Kuidas suurendada seminari ja ärisündmuste külastamist

by Rob Hard

Näpunäiteid oma ettevõtte ürituste korraldamiseks

Kõige olulisem samm hirmude ületamisel seoses sündmusel osalemise puudumise või RSVP nimekirja suurendamise üle on tunnistada, et inimesed tõesti naudivad hästi läbi viidud seminaride ja muude ürituste korraldamist. Äriseminaridel osalemisel saab osaleja uue teabe õppimiseks ja suhelda oma eakaaslastega ja juhtidega oma valdkonnas. Kuid kõige edukamad koosolekud ulatuvad kaugemale tähtkujudest ja inspireerivatest esitlustest; nad loovad kõigile sooja ja sõbraliku keskkonna, mis muudab need nauditavamaks. Siit saate teada, kuidas saate planeerida mõnusat äriüritust, mis meelitab ligi suurepärast osalust.

01 - loo suurepärane tegevuskava

Kui hostid mõistavad, et inimestel on sündmustel osalemise võimalus, on oluline luua programm, mis tasub osaleda. Päevakord peaks keskenduma ühele teemale, et mitte häirima osalejaid, vaid peaks olema piisavalt erinevaid, et säilitada osalejate huvi. Näiteks järgmisel poolaastal osalenud seminari ajakava näeb koosolekul osalejate vajadusi toidust ettekannete katkestusse:

Kell 8:00 saabumine ja hommikusöök
8:45 am Tervituskiri
9:00 põhikõneleja
10:00 paus
10:15 Paneelide arutelu
Kell 11.30 Lõppmärkused

02 - Ole tundlik kalender ja kella

Hoolimata parimast päevakorrast on sündmusest osavõtjate eelistused, kui nad soovivad sellistes programmides osaleda ja kui nad seda ei tee. Mõnes hooajatööstuses võib see mõnikord ka olla probleem. Kui sündmuse kuupäevad ja kellaajad on planeeritud, pidage meeles järgmist.

Osalejad eelistavad seminaride hommikust sõiduplaane
Osalejad eelistavad üritusi vahetult pärast tööd
Teisipäeviti ja neljapäeviti on populaarsed koosolekupäevad
Vältige koosolekute pidamist reedeti võimaluse korral
Vältige koosolekute planeerimist puhkustel ja pühade eelõhtul
Olege tundlik osaleja reisi nõuete suhtes sündmus

Samavõrd oluline on luua maine, et alustada õigeaegselt ja õigeaegselt - eriti iga-aastaste või korduvate sündmuste puhul.

03 - Määrake ainulaadne ja mugav asukoht

Enamus ärikohtumisi korraldatakse hotellides ja selline koht iseenesest ei ole nii unikaalne. Võite puruneda hallituse ja leida suurepärase mitte-hotelli koht või võite mõista, et kõik hotellid ei ole võrdsed ja leiate suurepärase hotelli. Peamine eesmärk on valida koht, kus teie külalised tahavad minna. Lõppude lõpuks nad teevad ümbersõitu oma rutiinist ja tahavad seda sündmust nautida. Mõelge järgmistele teguritele:

Valige koht, kus osalejate enamus on lähedal
Valige koht, kus osalejad ise naudiksid
Valige koht, kus koguneb sarnaste sündmuste korraldamisel

Lisateavet kohtumiste valimise kohta vaadake kindlasti sündmuste planeerija juhendist kohtumiste planeerimiseks .

04 - Koostada sobiv külaliste nimekiri

Edukatel koosolekutel on selle teate konkreetne teema või sõnum ja sihtrühm. On oluline koostada külaliste nimekiri, mis sisaldab asjakohaseid osalejaid, isegi kui need on järjestatud tähtsuse järjekorras. Liiga tihti koostavad võõrustajad tulevaste külade peatoimikut, et avada kohtumine massidele. See toimib ainult siis, kui te üritate täita numbreid vastavalt numbrite mängule.

Äriline kohtumine, konverents või seminar ei tohiks vaadelda kui otsepostitust, milleks on 1-3% RSVP määrad. Ma eelistan, et klientidel õpetataks spetsiaalsete loendite sihitud osalejate loomist - inimesi, keda nad tõesti soovivad osaleda loodetavasti koos RSVP määradega 50% või paremal.

Viimane mõte osalejate kohta: proovige kutsuda koosolekule sarnaste auastmete ja kogemustega inimesi.

05 - kutsuge, kutsuge, kutsuge!

Üheks võtmeks teie ürituse suurepärase osalemise saavutamiseks on kutsuda inimesi varakult ja järgima. See tähendab meeldetuletuste saatmist neile, kellel pole RSVP-d ja kinnitusi neile, kellel on. Sündmuste meeldetuletuse saatmine just enne sündmust kinnitatud külalistele ei ole ka üldiselt halb mõte.

Oluline on sündmust ümbritseda. Traditsioonilised trükitud kutsed on asjakohased, kuid see muutub tavaks vaadata ka e-posti ja isegi sotsiaalmeediat, sõltuvalt teie vaatajaskonnast. Proovige seda lähenemist:

Pidage meeles sündmust külalistele, keda teid või teie meeskond teate isiklikult enne kutsete saatmist.
Saatke kuupäeva salvestamine planeerimisprotsessi alguses (paberkandjal või elektrooniliselt).
Saatke üksikasjalik kutse, sh päevakorraldus (paberkandjal või elektrooniliselt) RSVP-päringuga.
Edastage detailne kutse uuesti isikliku kirjaga personaalsetele sõpradele või tuttavatele (elektrooniline). *
Jätkata kinnitatud külalistega üks kuni kaks päeva enne kavandatud sündmust (elektrooniline või telefoni teel).

* Samuti võite valida, kas kutsuda külalisi ametlikult ja laiendada isiklikku kutset sündmusele.

06 - Ärge alahinnata võimu isiklike kutsed

Füüsiline kutse - kas trükitud või elektrooniline - on tore, kuid seda ei tohiks vaadelda isiklikult laiendatud kutse asemel oma sõpradele, kolleegidele või tuttavatele (välja arvatud juhul, kui te kavatsete loomulikult korraldada suurt sümpoosioni või konventsiooni koos 500 või rohkem osalejaid). See on samm, mis muudab paljusid võõrustajaid loksutama ... nad ei soovi telefoni kätte saada, kuid see võib tähendada suurte RSVP-de määrade (madalate näitamismääradega) ja vähem kui ideaalse väljavahetamise vahelist erinevust.

Mõne sündmuse puhul võib see vastutus jagada. Sündmuste külaliste nimekiri koostatakse sageli kontaktiloenditest, mida haldavad mitmesugused üksikisikud, ja need, kellele pakutakse kõige lähedasemaid suhteid, peaksid laiendama oma külalistele otsekutse.

07 - Luua suurepäraste programmide saavutamise maine

Igaüks on osalenud hea konverentsi ja halbu konverentsidel. Sama kehtib ka seminaride ja muude ürituste kohta. Õnne sündmuste planeerijatele on inimesed sagedamini külastatavad koosolekutel.

Selle peamine eesmärk on aidata teie kliendil luua suurepäraste äriprogrammide pakkumise maine. Lihtne, kui võib-olla tundub, et kui keegi meeldis teie viimast sündmust käitudes, on ta tõenäolisem, et osaleb tulevaste programmide raames ja võib-olla isegi sõber või kolleeg.

08 - Saada järelkontrolli kommunikatsioon ja tänada osalejaid

Kuna inimesed kogunevad koosolekutel uue teabe kogumiseks, hindavad paljud osalejad täiendavate anonüümsete materjalide ja materjalide saamist, mida teie organisatsiooni esinejad ja teised inimesed võivad viidata. Järelevalve on suurepärane võimalus jagada seda teavet ja tänada teid sõnumite saatmise eest sündmusse kaasatud inimestele.

Tänan teid ja jälgige kommunikatsiooni on midagi, mida paljud organisatsioonid sageli ignoreerivad, kuid need, kes ei saa kasu.