Oskused peavad olema sündmuste planeerijaks
Kõige edukamate ürituste planeerijatel on tööriistakomplekt muljetavaldava oskusega. Nendest on need 5 tippkohtumiste kavandamise oskused, mida te regulaarselt jõuate, ja need, mis võivad teie edu saavutada või murda.
5 Ürituste planeerimise oskused, mida vajate
Väga organiseeritud
Ürituste planeerimisel on edu üksikasjades. Ja neid on palju! Paljude ülesannete, mitme müüja jälgimine ja pidevalt muutuvad ülesannete nimekirjad korraga - hoides oma klienti õnnelikuna - võivad mõnedele rasketele olla ja teistele hirmutav. Hästi korraldatud on edukate ürituste kavandamiseks vajalik. Neile, kes teevad ja haldavad nimekirju, et oma isiklikud elud sujuvalt toimivad, võib korraldada loomulikult. Teiste jaoks, kes püüavad tähtaegu meeles pidada või koguda keemilist puhastust, võib korraldada rohkem jõupingutusi.
Ürituste korraldajad võivad korraga hallata üht sündmust või korraga mitme sündmuse kavandamise etapis.
Mõned üritused, näiteks iga-aastased konverentsid, võtavad rohkem kui üheks aastaks planeerimise, nii et sündmuste planeerijate tegevus peab olema pikkade vedude korral organiseeritud.
Hämmastav on sündmuste planeerijate organisatsiooni tööriistad, alates tarkvara, mis jälgib vormide ja arvutustabelite registreerimist mallideks. Igale sündmusele kohandatud sündmuste planeerimise kontroll-loend on üks kõige väärtuslikumatest sündmuste planeerimise tööriistadest sõltumata teie looduslikest organisatsioonilistest võimalustest.
Nii et selgitage välja organisatsiooniline süsteem, mis toimib teie jaoks, kuna see on üks olulisemaid sündmuste planeerimise oskusi, mis teil on.
Isiklikult
Mida kõik üritused on ühised? Inimesed! Kes sa suhelda ja töötada koos sündmuste planeerimise protsessiga? Inimesed! Edukad ürituste planeerijad on silmapaistvad, huvitavad, head suhtlejad ja suurepärased kuulajad. Sündmuste planeerimine on väga sotsiaalne eriala, kuna lõpptulemus - sündmus ise - või suurte või väikeste inimeste rühm. Inimeste mõistmine ja nendega rääkimine on osa töökohast. See ei tähenda, et kui sündmuse planeerija, veedate suurema osa oma päevast kliendipäevadel ja kokteilide pidamiseks ühiskondlikel üritustel. Mitte üldse. Ürituste korraldamine on kõvasti tööd ja suur osa sellest kulutatakse lauale telefoni või arvutiga. Kuid ükskõik milline neist ühistest sündmuste planeerimise ülesannetest võitlemisel peab olema isevastu:
- Läbirääkimised hotellidtega
- Menüüdest koos toitlustusjuhtidega arutame
- Kohtumine müüjatega
- Pidage oma ürituste ideid potentsiaalsele kliendile
- Võrgustike loomine igal ajal ja kõikjal
- Juhtkonna juhendamine
- Töötage oma üritusel ja suhtlege külalisi ja töötajaid
Lõppude lõpuks, igapäevases elus enamus meist mäletab meeldivaid ja kasulikke inimesi, kellega me suhtleme, ja see suhtlus võib anda mõlemale poolele palju meeldivama kogemuse.
Teadmine, kuidas seostuda erinevate isiksustega, kuidas olla ühenduses kellega, kellega soovite äri teha ja kellel on positiivse mulje tekitanud inimene, on edu võtmeks, nii et pidage seda üheks oluliseks sündmuse planeerimise oskuseks. Keegi ei taha töötada või aidata keegi, kellega on raske rääkida, raske mõista või ebaviisakas ja ebaprofessionaalne mingil viisil.
Suurepärane kommunikaator (mis sisaldab kuulamist!)
Suurepärased suhtlemisoskused on paljudes kutsealades hädavajalikud. Sündmuste planeerimisel võib rämpsuhtlus nii sündmuse planeerija kui ka kliendi jaoks põhjustada mitmeid probleeme ning lihtne arusaamatus võib olla katastroofilisi tulemusi. Mõtete ja ideede tõhusaks edastamiseks on väga praktiline oskus, mida igapäevaselt kasutab kõigi kogemuste tasemete sündmuste planeerija.
Siin on mõned näited sellest, kuidas ürituste planeerimisel kasutatakse sündmuste planeerimise oskusi:
Kirjalik teade:
- võimaliku kliendi sündmuseettepanekute kirjutamine
- materjalide loomine oma firma turustamiseks
- lepingute sõlmimine klientide ja müüjatega
- Tänu teate koostamisele külalisesinejatele ja VIP-tele
Verbaalne kommunikatsioon:
- võime selgitada sündmuse ulatust ja eesmärki
- edastage ideid tõhusalt juhendajale, kliendile või müüjale
- arusaadav teave ja esitatav teave, näiteks kliendi mured või toitlustaja küsimused
- osavalt läbirääkimisi hotelli hindade, lepingu üksikasjade või lisateenuste üle müüjalt
Loominguline
Edukatel üritustel on ideed. Paljud neist. Ja selle loovusega, võime muuta idee midagi käegakatsutavat. Nad saavad visiooni ja tuua see ellu. Loomulikult on ürituse planeerimisel oluline loomingulisuse jaoks unikaalse teema loomine taskukohase hinnaga küpsetus lahenduse leidmiseks, mis vastab väikesele eelarvele.
Loovus mängib ka siis, kui on silmitsi paratamatute probleemidega, mis tekivad isegi kõige hoolikamalt, professionaalselt planeeritaval üritusel. Selles stsenaariumis kujundab loovus probleemide lahendamise vormis. Võimalus loovalt mõtlema lahenduste leidmisele probleemidele võib positiivselt mõjutada teie sündmuse edukust.
Multitasker
Ürituste kavandamise eri etappidel on palju ülesandeid, mida hallatakse. Te võite pidada läbirääkimisi hotellilepingu üle, kohtudes kliendiga, et arutada võimalikke külalisesinejaid, broneerida toitlustusettevõtet, küsitleda renditarnijaid ja uurida meelelahutusvõimalusi. Ja see on ainult ühe sündmuse jaoks. Planeerides korraga mitu sündmust korraga ja tulemus on žonglitegevus. Edukad sündmuste planeerijad peavad teadma, kuidas tõhusalt mitmeotstarbeline ja hoida mitmeid aspekte sündmus liikuda samaaegselt ilma ühegi nimetatud ülesannete kukkumist teel.
Edu seisneb selles prioriteediks järjekorras prioriteediks ja keskendumiseks igale ülesandele, ilma et see häiriks muudest asjadest, mis vajavad arvukaid asju, mis teie tähelepanu vajavad või vajavad. Eduka multitaskerite omadused on rahulik, keskendunud ja paindlikumad.