Office Vacation Closure: teavitage töötajaid, kliente ja tarnijaid
Veenduge, et teavitate ettevõtte peamisi sidusrühmi vähemalt kaks kuni neli nädalat enne tähtaega. Töötajaid saab teavitada / meelde tuletada, lisades oma töötasu. Kliente saab teavitada oma veebisaidilt ja oma automaatset saatjalt sõnumiga telefonisüsteemis. Edasimüüjatele (eriti retsirkulatiivsete tarnegraafikutega) saab teatada e-posti teel või korrapäraselt posti teel.
Teatage turvalisuse personali / teenust
Saatke oma turvatöötajatele või turvateenustele memo, mis teavitab neid lõpptähtaegadest. Veenduge, et teie hädaolukorra kontaktandmete nimekiri on ajakohastatud peamiste töötajate telefoninumbritega.
Muutke automatiseeritud jäävaid tervitusi
Planeerige automaatne saatja tervitus oma telefonisüsteemile, et kajastada, et kontor on suletud. Veenduge, et märkate ka siis, kui kontor taas avatakse. Kui osutate hädaabiteenuseid (nt küte ja jahutus, torustik jne), siis kindlasti öelge oma helistajale, kuidas oma automaatvastaja või mobiiltelefoni jõudmise ajal seiskamise ajal jõuda.
Teatage vastamisteenistusest
Kui kasutate automaatvastajat, teatage kindlasti neile kuupäevadest, mil kontor on sulgemiseks, ja veenduge, et teie kontaktloend on ajakohastatud töötelefoninumbritega, mis on kõne ajal.
Muuda kõneposti tervitusi ja luua automaatvastaja e-kirju
Kui teie telefonisüsteem võimaldab väliskõnesid otse oma töötajate töölauale helistada, peate veenduma, et nad kasutavad ajutisi või väljaspool Office'i kõneposti tervitusi, mis võimaldavad helistajal teada, et nad ei ole kontoris.
Teie töötajad peaksid ka helistajale teada andma, millal nad pöörduvad ja mida teha, kui nad vajavad viivitamatut abi puhkuse ajal suletuks. Veel kindlasti looge väljapoole Office'i e-posti automaatne vastus .
Vähendage termostaat
Säästmise ajal salvestage oma kontor termostaat tagasi (või ümber programmeerides) energiat ja raha.
Serverite varundamine
Kui teil on kriitilised arvutid ja serverid, veenduge enne ja pärast väljalülitamist, et backup tsükkel töötab korralikult. Vähendage oma ekspositsiooni õnnetusjuhtumiks, kui olete planeerinud oma välisekspertide varukomponendi varajase pikapiga, mitte oodata pärast puhkuse lõpetamist.
Lülita välja kontoriseadmed
- Laualambid
- Koopiamasinad
- Kalkulaatorid
- Pealambid
- Pelerid
Lülitage arvutid ja välisseadmed välja
- Arvuti
- Ekraan
- Skanner
- Printer
ÄRGE lülitage välja
- Faksiaparaadid
- Telefonisüsteem
- Serverarvutid
- Heitjad / tuled troopiliste kala mahutite jaoks