Müüja esitab pakkumise, mis põhineb tema arusaamal RFP-s täpsustatud nõuetest, ja konkureerivaid pakkumisi hinnatakse kas võitnud müüja valiku või müügiesindajate nimekirjaga, kes seejärel esitab ettekandeid ettevõttele .
Ettepaneku dokumendi taotluse määratlemine
RFP dokument on ülioluline selleks, et hankida müüja, kes suudab täita kliendi äritegevuse nõudeid. Kui dokument on vigane, kas ebaselged nõuded, puuduvad nõuded või põhjendamatuid nõudeid müüjale , siis viiakse RFP protsess lõpule pakkumistega või mõnel juhul pakkumistega üldse. Müüjad ei pea esitama pakkumisi iga nende poolt vastu võetud RFP-pakkumise kohta, ja isegi juhul, kui nad võivad täita RFP nõudeid, ei pruugi nad suutlikkust nõudeid õigeaegselt täita. Hiljem leitakse sageli, kui klient saadab RFP-d väiksematele müüjatele, kes võivad oma valdkonna juhid olla, kuid kellel pole vahendeid või võimekust kliendi vajaduste rahuldamiseks.
Iga RFP põhineb kindlaksmääratud nõudmistel ja kliendi erivajadustel. Isegi sama ettevõtte sees võib RFP dokument erineda fookusest olenevalt esmastest nõuetest. Mõne pakkumise puhul võib keskenduda hindadele, teised võivad keskenduda tarneaegadele või vajalike kaupade kvaliteedinõuetele.
RFP dokumendi eripära
RFP-dokumendi mõned omadused on vajalikud. Näiteks peaks igal pakkumisel olema kindel kuupäev ja kellaaeg, mille jooksul klient nõuab, et kõik potentsiaalsed tarnijad oleksid pakkumise esitanud. Kui pakkumised esitatakse pärast seda kuupäeva, tuleks need ära jätta. Kui müüja ei saa pakkumist õigeaegselt esitada, võib see osutada võimalikule probleemile organisatsiooni ja võib-olla ka tarneküsimustega.
Kuid klient peab andma müüjatele pakkumise esitamiseks piisavalt aega. Kui nõuded on eriti keerukad, võib müüjatel olla vaja koguda vastusmeeskonda, et jagada nõuded valdkondadesse, mida nad saavad aru saada, ja seejärel koguda pakkumist. Kui RFP-s määratletud ajakava on liiga lühike, võib vastuseid kiirustada ja müüjad võivad arvata projekti keerukusest, selle asemel et seda täielikult mõista. See toob kaasa ebatäpseid pakkumisi ja raisatud RFP-i protsessi.
RFP-dokumendis peaks olema protsessi märgitud, kui müüjal on RFP-des täpsustatud nõudmistele lisaküsimused. Müüjatele ei tohiks lubada kliendile helistada, kuna see võib viia ühele müüjale lisateavet, mis annab neile konkurentsieelise.
Parim on korraldada konverentskõne, et iga müüja esindajad saaksid küsida ja kuulata kliendile suunatud küsimusi. See tagab õiglase pakkumise protsessi.
RFP-dokumendis tuleb ka selgelt määratleda müüjate RFP vastuse formaat. Kui see pole selgelt määratletud, saadetakse vastused eri vormingus ja müüja pakkumisi pole võimatu võrrelda. Vastamisvorming peaks kindlaks määrama iga jaos vajaliku teabe müüja kohta, näiteks viited, potentsiaalsete meeskonnaliikmete jätkuvus, dokument, kus müüjad mõistavad nõudmisi, ja hinnakujunduse formaat. Kui iga müüja järgib õiget vastuse vormi, muudab see pakkumiste lihtsamaks.