Leidke, salvestage ja kaitske oma ettevõtte digitaalsisu
See on 21. sajand, ja kõik on digitaalsed, st on-line. Teie ettevõttes on digitaalsed varad, mida sa ei pruugi kunagi mõelnud. Need varad, nagu kõik teie ettevõtte varad , on väärtuslikud ja peaksid olema kaitstud.
Mis on digitaalvara?
Teie ettevõttel on vara - väärtusega asjad. Need varad hõlmavad kõike alates sularahast ja saadaolevatest kontodest , ettevõtte varustuse ja sõidukite, maa ja ehitiste kaudu.
Teie raamatupidaja on oma bilansis tõenäoliselt oma vara kulu ja praeguse väärtuse lisanud, kuid võib-olla nad unustasid digitaalsed varad.
Digitaalsed varad on veebis olemas olevad varad. Mõned teie digitaalsed varad võivad teie serveritel eksisteerida või need võivad olla "pilves". Digitaalsed varad hõlmavad järgmist:
- Ettevõtte fotod, mille olete loonud. Need võivad olla teie ettevõtte või äriprotsesside fotod. Need on varad, sest neid saab müüa.
- Ettevõtte veebisaidid või ajaveebid . Sisu on väärtus ja saidi välimus võib olla väärtuslik, kui see on kaubamärgiga tähistatud.
- Näiteks tööprotsessid (näiteks arvutustabelites), mida teie töötajad on välja töötanud ja mida saab dubleerida ja müüa.
- Rakendused, mille teie ettevõte on loonud, kas müüa või oma tarbeks.
- E-posti kontaktide loendid ja kliendi- või klientide nimekirjad , sealhulgas uudiskirja meililistid, on väärtusega, kuna neid saab müüa.
- Sidusajakirjades olevad tellimused on märkimisperioodi jaoks väärtustatud.
- Intellektuaalomand - kaitsev materjal, kaubamärgid või teenindusmärgid (näiteks teie ettevõtte logo), patendid. Need varad võivad esineda paberkandjal, kuid enamasti on need ainult digitaalsed.
- E-poes olevad tooted , mis on teie ettevõtte inventuuri osa . Need peaksid olema teie kontrolli all, isegi kui neid on veebis salvestatud. Näiteks kui teil on näiteks Amazonase müüja , võivad tooted olla nende laos, kuid saate müüki.
Miks on digitaalvara oluline?
Nagu kõik teie ettevõtte väärtuslikud asjad, on digitaalsed varad teie ettevõtte jaoks väga kasulikud .
- Oma äritegevuse maksudeklaratsiooniga saate nõuda vara ostmise ja kasutamise kulusid . Lühiajaliste varade (näiteks tarnete) maksumust saab kohe kuluna võtta, kuid pikaajaliste varade (vähemalt ühe aasta kestel) maksumus võib aja jooksul kulutada (kas amortisatsiooni või amortisatsiooni kaudu).
- Saate müüa paljusid selliseid varasid või litsentsi neile, kui need endiselt need omavad.
- Varad on väärtuslikud investoritele või keegi, kes ostab teie äri . Summa, mida keegi võib teie ettevõtte ostmiseks maksta, sõltub suurel määral ettevõtte vara väärtusest.
- Mõned digitaalsed varad, nagu klientide loendid või uudiskirja tellijate nimekirjad, on eriti kasulikud firmaväärtuse määramisel. Raamatupidamise ja hindamise perspektiivi firmaväärtuse väärtus põhineb nendel loenditel.
- Raamatupidamisarvestuse ja töötajate registrite kaitsmine tähendab seda, et need on auditite jaoks kättesaadavad. Raamatupidamisdokumentide puudumisel ei pruugi olla võimalik tõendada kulude mahaarvamist. Töötajate registri puudumine võib tähendada, et teil on trahvide ja karistuste ohtu.
Kust alustada oma digitaalse vara kaitseks?
Leidke ja loend. Alustage kõigi nende varade põhjalikust loendist.
Alustuseks kasutage ülaltoodud loendit, kuid olege loominguline. Mõelge, mida olete veebis või oma ettevõtte serveris, mis võib olla väärtuslik. Otsite asju, mis on omandiõigusega (mida teie ettevõte omab), asju, mida keegi ei ole ja võiks osta või võta. Mõelge nendele digitaalsetele varadele võimalikult müüdavatele esemetele. Millist kas soovite või võite kaaluda, kui ostad selle firma?
Loo omand ja väärtus. Vaadake loetletud digitaalsete varade hulka. Kes neid omab? Enne kui võite neid varasid kaitsta, tuleb kindlaks määrata konkreetne omand. Näiteks kas saate tõendada, et teie ettevõttel on töötaja e-kirjad või e-posti nimekirjad? Tutvuge advokaadiga, et kirjutada omandiõigusega seotud poliitika.
Kuigi mõne ettevõtte digitaalse vara puhul võib osutuda raskeks konkreetse väärtuse määramine, on hea mõte mõista seda väärtust pigem varem kui hiljem.
Jah, nende digitaalsete varade väärtus võib muutuda, kuna lisate oma veebisaidi loendisse või lehtedele kliente või muudate protsesside värskendusi, kuid hindamise abil saab määrata baasväärtuse. Leidke ettevõtte hindaja, kes saab teile praegu hinnangu anda. On palju lihtsam hinnata midagi olemasolevat, mitte seda, mis on varastatud või hävitatud katastroofina nagu üleujutus või tulekahju.
Kui teil on tooteid, mida müüte veebimüügi kaudu nagu Amazon või eBay, loe leping, et tagada oma omandiõiguse säilitamine.
Loo kaitsekokkulepe. Kaitse oma digitaalse vara kokkulepetega nendega, kes neid varastaksid. Mõtle, kas töötajad, kliendid ja konsultandid peavad alla kirjutama mitteavaldamise lepingutele. Need lepingud näevad teistega ette, et digitaalse vara vargamine võib kaasa tuua kohtumenetluse.
Registreerige oma omand. Paljud digitaalsed varad saab registreerida, et öelda oma omandi maailmale. Ettevõtte fotod, protsessid ja veebisaitide ja ajaveebide sisu on autoriõigustega kaitstud . Digitaalsed varad, nagu logod ja disainilahendused, võivad olla kaubamärgiga. Ja ärge unustage protsesside patente .
Tulevikuplaan. Mis juhtub teie ettevõtte digitaalsete varadega, kui midagi teiega juhtub? Lisage oma digitaalsed varad oma ettevõtte lepingutesse. Näiteks partnerluses olevad digitaalsed varad tuleb koos muude varadega ka arendada partnerluslepingus. Kui teil on väike üksikettevõtja või perefirma, lisage need varad oma pärimisplaanidesse.
Varundamine! Oluline on varundussüsteemi leida, et kaitsta kõiki oma digitaalseid varasid. Võttes varukoopia varukoopia ei ole hull; Lifewire soovitab topelt varundussüsteemi, kasutades mitut välist kõvaketast. Samuti võite soovida nii kõvaketta varundamist kui ka online-varundamist, et kahekordistuda.
Lõpuks määrake digitaalsete varade kaitse protokollid
Nüüd, kui olete oma digitaalse varahaldussüsteemi seadistanud, dokumenteerige see. Tehke ülevaate ja värskenduste jaoks varukoopiate ja ajakavade konkreetseid käimasolevaid ülesandeid.
Suur osa teie äri on võrgus; hoia seda kenasti kenasti, kaitstes neid online-digitaalseid varasid