Õppige sündmuse eelarve koostamise aluseid

Sündmuse planeerijaks on kliendi eelarve jäämine võtmeks. Selle tegemiseks vajate üksikasjalikku sündmuse eelarvet, millega olete teie ja teie klient kokku leppinud. Ükskõik, kas olete sündmuste planeerimise või kogenud professionaaliga uusim, hoiab sündmuse eelarve aitab teil püsida organiseeritud ja valmistuda mis tahes klientide küsitluse jaoks ja aitab vältida eelarve ületamist. Põhiline sündmus, näiteks seminar või õhtusöök, võib olla abiks Exceli või mõne muu arvutustabeli programm.

Lisage ülaltoodud neli kategooriat:

• Üksus
• Prognoositud kulu
• Tegelik kulu
• Andmed

Seejärel liigitage kuluartikleid ja jälgige neid.

Sündmuse eelarve haldamine

1. Jälgige saidi rendikulusid. Kui plaanite üritust ennast ja kui kohtute oma müügikohtadega, siis jälgige kõiki sündmuse ja funktsiooni ruumi, majapidamise, pagasi käitlemise ja sellega seotud kulude prognoositud renditasusid.

2. Hinnake toitlustuskulusid. See hõlmab kõiki toidu- ja joogitasusid, sealhulgas näpunäiteid ja tasulisi hüvesid, mis võivad moodustada kuni 30%.

3. Dokumentide transpordikulud. See hõlmab süstikke, treenerite, sündmuste ülekandeid ja kõiki sellega seotud kulusid.

4. Lisa dekoratsioonikulud. Enamik sündmusi hõlmab kaunistuse kulusid, nagu centerpieces, florals, telk üürikorterid jne. Siin loetletakse need kulud.

5. Dokumendi meelelahutuse ja seadmete tasud. Selle kategooria tavalised kulud hõlmavad A / V-seadmeid, kuid see on ka hea koht kõnelejate kõnelejate loendisse kandmiseks või meelelahutajate hõivamiseks.

1. Kokkuvõtteks trüki maksud. Suuremate kulude reklaami tegemiseks ühendatakse tegelikult mitu väikest esemeid. Nende hulka kuuluvad kutsed, nimesildid, programmide brošüürid, sündmuste tähised ja bännerid.

2. Reale kingitus kingituseks. Üks ühine sündmuse ots on mitte kunagi võimaldada külalisel lahkuda tühja käega. Niisiis, sõltumata sellest, millist kingitust või kingitusi esitate, jälgige nende eest eraldi maksumust; siis oleksid üllatunud, kui palju need kaubad võivad maksta.

1. Määrake tegevuskulud. Kui teie üritus sisaldab selliseid tegevusi nagu golf, tennis, spaa, rafting, jalgrattasõit või muud tegevused, peate arvestama nende lõivude maksumusega eraldi. Kaaluge oma arvutustabeli kogukulude kokkuvõtte ja jaotuse lisamisega.

2. Postitage teisi kulusid. Kui kulu ei kuulu ühtegi eespool nimetatud kategooriasse, loetlege see mitmesuguste kulukirjedena siin.

3. Anna endasse situatsioonifondi kategooria. Olenevalt sündmuse suurusest või keerukusest võite siin sihtida kuni 20% sündmuseelarvest. Hoolimata parimast planeerimisest lähevad maksud prognoositud plaanide ületamiseks kulusid, mida te kunagi ei arva. See hoiab teid igal ajal eelarvest üle.

4. Kokkuvõetavad kavandatud kulud. Oma sündmuseprogrammi koostamisel on teil kogukulude hea prognoos. See on teave, mida jagate sündmuse kliendiga, et veenduda, et nad on sündmuse eelarvest teadlikud, et hiljem pole mingeid üllatusi.

5. Koondage tegelikud kulud kokku. See juhtub pärast sündmuse lõppu. Arvete ümardamine üle 10 kategooriasse ja dokumendi tegemine eelarvega. Kui see on äärmiselt soodne, tehke kindlaks eelarve tegelik kokkuhoid võrreldes prognoositava eelarvega, näidates üles väärtust, mille olete oma rolli andnud.