Kuidas koostada väikeettevõtete äritegevuse järjepidevuse plaan
Plaan, mis kaitseb äritegevuse katkemist ettenägematute sündmuste korral. Või kui soovite: "... protseduurid, mida kasutatakse, et tagada organisatsiooni majandustsükli õigeaegne ja korrektne taastamine, kui ta suudab teostada plaane minimaalseks ajaperioodiks või teenindusoperatsioonideks" ( Facility Management Journal).
Äritegevuse järjepidevuse planeerimise eesmärgid on järgmised:
- Kogu personali tervise ja ohutuse tagamine
- Ettevõtte suutlikkuse vähendada oma tooteid ja / või teenuseid katkestuste minimeerimine
- Finantskahju minimeerimine
- Võimalik jätkata kriitilisi toiminguid kindlal aja jooksul pärast katastroofi
Hästi läbimõeldud tegevuse järjepidevuse plaan võib tähendada erinevust teie ettevõtte ellujäämise ja ebaõnnestumise vahel, kui katastroof tabab. Tulekahju, üleujutus, kõvaketta rike või andmete vargus - ükskõik milline või kõik need võivad teie ettevõttest välja viia. Ärritõrjeplaani koostamiseks kuluv aeg aitab tagada, et teie ettevõte suudab operatsioone võimalikult lühikese aja jooksul jätkata.
Ettevõtete situatsiooniplaani loomine:
1) määrake kindlaks, millised on peamised riskid teie väikeettevõtetele.
Kas andmete vargus on? Üleujutus? Maavärin? Nähakse ette, millised katastroofid kõige tõenäolisemalt aitavad teil keskenduda oma järjepidevuse plaanile ja ei raiska aega ja raha, valmistudes midagi, mis on väga ebatõenäoline.
Maavärinasse taastamiseks ei ole mingit mõtet, näiteks kui teie ettevõte ei asu maavärina tsoonis. Kuid ärge unustage kasvavaid riske, mida väikesed ettevõtted sageli tähelepanuta jätavad, näiteks küberrünnakud, häkkerite tegevus ja sabotaaž.
2) Otsustage, mis oleks teie väikeettevõtete jaoks hädavajalik äritegevuse taasalustamiseks, kui äritegevus katastroofi sind sulgestas ja teeksite samme selle tagamiseks, et need olulised oleksid kiiresti kättesaadavad.
Need olulised võivad hõlmata personali, andmeid, seadmeid, rahalisi vahendeid ja infrastruktuuri kaitset.
Millised inimesed on teie toimimise võtmeks? Milliseid seadmeid peate oma kriitilisi tooteid ja / või teenuseid edasi tootma ja tarnima? Võib-olla saab korraldust teha teise ettevõttega, kellel on vajalikud seadmed. Millised tarvikud on vajalikud? Enne teada saada, kes on asendus tarnijad või lastisaatjad, kui teie praegune kokkulepe ei pruugi toimida. Kui kaua suudab teie ettevõte funktsioneerida, kui tema sissetulev voog on välja lülitatud? Kust sa saad raha, et see läheb?
2) Valmistage evakueerimise kava füüsilise katastroofi korral.
Minge selle üle personali juurde ja postitage see nähtavalt kogu oma äriruumi. Kuidas töötajad teavad, et nad peavad evakueeruma? Mida nad peaksid tegema, kui neile teatatakse evakueerimisest? Millised marsruudid on saadaval ehitist (desse)? Kus inimesed peaksid kohtuma väljaspool hooneid? Kes vastutab kontrollimise eest, et kõik saaksid ohutult välja?
3) Luua kommunikatsiooni ventilaatorite süsteem.
Kui teie ettevõttes on midagi juhtunud, kes oleks kohustatud teatama kõigilt seal töötavatest isikutest? Veenduge, et telefoni- ja e-posti kontaktide loendid oleksid ajakohased ja et teistega kontakteerumise eest vastutavad inimesed on trükitud nimekirjad, kuna kõik tehnoloogiad ebaõnnestuvad varem või hiljem ja tavaliselt kõige ebamugavamal ajal.
Samuti otsustab, kes vastutab avalikkusega suhtlemise eest ja kuidas ( ettevõtte veebisaidi uuendamine, sotsiaalmeedias postitamine, pressiteated, akende märgid, raadioteated jne)
4) Veenduge, et teie kohapealsed avariikomplektid on täielikud ja ajakohased.
Need töökoha esmaabikomplekti kontrollnimekirjad, mis on pärit Peterburi kiirmajanduskeskusest, näitavad täpselt, millised eri suurusega ettevõtete esmaabikomplektid peavad sisaldama töötajate arvu alusel. Sõltuvalt sellest, millist tüüpi katastroofid teie piirkonnas võivad juhtuda, võite soovida lisada muid tarneid. Näiteks on üks jaos oleva hädaabi tarvikute nimekirja üks soovitatavaid tarneid ühe inimese kohta päevas.
5) Tehke nüüd oma ettevõtteandmete kaitsmiseks samme.
Teie ettevõtte andmed on teie kõige väärtuslikum vara. Kui see oleks varastatud või hävitatud, kas teie ettevõte suudab kiiresti kiiresti tõusta ja tööle hakata või isegi üldse?
3 toimingut edukate andmete varundamiseks selgitab, kuidas saate meelde jätta, et teie ettevõtteandmed on kaitstud ja need on kiirelt juurdepääsetavad. Andmekaitse on üks paljudest eelistest, mis muudavad teie ettevõtte pilvandmetöötluseks .
6) Veenduge, et teie ettevõttel oleks piisav kindlustus.
Tulekahjukindlustus on selline, mis meenutab, kuid tulekahju ei ole kindlasti ainus võimalik katastroof, mida teie väikeettevõte võiks kogeda. Peale muid ilmsemaid füüsilisi katastroofe nagu üleujutus või tuulekahjustus kaaluge näiteks vargusest põhjustatud kahjustusi. Ja siis on potentsiaalne vastutuse tegur, kui teie väikeettevõte tegeleb tegevustega, mis võiksid sind kohtuvaidlusi avada.
Kindlat kindlustusliigi valik, mis katab teie riskid ja millel on hea ja ajakohane kindlustuskaitse, lähevad kaugele, et teie väikeettevõte saaks katastroofi korral uuesti käivitada.
8) Tutvuge oma naabritega.
Ettevõtte omanikega suhtlemisega seotud teadete avamine võib tõesti kasuks teie äritegevuse järjepidevuse planeerimisele. Andke neile teada, mida te loota teha ja vaata, kas saate neid kaasata. Võimalik, et saate jagada mõningaid kulusid, mis on seotud järjepidevuse planeerimisega seotud kulude katmisel või katastroofi korral üksteise abistamiseks. Koordineeritud hädaolukorra lahendamise plaanid on eriti olulised ettevõtetele, kes jagavad kõrvuti asuvat ruumi, näiteks ribaosade või linnatänavate vahel.
9) Kontrollige kohalikke programme ja ressursse.
Teie linn, linn või ettevõtluse tegevuskomisjon võib koostada situatsiooniplaanid / katastroofidele reageerimise plaanid või pakkuda ressursse, mis lihtsustavad teie plaani koostamist. Näiteks Ottawa linn pakub oma veebisaidil teavet Ottawa ettevõtjate hädaolukorraks valmisoleku kohta ja pakub teemal koolitust. Enne oma äriplaani koostamist vaadake, mis on teie linnas saadaval.
10) Pane see kokku.
Kui töötate läbi oma järjepidevusplaani, pange kõik tükid kokku printimisvormingus. (Digitaalsed koopiad on toredad, kuid mitte eriti kasulikud, kui toide kustub ja / või digitaalseid seadmeid ei saa kasutada.) Kolmerõngas sideaine toimib hästi. Lisage oma ettevõtte evakueerimisplaan, kommunikatsioonikava, teave hädaolukorra komplektide ja kindlustuslepingute kohta, andmekaitse meetmed ja toimimisvajadused ning üksikasjad kõikidest toimingutest, mida olete teinud, et hoida või uuesti kokku tulla.
11) Hoidke oma äriplaani käepärast.
Lõpuks, kuid mitte vähem, soovite kindlasti hoida oma katastroofi plaan kergesti ligipääsetavas kohas ja veenduda, et kõik, kes peavad teadma, kus ta teab oma asukohta. Samuti peaksite määrama ühe inimese ja teise, et hankida äriettevõtete situatsioonplaan väljumiseks, kui äritegevuse katastroof nõuab ruumide lahkumist.
12) Kasutage oma ettevõtte veebisaiti ja sotsiaalmeediat
Teie ettevõtte veebisaidil ja sotsiaalse meedia platvormidel nagu Facebook , LinkedIn ja Twitter on suurepärased võimalused hädaolukorras suhelda klientide ja äripartneritega. Ärge lubage oma klientidel teada, kas olete avatud või mitte, kui katastroof tabab - Facebooki kiire postitus võib neid ajakohastada.
Äritegevuse järjepidevuse planeerimine tasub end ära
Äritegevuse järjepidevuse planeerimise hõlbustamiseks on lihtne. Alati on alati olemas "kriisid", mis nõuavad meie tähelepanu. Kuid kui märkimisväärne on see, mida nad tõesti võrrelda sündmusega, mis lülitab teie ettevõtte tundide, päevade või nädalate jooksul välja? Ärritõrjeplaani ettevalmistamiseks kulub aeg, kui katastroof lööb katastroofi.