Mitte lubada piisavalt seadistamise kellaaega
Sündmuse seadistamisel on alati võistlus, kuid teil peaks olema hinnang selle kohta, kui palju aega vajate, et kogu asi saaks. Midagi ei paista halvemaks kui esimese töökoha saabumisel töötavate täis töötajatega. Eesmärgiks peaks olema, et kõik oleks vähemalt 15 minutit enne ukse avamist.
Ei ole kliendiga läbimõeldud
Arvutustabelid, e-kirjad ja peolaudade tellimused on suurepärased vahendid sündmuse üksikasjade tutvustamiseks. Sellegipoolest võib juhtuda, et ainuüksi dokumentidele tuginedes võib pilt sündmustest põhjustada. Parem strateegia on läbida marsruut teie kliendiga kohapeal, kui see on võimalik. Arutage iga hetk ja üksikasjalikult nii, nagu oleks sündmus toimunud teie ees.
Unusta oma müüjate kinnitamine
Teie keskmise sündmuse tarnija teenindab mitut klienti mitmes erinevas kategoorias.
Lühidalt, see tähendab, et neil on palju meeles pidada. Saate alati kõigile müüjatele verbaalse või e-posti kinnituse saata 48 tundi enne seadistamise kellaaega. E-post on tavaliselt parem, kuna saate oma ootusi täpsustada ja paluda neil kirjalikult vastata.
Konkureerivate sündmuste vaatamine
Kui teil on kunagi olnud mürarikas naaber, siis teate juba, kuidas neid olukordi võib häirida.
Võimalikult suures väljakutses võib tulla toime teiste sündmustega võrreldes, seepärast peaksite seda stsenaariumi eelnevalt arutama kohtumiste korraldamise ja klientidega. Uuri välja, kes jagab teie erakonnaga samu ühiseid ruume ja avaliku sektori ressursse ning tuvastab, kes on müraga seotud probleemide lahendamisel pädevuses.
Ei ole olemas ettenägematute kulude plaani
Mis juhtub teie sündmuse korral halbade ilmastikutingimuste või isegi sulgemise korral? Neid ei ole kerge ette kujutada, kuid nende esitamise päeval on võimatu juhtida. Hea meetme jaoks ära märkige oma situatsioonistrateegia vähemalt 2 nädalat ette. Isegi kui kavatsete sündmust tühistada, peate ikka veel oma külalistele ühendust võtma.
Pole piisavat abi sündmusepäeval
Tööjõukulud on alati sündmuste eelarve tasakaalustamisel . Sellest võib öelda, et käte abistamine võib põhjustada suuremaid probleeme kui eelarve ülekandmine. Kui olete sündmuste planeerija, ei saa te ennast loota. Töötajate, müüjate ja detailide koordineerimine on piisav, et hoida ennast ise hõivatud. Ärge kartke kulutada paar sada dollarit, et palgata täiendavaid töötajaid, sest te ei saa kord asjad liikuda.
Pakendiloendi mittekasutamine
Off-site'i sündmuse haldamiseks on tavaliselt vaja tohutut varude nimekirja. Muidugi on teil tavaliselt mitu nädalat, et kõiki neid tarneid tellida, kuid nad ei tee mingit kasu, kui nad kunagi seda kohtumist ei tee. Pakkimisnimekiri pakub koheselt värskendust asjades, mida tuleb autosse laadida. Muidugi leiate tõenäoliselt kohapeal laenutusvahendeid pliiatsid ja lindid, aga mis juhtub, kui te unustate oma nimesildid või sülearvuti? Tehke pakkimisnimekiri ja kontrollige seda kaks korda enne lahkumist.
Hea uudis on see, et sündmuste planeerimisega seotud vigu on kergesti võimalik ära hoida. Tegelikult võite selle artikli printida ja postitada, et saaksite meeldetuletuseks, mida mitte teha. Pidage meeles, et ennetus on alati lihtsam kui taastumine!