Veelgi olulisem on see, et on vaja anda teavet selle kohta, kuidas kontakti kellegagi ettevõttega eemal viibida.
Oleks väga raske, kui klient pöördub ära ja ei tea, kuidas teiega ühendust võtta. Pole tähtis, kas teie positsioon on müük, teenindus või isegi tootearendus. Kõik kliendikõnesid on olulised ja neid tuleb professionaalselt käituda.
E-kirja sisu, mis teavitab kliente ja kolleege, kes püüab teiega e-kirja teel suhelda, peaks olema kooskõlas kõneposti sisuga, mis tervitab helistajaid. Kui kasutate Outlook 2010 ja olete ühendatud Microsoft Exchange'i serveriga, siis kõigepealt klõpsake vahekaarti Fail ja seejärel klõpsake ikooni Automaatvastajad.
See algab seejärel ajutise e-posti loomise protsessi, mis saadetakse kõigile, kes on saatnud e-kirja, kui olete kontorist väljas. Automaatne vastus saadetakse välja, kuna olete selle ajutise sõnumi lubanud. Sellel meilisõnumite loomise juhiste loendit leiate siit: Outlooki Exchange'i e-posti väljastpoolt
Kui te pole Microsoft Exchange'i serveriga ühendatud, on see protsess veidi erinev, kuna sellist tüüpi e-posti kontode puhul pole ikooni "Automaatvastajad". Siin saate vaadata samm-sammult juhiseid sama tüüpi e-posti loomiseks mitte-Exchange'i kasutajatele: kõigist teistest Office'i jaoks
Järgmine samm on luua e-posti sisu, mis saadetakse kõigile, kes saadavad teile e-kirju, kui olete kontorist eemal. See e-kiri peaks andma, kui kaua te kontorist välja tuleb, kuidas teil oma puudumisel jõuda (kui see on asjakohane) ja kes peaks ettevõttes teiega asuma ühendust võtma, kui te ei soovi oma aja jooksul kontoris.
Näide:
Tere,
Tänan teid emaili eest. Ma olen praegu kontorist välja ja naaseb esmaspäeval, 1. detsembril. Selle aja jooksul on meil piiratud juurdepääs e-kirjale, seega võib minu vastus veidi hilineda. Kui teil on vaja viivitamatut abi, saatke palun oma abist Barbarale Colsonile. Tema e-posti aadress on bcolson@xyz.com.
Häid pühi!
Shahira
Microsoft pakub malli ja muid näiteid, mida saab siin leida: väljaspool Office'i malle ja näiteid. Ärge unustage selle ajutise sõnumi välja lülitamiseks kontorisse tagasi pöördudes, vastasel korral saavad kõik, kes saadavad teile e-kirju pärast kontoris tagasi pööramist, sama sõnumit.
Nüüd, kui olete loonud väljamineva e-kirja, on sarnase ja järjekindlalt väljuv kõneposti loomine, mis tervitab kõiki teie helistajaid, lihtne. Kasutage samu sõnu e-posti aadressilt, kellega peaksite ühendust võtma, kui teie pole, ja märkige, millal peaksite tagasi saama.
Häälsõnumiga on vaja anda oma telefoninumber, mitte nende e-posti aadress.
Näide:
Tere,
Sa oled jõudnud Shahira Raineri lauale. Palun kuulake kogu seda sõnumit. Ma jääb kontorist välja esmaspäeval, 5. jaanuaril. Kui vajate viivitamatut abi, pöörduge palun minu assistendi Barb Colsoni poole. Tema telefoninumber on 212-555-xxxx.
Ma ootan teiega rääkimist, kui ma tagasi pöördun. Tänan.