Paljud hotellid on tuginenud online-hotelli RFP-le (taotluste esitamine) saitidele, näiteks Conventionplanit.com ja sabrehotelrfp.com, et edendada nende koosolekute ja konverentsiteenuste pakkumist. Nad on välja töötanud ka oma online-pakkumise vormid.
Kuid paljud planeerijad ei taha saata oma hotelli RFP-d kolmandate isikute otsingumootorite kaudu. Paljud planeerijad eelistavad esitada hotellipakkumistele esitatavad taotlused otse hotelli- ja konverentsikeskustesse.
Milline teave on esitatud hotelli RFP-s?
Suurepärane tööriist, mis aitab planeerijatel hakata arendama oma vorme hotellide pakkumiste ja muude sündmuste vajaduste jaoks, on konventsiooni tööstusnõukogus toimunud tunnustatud tavade vahetamise vahendid.
Hotelli hotelli pakkumise põhielemendid peaksid sisaldama järgmist:
- Taotleja põhilised kontaktandmed (nimi, ametinimetus, organisatsioon, aadress, telefon, e-post jne)
- Sündmuse kuupäevad (esitage vähemalt kaks erinevat võimalust)
- Vajalik tuba plokid (kuupäevad ja külaliste tubade arv)
- Koosolekuruumi taotlused (kuupäevad, ruumide suurused, kogused)
- Toidu- ja jooginõuded
- Juurdepääsu nõuded
- Kohaletoimetamise ja vastuvõtmise nõuded
- Muu asjakohane teave
Kasutades RFP-tööriistu
Lisaks pakub Global Business Travel Association (GBTA) oma liikmetele ulatuslikku RFP-i vahendit, mida ürituste korraldajad võiksid kaaluda.
GBTA hotelli RFP elemendid on järgmised:
- Hotelli rajatise ülevaate teave
- RFP taotleja ülevaate teave
- Külalisruumi lepingu üksikasjad
- Hotelli kogu koosolekuruumi suurus
- Koosolekuruumide arv kokku
- Suurima hotelli suurim tantsusaal või koosolekuruum
- Suurima ballisaalide või koosolekuruumi lae kõrgus
- Kas hotellis on alaline juhatus?
- Kui palju inimesi saab koosolekuruumi?
- Kas hotellis on pühendatud näitusepind?
- Mis on näituse ruumi suurus?
- Mis on kaugus piirkonna konverentsikeskusest?
- Mis on konventsioonikeskuse nimi?
- Mis on toidu ja joogi maksuprotsent?
- Mis on panga teenustasu protsent?
- Kas banketiteenuste tasud maksustatakse?
- Kas hotell pakub sisseehitatud audiovisuaalseid (A / V) teenuseid?
- Kas hotellis pakutakse riigisiseste A / V-teenuste hinnasoodustust?
- Kas hotell lubab klientidel viia sisse väljaspool A / V müüjaid?
- Kui palju koosolekuruume sisaldab traadita kiire Interneti-ühendust?
- Kuidas koosolekuruumid sisaldavad videokonverentse?
- Kas on olemas tasu enda / V müüjate kasutamise eest?
- Kas hotellis aktsepteeritakse tasu eest ettevõtte koosolekukaarte?
- Kas hotell pakub koosolekuruumipakkumiste hindu?
Lisaks oleks kasulik jagada hotelli müügiga teie hostitud ürituse tüüpi. See annab neile ülevaate eesmärkidest, mida teie kohtumine võib olla.
Hea uudis hotelliga töötamise kohta on see, et enamik inimesi peaks olema üsna kogenud sarnaste sündmuste korraldamisel, ja suurepärane müügi- või toitlustusjuht saab jagada üksikasju teiega, kuidas ürituste planeerijaid oma eesmärkide saavutamiseks aidata.