Organiseeritud organiseerimine tähendab palju rohkem kui lihtsalt paberitööstuse virnastamine ja tolmu eemaldamine laual olevatest segadustest. Organisatsioon hõlmab kõigi teie ettevõtte erinevate osade jaoks süsteemide ja protseduuride loomist; see võib aidata teil tootlikumaks ja kasumlikumaks. Järgnevad ideed on mõned parimad viise, kuidas saaksite oma väikeettevõtete jaoks rohkem organiseerida. Proovige vaid aeglase ja jätkusuutliku paranemise eesmärgil või tehke plaan lisada igal aastal uus organisatsiooniline protsess teie ettevõttes.
01 - kontrollib pabereid ja dokumente
Nüüd, kui teil on parem ettekujutus dokumentide tüübist, millega te töötate, on aeg luua või parandada oma kontoritöö süsteem. Susan Ward koostas kasulikku juhendit dokumentide haldussüsteemi loomiseks, mis aitab teil paberprotsessi luua või täpsustada ja seda organiseerida.
Kui otsustate, et on aeg hakata liikuma paberivaba kontorisse ( loe kõigepealt neid plusse ja miinuseid ), võite alustada oma sissetulekut skannides ja digiteerimisel, kasutades võrgupõhiseid arveid ja makseteenuseid, nagu FreshBooks, digitaalallkirjaprogrammile nagu DocuSign , ning kasutades pilve andmete varundamiseks ja arhiveerimiseks. Kui kogute visiitkaarte aasta jooksul toimuvatel sündmustel, võib ka olla hea mõte investeerida visiitkaardikellerisse, nii et võite kohe digiteerida kontaktteavet ja paberkaarte kraavida.
02 - kasutage õigeid tootlikkuse tööriistu
- Kontakttegevuse juhtimine. Kui jälgite oma kliente, et meeles pidada inimesi, keda te võrguühenduse ajal kokku võtate, peab iga väikeettevõte omanik kasutama kontaktteabe haldamise süsteemi. Saate valida kõikehõlmava kliendisuhete haldamise (CRM) süsteemi, näiteks Salesforce või väiksema ulatusega juhtimise jaoks, mille abil saate oma olemasolevaid rakendusi Kontaktid seadistada oma ettevõtte jaoks.
- Koosolekud ja suhtlemine. Ükskõik, kas te käitate kohtumisi näost-näkku, telefoni või videovestlusteenuste kaudu, on võimalus protsessi organiseerida. Saate kasutada teenust Do, et kohtumisi korraldada paremini - enne, pärast ja pärast.
- Raamatupidamine ja raamatupidamine. Korraldage ja tõhustades oma arve, võtke makseid ja hallake rahavooge, kasutades selliseid tööriistu nagu Quickbooks Online, Xero ja Wave.
- Reiside ja kulude jälgimine. Reisiplaanide lihtsamaks muutmiseks saate kasutada selliseid rakendusi nagu Expedia ja TripAdvisor. Siis teevad rakendused, näiteks Expensify, teedel võimalused kulude jälgimiseks ja aruandluse tegemiseks, kui koju jõuate palju organiseeritumalt.
- Sotsiaalmeedia haldamine. Me kõik teame, kui palju aega saab sotsiaalmeedias raisata, kui te ei jõua süstemaatiliselt ja organiseeritult sellele. Sellepärast võivad sellised tööriistad nagu Hootsuite ja Buffer olla väikeettevõtete omanikele väärtuslikud.
- E-posti haldamine. Kui kasutate oma väikeettevõttes Gmaili, on teil juurdepääs üsna paljudele Google'i laiendustele, mis saavad teie postkasti kiiresti organiseerida. Kui kasutate mõnda muud e-posti rakendust, proovige SaneBoxit automaatseks filtreerimiseks, meeldetuletusi jms.
- Projekti juht. Hea projektijuhtimise rakendus aitab teil jälgida ülesandeid, jagada faile ja teha koostööd koos meeskonnakaaslastega kõik ühes kohas ja see võib olla üks parimaid tööriistu, mida saate oma töö korraldamiseks kasutada. Proovige Basecampit või Asanat kõikvõimalikuks projektijuhtimise lahenduseks.
Tootlikkus on väga isiklik protsess ja vajalikud rakendused on teile täpselt vajalikud, töö ja töö. Võtke aega, et uurida, millised on teie vajadused, enne kui lisate oma töös uue tööriista. Teil ei pruugi vaja nii palju kui arvate. Lisateabe saamiseks tööriista inspiratsiooni saamiseks lugege seda artiklit 101 väikeettevõtete tootlikkuse rakendusega ja uurige neid 27 ajasäästvaid rakendusi .
03 - hankige oma arvuti
Siin on nimekiri asjadest, mida saate teha kohe, et teie arvuti oleks korrastatud ja tagasi töökorras:
- Puhastage oma töölaud. Siin on siin paar võimalust, mis kõik sõltub teie tööstiilist ja arvuti kasutamisest. Võite vabaneda kõikidest töölauarakendest, välja arvatud prügikasti jaoks (pea meeles, et töölaual olevad rakenduseikoonid on lihtsalt otseteed - kõik teie praegused rakendused elavad tavaliselt teie rakenduste kaustas). Või saate lisada paar otseteed oma kõige sagedamini kasutatavatele rakendustele ja failidele. Ma kipuvad vea esimese võimaluse poole, minnes võimalikult sujuvamaks, kuid sageli kasutan oma töölauda, et hõlpsasti pääseda juurde failidele, mida praegu töötan. Siis liigutan nad oma alalise koju, kui olen lõpetanud.
- Seadistage digitaalne esitussüsteem. Kui räägid oma dokumentide alalise elukoha andmisest, on see koht, kus loote teile täieliku mõtete esitamise süsteemi, et saaksite leida vajalikke dokumente, kui neid vajate. See failide ja kaustade organiseerimise juhend pakub mitmeid häid nõuandeid, mis aitavad teil alustada.
- Tarkvara värskendamine. Kui teie arvuti on seadistatud rakenduse ja operatsioonisüsteemi värskenduste automaatseks installimiseks, on suurepärane. Kui see on teie jaoks käsitsi protsess, peaksite vähemalt kord kuus värskendusi kontrollima, kuna paljud sisaldavad turvapaigutusi. Seejärel vaadake kord aastas läbi kasutatava tarkvara praegused versioonid ja tehke otsus, kui on aega uuendada.
- Otsige viiruseid ja toimivusküsimusi. Sõltumata sellest, millist tüüpi arvutit teil on, saavad kõik neist viiruseid või pahavara (jah, isegi Macid!). Kui teil on Windowsi põhise arvuti, aitab PCWorldi arvuti hooldusnõuanded teil hoida oma arvuti tervena ja sujuvalt töötada.
- Kontrollige oma andmete varukoopia terviklikkust. Olete oma andmeid varundanud, eks? Kui ei, jätke vahele kõik praegused asjad ja tehke see kõigepealt. Võite kas kasutada pilvepõhist andmete varundamisteenust, nagu Carbonite, Backblaze või CrashPlan, või võite kasutada oma arvutisse ühendatud välist kõvaketast (ma teen mõlemad). Kasutades mõlemat võimalust, seadistage teenus või ketas pideva automaatse varundamise teostamiseks, nii et te ei pea midagi käsitsi tegema. Seejärel minge üks või kaks korda aastas oma varundusteenuse juurde või sõidake ja liigutage ümber, et veenduda, et kõik on olemas ja kui soovite, et peaksite koopiaid oma kohalikku arvutisse kopeerima.
- Kutsu oma postkasti. Paljud väikeettevõtete omanikud on oma e-posti postkastiga seotud armastuse vihkamise suhtega. Nad armastavad seda, sest see on väga produktiivne ja tõhus kommunikatsioonivahend; kuid nad vihkavad seda, sest see võib kiiresti kontrolli all hoida, põhjustades tarbetut stressi . Teil on asju, mida saate oma postkasti reaalajas hoida, näiteks automatiseerimise, igapäevase teabe lihtsustamise ja piiratud sagedusega, kui kontrollite oma päeva jooksul e-posti. Lugege seda artiklit e-posti haldamise näpunäidete jaoks , mis muudavad teie postkasti võimsaks tootlikkustööriistaks ja mitte suureks ajaperioodiks.
Eespool toodud näpunäited aitavad teil oma väikeettevõtete kohe organiseeruda, kuid pidage meeles, kui kiiresti asju saab kontrolli alt väljuda. Seostage need tegevused koos resolutsiooniga, et teie pabereid, tööriistaribasid ja arvuti olekut kiiresti ja lihtsalt kontrollida paar korda kuus, nii et saate püsida organiseeritud ja vältida olukordi, kus asjad jõuavad ülekaalukalt halvaks saamiseni.