Kõneposti tervituste äri etikett
Kui automaatne saatja edastab kõne sellele laiendusele, saab järgmine kõne saadaval laiend. Kui kõik Raamatupidamise osakonna laiendid on hõivatud või pole saadaval, siis suunatakse kõne osakonna kõneposti kasti.
Kõneposti tervitusvalikud
Olenevalt telefonisüsteemist, mis teil on teie ettevõttes, võivad olla erinevad häälkõnede tervituste tüübid, mida teil on lubatud koostada. Need sisaldavad:
- Üldine kõneposti tervitus
Kui ühtegi teist tervitusviisi ei ole määratud, kasutatakse vaikimisi kõneposti tervitusena kõneposti tervitust. - Sisemine kõneposti tervitus
Seda kasutatakse selleks, et tervitada inimesi, kes teie osakonda kutsuvad oma ettevõtte kaudu (st teisest laiendist). Üldiselt kehtib see ainult väga suurtele ettevõtetele. - Väline kõneposti tervitus
See tervitus mängitakse inimestele, kes helistuvad väljaspool teie ettevõtet. Teie telefonisüsteemi automaatne saatja võib mängida üldist ettevõtte tervitust, mida kõik välised helistajad kuulevad. Kui teie tervituses mainitakse teie ettevõtte nime, ei pea te oma osakonna tervitusel seda veel öelma.
- Ajutine või "Out of Office" kõneposti tervitus
Ajutine või konsoolipõhine kõneposti tervitus on seatud siis, kui kogu osakond ei ole kindlal ajahetkel saadaval. Näiteks osakond töötab vaid 8.00 kuni 17.00 või on kohustuslik osakonna koosolek, mis eemaldab kõik inimesed telefonist vastamisega. Enamik kõneposti süsteeme lubab teil määrata aegumiskuupäeva ja kellaaega, mistõttu ei pea meeles pidama, et see lülitatakse välja, kui teie osakond tavapärasteks toiminguteks naaseb.
- Telefoni (hõivatud) kõneposti tervitus
Seda tervitust kasutatakse helistajate teavitamiseks, et osakond on saadaval, kuid keegi ei saa oma kõnet kohe vastu võtta, kuna kõik laiendused osakonna basseinis on hõivatud teiste helistajatega.
Hea osakonna elemendid kõneposti tervitus
- Osakonna nimi
- Avaldus selle kohta, et te ei saa praegu oma kõnet vastu võtta
- Kutse sõnumi saatmiseks
- Kui nad saavad oodata tagasisidet
- Võimalikud lisavõimalused (nt "Vajutage naasmiseks klahvi naasmiseks ...")
- Veebilehe aadress, kui see võib anda sisukat teavet
- Mitte kauem kui 20-25 sekundit (rusikareegel)
- Ärge alusta oma sõnadega "Sinu kõne on meile väga tähtis ..." tervitades. See fraas on liiga pikk ja tavaliselt on helistajatele "välja lülitatud".
- Vältige liiga palju informatsiooni andmist ja liiga pikka tervitust.
Proovi hea osakonna kõneposti tervitus
- Sa oled jõudnud raamatupidamise osakonda. Kõik meie esindajad on hõivatud teiste helistajate teenindamisega. Selle asemel, et raiskata oma väärtuslikku aega ootele, sooviksime teie kõne tagasi kahe töötundi jooksul tagasi saata. Kui soovite eelmisele menüüsse naasta, vajutage tärn kohe. Vastasel korral jätke meile üksikasjalik sõnum koos oma nime ja numbriga. Pärast sõnumi salvestamist võite vajutada täiendavate valikute jaoks naelu võtit. Tänan helistamise eest.
- Olete jõudnud Operations Tech, Inc. müügiosakonnale. Kõik meie müügiesindajad on hõivatud teiste klientide teenindamisega, kuid me sooviksime teie kõne võimalikult kiiresti tagasi pöörduda. Praeguse hinnakujunduse teabe saamiseks või tellimuse oleku kontrollimiseks külastage meid veebis. Vastasel juhul palun jätke meile sõnum koos teie nime ja numbriga pärast tooni. Kui soovite eelmisele menüüsse naasta, vajutage nüüd tärnuklahvi.
- Te olete jõudnud Operations Tech, Inc osakonna raamatupidamisosakonda. Osakond on suletud. Meie tavaline tööaeg on alates esmaspäevast reedeni kella 8.00-17.00. Oleme suletud laupäeviti ja pühapäeviti. Eelmisele menüüsse naasmiseks võite igal ajal vajutada tärnuklahvi. Vastasel korral palun jätke meile sõnum koos oma nime ja numbriga ning me tagastaksime teie kõne, kui kontor taas avaneb. Võite pärast sõnumit lahkumist rippuma või täiendavate valikute jaoks vajutada naelu võtit. Tänan helistamise eest.
Halb kõneposti tervitus
- Sa oled jõudnud müügiosakonnale. Jätke meile sõnum
- Tere. Sa oled jõudnud XYZ.com raamatupidamisosakonnale. Kõik raamatupidajad osalevad praegu kohustusliku osakonna koosolekul ja keegi ei saa teie kõnet vastu võtta. Teie kõne on meile väga tähtis ja me tahaksime teie kõne tagasi saata niipea, kui me tagasi pöördume. Kuid see on aasta lõpp ja meie kõnede mahajäämus on väga pikk. Kui helistate hilinenud kontole makse sooritamiseks, palun teavitage meid oma sõnumis, et saaksime kohe teile helistada. Muidu palun oodake tooni ja jätke meile üksikasjaliku konfidentsiaalse sõnumi.
- Osakond on suletud. Palun lahkute sõnumi pärast tooni.