Mida teha, kui peate ennast ülereguleeritudks ja kasutate juba sündmuse planeerimisel kontrollnimekirja, kuid on esinenud olukordi, kus sa mõistad (liiga hilja), et sa ei suutnud kanda mõnda olulist detaili. Kuhu sa kurja läksid?
Iga sündmus nõuab sündmuse planeerimise kontroll-loendit, mis on loodud selle konkreetse sündmuse jaoks ja mis on kohandatud üksikute sündmuste spetsifikatsioonidele. Nii et iga sündmuse planeerimise kontroll-loend on erinev. Siiski on teie ürituste kavandamise kontroll-loendis viis objekti, olenemata sellest, kas te plaanite väikest sünnipäeva või suurt ettevõtte funktsiooni.
Sündmuste lepingute sõlmimine
See võib tunduda ilmselgelt, kuid kindlasti märkige ja saatke allkirjastatud koopiad kõigile teie sündmusele vajalikule lepingule. See hõlmab sündmusi käsitlevaid lepinguid kliendi, koha, müüjate, hotelli, meelelahutuse jms kohta. Kindel käepigistus on tore viis tegeleda äritegevusega, kuid mitte viisi, kuidas tagada ükskõik milliste müüjate rentimine, mitte klient tööle võtmise viis .
Hankige kõik kirjalikult ja ärge tehke tööd ega kuluta oma sündmuse planeerimist, kuni kõik paberid on allkirjastatud ja kätte toimetatud. Kui olete sündmuste planeerija, kes vajab teie sündmusteenuste jaoks sündmuse lepingut, klõpsake siin.
Kinnitage sündmuse kuupäev ja kellaaeg
Sa oled selle sündmuse planeerimisetapil sügav põlv.
Kuidas saaks keegi kuupäeva valesti kätte saada? Kaupmeestel on tihti teisi ettevõtteid. Kliendid võivad nõustuda sündmuse kuupäeva ja kellaajaga ja lihtsalt unustada, et teatate plaanide muutustest. Enne sündmuse planeerimise alustamist kontrollige kuupäeva, algus- ja lõpuaega kahekordselt ja kirjutage need nii, et kõik on samal lehel.
Palun lisage abi
Ärge alahinnata lisateabe väärtust sündmuse toimumise päeval. Alati on vaja midagi, mida vajab, ja enamik sündmuste planeerijaid on juba liiga hõivatud sündmuse käiguga, et pöörata tähelepanu tekkivatele olukordadele. Täiendava abi hankimine on oluline samm, mida sageli tähelepanuta jäetakse, kuni võib-olla on liiga hilja, et palgata töökoha parimat üritustöötajat. Ärge laske end kokku võtta, kui tegemist on ürituste töötajatega. Pange see üksus oma sündmuse kontrollnimekirja ja kindlustage kõige paremini koolitatud personal, kellel on vajalik kogemus, mis sobib teie sündmuse eelarvega.
Korraldage saidi läbisõit
Miski pole võrreldav mõne mõtte kujutamisega teie meelest üsna sarnaselt selle esmakordselt kätte. Ürituse saidi läbimine kliendiga ja müüjatega on ürituste kavandamise protsessi kriitiline samm.
See annab võimaluse tõstatada küsimusi, lahendada probleemid ja jõuda kokkuleppele ruumi seadistamise, kujunduse, registreerimise paigutuse ja sündmuse üldise voo kohta. Sageli, isegi kui me arvame, et suhtleme selgelt, on meie nägemus midagi vastupidiselt sellele, mida keegi teine kirjeldab meie nägemuse järgi. Plaanimisetapis läbima füüsiline ruum, nii et sündmusepäeval pole üllatusi.
Lisage järelmeetmete meeldetuletusi
Ideaalmaailmas piisab töötajatele ütlemisest ükskord, et töö saaks teha. Kahjuks ei tööta tõeline töömaailm sel viisil ega vähemalt sündmuste planeerimise äri. Nii palju üksikasju juhtida ja mitu mängijat kaasatud sündmuse eri etappidel on lihtne midagi kaduma läinud.
Niisiis, kui loote sündmuse planeerimise kontroll-loendi, et hoida teid organiseeritud ja ajakavastatuna, lisage meeldetuletusi teatud jälgimiste jaoks. Näiteks kui rääkisite toitlustusettevõttega menüü idee üle, lisage sündmuse planeerimise kontrollnimekirja üksus, mis näitab järgmist: "Järgige toidukorras kavandatud menüüst" ja "Toiduainete ettevalmistamise ajakava". Kohtumise planeerimisel ei ole selline asi, mis kinnitab midagi liiga palju kordi.