Mõnede sündmuste planeerijatel on selles etapis tunne, et nad on hõlbustanud, lõpuks tunnustatakse neid või edutatakse nende panuse jaoks rohkem juhtivtöötajaks.
Kuid paljudel juhtudel ei piisa sellest, kui lihtsalt plaanite ja viime läbi suurepärase äriürituse. Ettevõtlusüritusi vaadatakse kõige sagedamini investeeringuna antud eesmärgil ning sündmuste planeerijatel peaks mõistma, kuidas nende programmide väärtust mõõta.
Mõnede planeerijate jaoks võib investeeringute tasuvuse (ROI) või eesmärkide tasuvuse mõõtmine olla uus territoorium, kuid see on selline jõupingutus, mis aitab laiendada nende osalust ja üldist panust organisatsioonis, selgitab endine CMM Tony Lorenz. Chicago-põhise ProActive, Inc., Freemani ettevõtte president. ProActive on strateegiline ja sündmuste agentuur, mis keskendub kogemusliku turundusteenustele. Lorenz on nüüd AlliedPRA tegevjuht.
Sündmuse mõõtmise alused
Enamik ürituste spetsialiste tunnistab, et nende programmide mõõtmine erineb organisatsioonist organisatsiooni vahel. Selle põhjuseks on asjaolu, et ärimudelid erinevad korporatsioonide, ühenduste, mittetulundusühingute ja teiste vahel.
Millised on sündmuste planeerijate mõjud, kuidas nende sündmusi mõõta?
Kui sündmusepõhine spetsialist töötab organisatsiooni finantssuhtes, võib ta eeldatavasti mõõta sündmust rahaliste säästude põhjal. Näiteks, milline on kokkuhoid kokku hotellitubade, koosolekuruumide, toitlustusteenuste jne eest?
Kui sündmusepõhine spetsialist töötab organisatsiooni ärilisel küljel, võib ta eeldatavasti mõõta sündmust, mis põhineb programmi panusel üldises äriplaanis. Näiteks seminari korraldamine toote üldise käivitamise raames, mis hõlmab mitut äriüksust.
Ja peaaegu kõik sündmuste planeerijad kriitiliselt vaatavad, mis läks hästi ja mida võiks tulevikus parandada. Kas sündmus on eelarve sees ? Kas klient oli rahul tulemusega?
Ja kuigi mõlemad lähenemisviisid on kindlasti kehtiv mõõtmisviis, keskenduvad nad pigem taktikalistele mõõtmetele. Täna peaksid sündmuste spetsialistid otsima võimalusi, kuidas muuta oma sündmuse panus palju strateegilisemaks.
Strateegilise sündmuse mõõtmine
Lorenz selgitab, et ROI kohtumisel võib vaadelda kahte erinevat mõõdet: organisatsiooni ja osalejate tasandil:
- Organisatsioon võib ROI-d vaadata, koondades kõik kulud ja võrdlevad seda väärtusega, mille hindab organisatsioon. Seejärel määrab sündmuse rahalised eelised. organisatsiooniline tasand ja osalejate tasandil.
- Osavõtjate tasemel ROI-d võib mõõta individuaalsel tasemel ja hinnata selle väärtust iga osaleja kohta.
ProActive soovitab klientidel jälgida strateegilisi ja loomeprotsesse sündmuste mõjutamiseks ning Lorenz soovitab keskenduda hoiakute mõõtmisele. See on eriti tõhus suurte sündmuste puhul:
- Discovery. Avastamine peaks toimuma varakult, et planeerijad võiksid kaasata olulisi sidusrühmi, et lõpuks määratleda koosoleku sisu, kõnelejad jms. Plaanijad peaksid kaasama võtmesuhteid, kes võiksid määratleda strateegilised eesmärgid nii sündmuse korraldajale kui ka koosoleku osalejatele. Seda on võimalik saavutada, paludes neil lõpetada lühike, kuus kuni kaheksa avatud küsimust.
- Sündmuste eelülevaade. See on aeg, mil kohtumine või sündmuse planeerija võib määratleda mõningaid kvantifitseeritavaid meetmeid ROI ja ROO jaoks. Uurige laia valim kutsutajaid, et tuvastada nende probleemid, mured ja vajadused mitmel tasandil. See aitab planeerijal määratleda osalejate kohtumiste hindamiskriteeriumid.
- Eelseisev Core-7 baasjoon. See samm annab meetme osaleja psühholoogilisele ja käitumuslikule ettekujutusele avastamisel tuvastatud esemete kohta.
- Teadmised / mõistmine ("ma tean")
- Arvamused / arusaamad / uskumused ("nõustun")
- Tunded / hoiakud ("Ma tahan")
- Võimed / oskused ("Võin")
- Kavatsused / kohustused ("ma teen")
- Käitumised ("ma teen")
- Äritegevuse tulemused / mõju - ROI ("ma teen väärtust")
- Kohtumise disain. Sidusrühmade eesmärkide ja osalejate arusaama mõistmisega saavad planeerijad nüüd määratleda koosoleku peamised eesmärgid ja nende sõnumite esitamise viisid. Millised esitlused? Kas programm peaks sisaldama interaktiivseid seminare? Kas kauplemispind on kasulik osalejate koolitamisel? Milliseid vahendeid te oma sõnumi edastamiseks ja tugevdamiseks kasutate? Kes peaks kõnelema?
- Hoidke koosolekut või sündmust.
- Sündmuste ülevaade / võrdlusnäitajad. Pärast sündmust on oluline mõõta, kui hästi programm saavutati nendel võrdlusalustel, mis määratleti avastuste ja sündmuste eelse uuringu tulemuste põhjal. Kas programm põhjustas hoiakute, arusaamade, uskumuste jne muutusi? Kas osalejad järgivad neid muudatusi?
- Järelmeetmete äri mõju. Strateegilise mõõtmise puhul tuleb keskenduda osalejate käitumisega seotud pikaajalisele mõjule. See on ka hea aeg programmi rahalise ja mittefinantsvara mõju kindlaksmääramiseks.
Soovitused konverentsi mõõtmise protsessi optimeerimiseks
Lorenz pakub kuus juhiseid, mis aitavad planeerijatel kohtuda sündmuste tagasipöördumiseks:
- Rakenda enne koosolekut / enne koosolekut.
- Mõõda psühholoogilisi, käitumis- ja finantsmõõtmeid.
- Kasutage ROI mõõtmist suurte tähtsate kohtumiste jaoks
- Mõõtke ja jälgige aasta-aastalt saadud tulemusi.
- Luua kutsestandardid ja töötajate oskused.
- Aja jooksul paraneb
Väikesemahuliste sündmuste mõõtmise ettepanekud
Kindlasti on üksikute programmide ametlik mõõtmisprogramm kasulik suurte ja kulukate sündmuste jaoks. Kuid mis on ülejäänud aasta jooksul planeeritud äriürituste puhul - kas on võimalik aasta jooksul kavandatud sadade väiksemate ürituste puhul rakendada ürituste mõõtmisi?
Muidugi.
Lorenz soovitab, et organisatsioonid tuvastaksid viite või kuut võrdlusalust küsimust, mis on organisatsioonile kriitilised. Seejärel mõõdab erinevaid sündmusi, et teha kindlaks, kas ürituste seeria tegi psühholoogilise, käitumise või finantsmõju.
Kokkuvõtte tulemused. Näiteks kui organisatsioon korraldab aasta jooksul 30 sarnast sündmust erinevatel turgudel, millel on sarnased võrdlusalused, võib see kindlasti pakkuda kvalitatiivseid ja kvantitatiivseid meetmeid.
"Eraldage edu ja ehitage meetmed sealt," väidab Lorenz.
Organisatsiooni peamised sidusrühmad on lõplikult öelnud, kui tõhusalt saavad sündmuste või sündmuste seeriaga seotud isikud kindlaks, kui suurt krediiti tuleks anda neile, kes aitasid üritusi planeerida.