Otsusta: pakkumise taotlus või tsitaadi taotlus
Pakkumise taotlus (RFP)
RFP- d kasutatakse teenuste või komplekssete toodete jaoks, mille kvaliteet, teenindus või valmistatud lõpptoode erineb vastanutest igal tarnijalt.
Tsitaat taotlus (RFQ)
RFQ- d kasutatakse toorainete, lihtsate teenuste või lihtsate / keerukate osade jaoks, kus on vähe või üldse mitte ruumi, mis vastab vastanute müüjatele. Läbirääkimispunktid võivad sisaldada tarnegraafikuid, pakendamisvalikuid jne.
RFP või RFQ eesmärgid
- Saate saada üksikasjalikke ettepanekuid, et hinnata iga müüja vastust, nii et teie ettevõtte parimad huvid oleksid täidetud kõikidel aladel
- Võimaldab kasutada müüjate valikuprotsessi konkurentsivõimet, et pidada läbirääkimisi parima võimaliku tehingu üle
- Tagada, et teie ettevõttes osalevate sidusrühmade huvid oleksid täidetud ja saavutatud konsensus
- Võimaldab teie ettevõttel kontrollida kogu müüja valikuprotsessi ja seab valiku reeglid ülespoole
- Alustatakse partnerluse loomist teie ja müüja vahel algusest peale
Ettepaneku või pakkumise taotlemise osad
RFP või RFQ peaks sisaldama järgmisi jaotisi. Pidage meeles, et iga dokument erineb sõltuvalt ettevõtte ja toote tüübist, mida otsite.
Pange igale sektsioonile oma individuaalsed vajadused.
- Esitamise üksikasjad
Tähtajad, teie ettevõtte postiaadress, kontaktisik küsimuste ja selgituste saamiseks - Sissejuhatus ja kokkuvõte
Kirjutage see jaotis lõpuks pärast kogu dokumendi lõppu. Seda kasutatakse võimalike müüjate pakkumiseks, kus on lühike ülevaade teie ettevõttest ja teie toote või teenuse nõudest. - Ettevõtte ülevaade ja taust
Andke lühike ülevaade teie ettevõttest, toodetest ja turusektorist, mida teid teenindate. See aitab tulevastel müüjatel mõista, mida ettevõtted vajavad, et proovite täita müüjate valikuprotsessi. Samuti paku olulist taustteavet, mis saab vastust kasu saajale. - Üksikasjalikud spetsifikatsioonid
See peaks olema dokumendi pikim osa. RFP-iga sisaldab see kvalitatiivseid meetmeid ja nõudeid, mis aitavad müüja valikut otsustada. RFQ puhul peaks käesolev jaotis esitama kvantitatiivsed meetmed, mida otsite müüja vastuses. Näidiskriteerium hõlmab järgmist:- Tootejoonised
- Tehnoloogilised tolerantsid
- Teenustasemed
- Tähtsündmused
- Tarned ja ajakava
- Tehnilised või ärinõuded
- Tarkvara funktsionaalsus
- Riistvara nõuded
- Eeldused ja piirangud
Siin tuleb loetleda kõik eeldused ja / või piirangud, mida tulevased müüjad peavad teadma. Kui müüja ei saa otsekoheselt ja varakult avada, avab ukse kokkuleppe uuesti läbirääkimiseks hilisemal kuupäeval ja see võib tekitada suhteid teie müüjaga. Võimalikud teemad hõlmavad reisikulusid, uuendamise / muutmise kulusid, litsentsiõigusi jne. - Tingimused
Selleks, et müüja saaks õiglast ja ausat vastust, tuleb loetleda kõik lepingu tingimused. Need võivad hõlmata rahastamisvõimalusi, lepingu pikkust, pikendamisvõimalusi, garantiisid, kättetoimetamise trahve, teenuse taset jne. - Valikukriteeriumid
Lõplik jaotis peaks olema ülevaade valikukriteeriumidest, mida kasutad oma otsuse tegemiseks. Mõned ettevõtted eelistavad hoida seda teavet täiesti konfidentsiaalsena; samas kui teised ettevõtted usuvad, et see aitab tulevastel müüjatel keskenduda teie ettevõtte jaoks olulistele küsimustele.
Levitage RFP / RFQ valitud tarnijatele
Lõpuks koostage kaaskiri ja saatke oma RFP-le või RFQ-le kaks eksemplari igale otsinguprotsessile valitud müüjalt. Veenduge, et kaasatud on asjakohane kontaktteave, et pakkuda abi igale müüjale, kes seda vajab.