav ja vajab juhiseid. Veenduge, et helistajad teaksid, et kui neil on otsene laiendamine konkreetsele inimesele, saavad nad seda isikut igal ajal otse jõuda.
Kõigi teiste helistajate jaoks proovige kasutada iga laiendi jaoks kõige tuntumaid numbreid (näiteks "Vastuvõtja jaoks vajutage nulli"). Kirjeldage osakonda enne numbri saatmist näiteks "klienditoe jaoks vajutage 5."
06 - Automaatkäigukasti stsenaariumi kirjutamine pärast tundi või tööde lõpetamist
Kui teie ettevõte sulgeb teatud aja pärast või nädalavahetustel ja keegi ei saa teie helistajaid vastata ega abistada, looge pärast tundide automaatne saatja tervitus. Öelge oma helistajatele ette, et ettevõte on suletud, ja lõpuks paluge neil tagasi helistada. Ärge unustage, et kaasata oma tavaline tööaeg.
07 - Professionaalse telefoni sõnumi jätmine
Kõnepost on saanud tavapäraseks osaks igast äriklassi telefonisüsteemist ja teada, kuidas lahkuda professionaalse kõneposti telefoni teel, lisaks sellele, kuidas vastata ühele teie ettevõtte jaoks positiivselt. Kõik töötajad, kes kasutavad telefoni oma töökohana, peaksid teadma, kuidas lahkuda professionaalsest telefoninumbrist .