Siin käsitletud äriklassi telefonisüsteemid on kontorid kümme inimest või rohkem.
Milliseid funktsioone peate
Funktsioonid, mis toovad väärtust teie ettevõttele ja ühendavad teie ettevõtte maailmaga, suurendavad telefonisüsteemi kogumaksumust.
Telefonisüsteemi müüja üritab müüa kõik kellad ja viled (see on nende töö), kuid peate vaatama iga funktsiooni ja otsustama, kas see lisab teie ettevõttele väärtust või säästab teie raha.
Põhifunktsioonid
Siin on mõned kõige tavalisemad funktsioonid, mis on saadaval ettevõtte telefonisüsteemis. Iga bränd on erinev, seega küsige müüjalt täielikku valikuvõimalust.
Automaatne saatja võtab tavaliselt vastu administraatori, esitades helistajale nimekirja oma kõne suunamiseks (nt "Müüa keegi rääkima vajutage 3"). See võib ka lubada helistajate otse valida poole pikendamine.
- Konverentsifunktsioonid võimaldavad vestlusega jagada kahte või enamat laiendust. Tavaliselt on vaikimisi kaks. Kui teil on vaja rohkem kui kahte, küsige, milline on maksimaalne osalejate arv. Mõned süsteemid võimaldavad ainult sisemise laienduse korraldamist. Kui teil on vaja väliseid konverentskõnesid, küsige ka sellest.
- Automatiseeritud kataloog võimaldab helistajatel otsida töötaja laiendust, sisestades nende nimede esimesed tähed.
- Voice Mail võimaldab sõnumeid jätta tööle mittekuuluvate töötajate jaoks või telefoni teel. Mõned süsteemid võivad saata kõneposti sõnumeid töötaja e-kirjaga ja võimaldada kolmanda osapoole kõneposti seadmetel nende seadmetega ühilduvat. Sõltuvalt hindadest võib see säästa teie raha.
- Kõnehaldus on võimalus panna kõne ootele, kui kasutaja osaleb muudes küsimustes. Tavaliselt süsteemiga kaasas.
- Kõnede suunamine annab kasutajale võimaluse edastada kõik kõned teisele laiendusele või kõneposti ajutiselt.
- Kiirvalimine salvestab sageli kasutatavaid telefoninumbreid ja võimaldab kasutajal numbrit vajutada nupu või kahe nupuga. See on kasulik aja kokkuhoid sagedamini nimega numbritele.
- Redial (Redial) võimaldab viimase numbri kordamist ka ühe nupuvajutusega.
- Pealepanemine võimaldab kasutajal rääkida avaliku suhtlemise süsteemist, kutsudes üles töötaja või andma teadaandeid.
- Muusika ootel annab oma helistajatele midagi kuulata, kui nad on ootel. See võib olla teie ettevõtte reklaamitav muusika või eelregistreeritud sõnum.
- Toitekahju korral tagab varuvõimsus elektrienergia allikaks 10 kuni 60 minutit.
Lisafunktsioonid
Täiustatud funktsioonid lisavad kogu süsteemi märkimisväärseid kulusid ja lisavad jooksva kulu kogu süsteemi tööea jooksul. Sellele võivad aga kompenseerida klienditeeninduse vähenemine ja aja säästmise eelised, mida nad toovad.
- Kaug-asukoha funktsioon võimaldab lihtsaid sidemeid off-site'i töötajatele või väikeste kaugkontoritega lihtsalt sisemise laienduse valimisega.
- Leia Me / Follow Me lubab kasutajatel edastada oma telefoni nõudmisel teisele telefonile, mobiiltelefonile, kodusel telefonile, sekretärile jne.
- Arvutitelefoni integreerimine (CTI) võimaldab telefonisüsteemil suhelda arvutisüsteemiga. Näiteks on see, et kasutaja saab klikkida ekraanil telefoninumbri ja telefonisüsteem valib automaatselt numbri (vähendab vale numbreid ja säästab aega); või kliendi telefoninumbri edastamine arvutisse, kui nad helistatakse, et tõmmata üles kliendi konto ja kuvada see töötaja ekraanile enne telefoni vastamist. See valik on väga kallis.
Kui suur peaks süsteem olema
Järgmine küsimus, millele te peate vastama, on see, kus soovite telefoni. Järgmises loendis on loetletud ühised kohad, kuhu soovite telefonilaiendi otsida:
- Vastuvõtu sekretär
- Iga kontor
- Faksiaparaat
- Krediitkaarditerminalid, andmesidepordid
- Konverentsisaal
- Pood / ladu põrand
- Avalikud ruumid (ooteruum, koridorid, sissepääsu viisid jne)
Seejärel peate kindlaks määrama, kui palju üheaegseid telefonikõnesid saab kontorisse ja lahkub. Sisenemis- ja väljaminevate kõnede summa igal hetkel on nende ridade (või tüvede) arv, mida vajate.
Ühised konfiguratsioonid on 3, 8, 12, 16, 24 või 48 rida. Suurematel süsteemidel on laienduspilud, nii et saate hiljem lisada rohkem read. Ärge unustage, et arvestada edasise kasvu (25% pole haruldane). Tähtis: kui te seda alahindate, siis saavad helistajad hõivatud signaali, kui kõik read on kasutusel.
Telefonisüsteemi edasimüüja leidmine
Edasimüüja leidmine pole raske. Esiteks võite otsida veebist telefoni seadmete ja tarvikute jaoks, et leida edasimüüja teie läheduses.
Äri- ja kontoritehnoloogia kaubanduse näitused on ka head alustalad. Mitte ainult, et suudate inimesi müügiga kokku puutuda ja seda toetada, kuid võite proovida ka süsteemi.
Lõpuks on parim viis küsida. Küsige inimestelt, kes teate, kellel on kontoris äri. Samuti saate hinnata seadme kvaliteeti ja osutatava teenuse kvaliteeti.
Kogukulude arvutamine
Süsteemi kogumaksumus koosneb järgmistest komponentidest:
- Baasüksus / süsteem on seade, mis kontrollib kogu telefoni infrastruktuuri. Kulud sõltuvad teie funktsioonide arvust, telefonikomplektide arvust, mida see saab töödelda, ja telefoniteenustega tulevate liinide arvu.
Telefonid / lauaarvutid on seadmed, mis asetuvad lauale või on seinale kinnitatud. Nad tulevad mitmesse erinevasse stiili, võimete ja hindadesse. Hinnad võivad ulatuda $ 70 kuni $ 1000. Näidete hulka kuuluvad: põhilised (odavaimad), keskastme, juhatuse / kõrgtaseme, vastuvõtukogumi komplektid (kõige kallimad) ja konverentsitabeli ühikud. Muud võimalused hõlmavad käed-vabad kõrvaklapid ja traadita ühendused. Enamik telefone on kaubamärgiga ja töötavad ainult selle tootja baasüsteemiga. Kui asute olemasoleva telefonisüsteemi, võib kõigi uute telefone (kui muudate kaubamärke) maksumus võib muuta järgmisele kõrgemale mudelile ainus taskukohane lahendus.
- Juhtmed on organisatsiooni veresooned ja neid ei tohi tõrjuda. Kui ehitate kontorit, paigaldage täiendavad juhtmed ja anumad kõikjal, mis võib tulevikus telefoni vajada. Kulud on murdosa kuludest, kui peate hiljem tagasi minema ja lagede ja seintega augud olema. Kui paigaldate selle olemasoleva juhtmestikuga hoones, peaks edasimüüja enne lepingu allkirjastamist kontrollima juhtmeta ühilduvust.
- Paigaldamine ja esialgne konfiguratsioon on projekti kõige aeganõudev osa. Telefonisüsteemid ei tööta korras ja on tõenäoliselt vaja paigaldada ja esialgu konfigureerida väljaõppinud tehnik. Selleks, et võimalikult kiiresti käia ja tööle asuda, veenduge, et see on lepingus. Muud võimalused, mille üle võib läbi rääkida, on teie töötajate hooldus, edaspidised muudatused ja väljaõpe.
Lõppotsuse tegemine
Lõppotsus tugineb teie õlgadele. Telefonisüsteemi müüjad võivad olla agressiivsed, kuid pidage meeles, et olete "klient" ja te olete selle eest vastutav. Selleks, et saada soovitud süsteemi jaoks parim hind, esitage oma nõuded mitmele ettevõttele ja laske neil projekti pakkumisel esitada. Veenduge, et leiate üksikasjaliku ettepaneku, mis hõlmab kõiki eespool kirjeldatud piirkondi.
Te ei saa tagasi õunte-õunte võrdlust, nii et palun, et funktsioonide maksumus oleks loetletud eraldi (või detailne, kui need on lisatud funktsioonide paketina). See võimaldab teil määrata, mis põhjustab hinnaerinevusi. Kui te pole endiselt kindel selge liider, paluge näha demo olemasoleva kliendi saidil. Lõpuks võrrelda ettepanekuid ja vali see, mis vastab teie vajadustele, võimaldab majanduskasvu ja mis kõige tähtsam on end kõige mugavam.