Plussid ja miinused palgatöötajate positsioonide lõikamisest
Vabatahtlike kasutamine vabade tööülesannete või töökohtade täitmiseks, mida muidu võiks teha palgatöötajad (sageli nimetatakse töökoha asendamiseks), peaks olema osa üldisest strateegiast kulude vähendamiseks rasketel aegadel. Siin on mõned nõuanded õigesti toimimiseks:
Ärge asetage kedagi välja, et asendada palgatöötajate vabatahtlik. Selline tegevus on kohustatud põhjustama teisi palgatöötajaid, kes kardavad oma positsiooni pärast ja vabandust tegutsema hakata ja seisma vastutama, kartma, et nad võtaksid oma töökohti. Kuid kui on olemas loomulik nõrkus või üldine ümberkorraldamine, kasutage seda võimalust, et mõelda, kuidas teie organisatsioon on seadistatud, ja kuidas saaksite töökohti ümber kujundada, et vabatahtlikud saaksid teha mõningaid ülesandeid.
Näiteks olete oma sekretäriga just edutanud haldusdirektori asetäitja, kes töötab arendusdirektoriga. See jätab administraatorite töö lahti. Kas seda positsiooni võiksid täita vabatahtlikud ? Üks organisatsioon, mille külastasin ma hiljuti, piirdub üldsusele avatud töötundidega viie päevaga (10.00-13.00) ja kasutab vastuvõtjalt vabatahtlikke. Iga päev on erinev vabatahtlik. See vabatahtlik vastab telefonile, tervitab külastajaid ja täidab täpselt määratletud ja dokumenteeritud tööülesannete täitmise valikut.
Päeva lõpus kasutab vabatahtlik vormi, et koondada selle päeva olulised asjad ja probleemid, mis järgmise päeva vabatahtlikul võib osutuda vajalikuks lahendada.
Sellel organisatsioonil on enamik veadest välja töötatud ja vabatahtlikud on õnnelikud ja lojaalsed. Praegu on piisavalt koolitatud vabatahtlikke, kellel on kontoris paar täiendavat vabatahtlikku, kes hoolitseb teiste kontoritööde eest, aidates organisatsioonil veelgi rohkem.
Ärge kasutage vabatahtlikke ainult tavapäraste ülesannete jaoks
Paljud vabatahtlikud on rõõmsad kirikutöö tegemiseks või e-kirjade saatmiseks uksest või käsku täitma, kuid kui teie töötajad tõesti tahavad teha, kuid pole aega, mõelge vabatahtliku kasutamisest. Vabatahtlik võiks olla vabatahtlike koordinaator, aidata kirjutada stipendiume või uurimistoetusi, vastutada uudiskirja eest, koolitada teisi vabatahtlikke või isegi personali, planeerida ja viia ellu erisündmusi või palju muid asju. Mõelge loominguliselt ja otsige vabatahtlikke, kellel on erilised oskused või kogemused.
Kaaluge "kogenud" vabatahtlike leidmist ja kasutamist
Kvalifitseeritud vabatahtlikud on tavaliselt spetsialistid nendes valdkondades, mis mittetulundusühingud pole, näiteks rahandus, inimressursid või turundus. Nad on sageli ettevõtted korporatsioonides, mis on osa nende tööandja sotsiaalse vastutuse programmist. Neil on aega, et ettevõtted saaksid töötada mittetulundusühingutega. Sellel majanduslangusel on töökohta ka kvalifitseeritud vabatahtlikud, kes võivad olla väga huvitatud oma oskuste järjepidevuse säilitamisest ja nende jätkamisest.
Kvalifitseeritud vabatahtlikud ei saa asendada personali, vaid nad võivad asendada kalli allhanke ja väliseid konsultante.
Need aitavad teil ümber korraldada, viia läbi organisatsiooniline audit, arendada vajalikke andmeid, et aidata juhatusel teha organisatoorsed otsused, leida võimalusi, kuidas säästa oluliste teenuste hankimist või aidata töötajatel keskenduda nende töös kõige olulisemale töökohale.
Uuringud on näidanud, et mittetulundusühingud ei kasuta kvalifitseeritud vabatahtlikke (neid nimetatakse ka pro bono tööks) nii sageli kui nad peaksid. Küsige kohalikelt ettevõtlusfondidest, kui neil on kvalifitseeritud vabatahtlike programm või taotlete Taproot Foundationi kaudu pro bono toetust.
Riikliku ja ühenduse teenistuse korporatsioonil on tööriistakomplekt, mis aitab mittetulundusühingutel saada oskusi omandatud vabatahtlikele valmis. Samuti võite avaldada veebikohase teenusega Catchafire'ile oma vabakutselisi kutseoskusi.
Ärge lükka oma kabineti süsteemi
Olen näinud büroosid, kus makstud juhid käisid tavaliselt lõunasöögi ajal tavaliselt kokku, samal ajal kui kantseleitöötajad ja vabatahtlikud sõid mungasalati võileiba purjetamisruumis, vahepeal hoidke linnu kuni juhtide tagasiside saamiseni.
Milline on viis, kuidas kantseleitöötajad ja vabatahtlikud saaksid tunda teise klassi kodanikke? Leidke viise, kuidas olla kaasav ja teeme kõik, et tunneksite, et nad on olulise tähtsusega.
Kui vabatahtlikel näidatakse huvi, toimige kiiresti
Vabatahtlikel on paljudes organisatsioonides palju võimalusi. Tegutsege kiiresti, kui nad teie huvi näitavad või lähevad kuskil mujale. On tavaline, et potentsiaalsed vabatahtlikud saavad mittetulunduslike organisatsioonide kehva kontrollimise. Vabatahtlike juht on vabatahtlikule, kes vabatahtlikule ütleb, kui palju aega on saadaval (tunne, et ülekoormatud on sageli vabatahtliku lennu põhjus, kuna tundlikkus on liiga väike); või vabatahtlik saab pinnapealse intervjuu, mis ei kajasta võimeid ja kogemusi, mis võiksid olla vihjeid vabatahtliku lahendamiseks rahuldust pakkuvas olukorras.
Hoidke meeles, millised töökohad vabatahtlikud võivad täita
Jah, teil on nimekiri põhilistest rollidest, mida te alati ostate, kuid kui teie intervjuu käigus ilmnevad muud võimalused, ei ole pretsedendi ega reeglitega seotud. Ärge kartke luua vabatahtlikku tööd, mis sobiks selle konkreetse isiku, tema ande ja huvidega. Teil on võimalik vabastada palgatöötaja mõne ülesande täitmisest ja viia see vabatahtlikule üle. See peaks võimaldama teie tasustatud töötajatel aega kulutada aega muudele kiiretele ülesannetele. Siiski ei tohiks kunagi palgatöötajat palgata võimalikust töökaotusest.
Lõpptulemus on see, et keegi ei saa kasu lõigata kulusid tahtlikult töötajatele ja neid vabatahtlikele välja vahetades, kuid vabatahtlikel on võimalik luua rolle, kui teete seda mõistlikult.