Dos ja e-posti kasutamine äris
E-post on muutunud nii populaarseks, et mõnel juhul kasutavad seda sagedamini kui telefoni. Kuna kirjalikku sõna saab nii kergesti valesti aru saada, on mõistliku e-posti etikett mõistmine ärikeskkonnas oluline.
Kahjuks ei suuda paljud inimesed sellest, kuidas kasutada e-kirju oma eeliste saamiseks, ja kasu, mida see ettevõttele ettevõtlusele antakse, on sageli kasutamata. Järgmised e-posti e-posti eeskirjad aitavad teie töötajatel koostada tõhusaid ja tõhusaid e-kirju.
01 - saata ainult selged ja lühikesed meilid
02 - alati kasutage tähenduslikku teema rea
Ärge kunagi jätke e-posti teema reale tühjaks. Tühi teemareal võib teie e-posti märgistada rämpspostina ja see ei jõua kunagi oma sihtkohta. Pimedate teemaandmetega e-kirjad kaovad tihti tähelepanuta, eriti juhul, kui kavandatud saaja tavaliselt saab mis tahes päeval palju e-kirju. Kasuta alati teemareal, mis peegeldab teie e-kirja sisu asjakohaselt. See aitab teie adressaatidel oma e-kirju tõhusamalt sortida ja julgustab teie e-posti kiiremini vastama.
03 - Vältige ekstravagantselt vormindatud kirju
Saada e-kirju professionaalsetes formaatides. Vältige mitmekesiseid fonte ja pilte taustal. Need kalliskivid võivad lugejaid häirida või sõnumit lugeda raskeks lugeda. Kõik lisatud taustpildid võivad teie e-posti faili suurust pahata. See võib sundida aeglaste ühendustega retseptid ootama oma sõnumile allalaadimiseks agoniseerivalt pikka aega. Teie lisatud taustpildid võivad teie e-kirja failisuuruse pahata. See võib sundida aeglase ühenduse saajaid ootama oma sõnumi allalaadimiseks agoniseerivalt pikka aega.
Kui teie ettevõte nõuab, et kasutate konkreetseid kirjaplankeid, et kujundada järjepidev välimus, kasutage seda ära. Ettevõtte logo ja allkirjastamisjoon suudavad teie e-kirjadele printida professionaalse pildi.
04 - Saatke õigeaegseid vastuseid
Ärge lubage inimestel oodata õigeaegseid vastuseid nende e-kirjale. Vastuse viivitamatult selge ja lühike sõnum. Kui teil on rohkem aega vastuse uurimiseks või koguda rohkem teavet, öelge oma e-posti saatjale, kui nad saavad vastust oodata.
05 - kasutage Out-of-Office'i vastamise tööriistu
Kui kavatsed olla kontorist eemal ja ei suuda oma e-kirju lugeda, kasutage e-posti süsteemi kontoritööriista, mis automaatselt vastab kõigile, kes üritavad teiega ühendust võtta. Veenduge, et teie automaatvastutus annab saatjatele teada, millal nad saavad vastust saada.
06 - Ärge hüppad hundi kõrge prioriteediga lipuga
Enamik e-posti süsteeme lubab teil märgistada e-kirja kui "High Priority" või "Rush". Ärge tehke seda vaikimisi e-posti lipp. Kasutage seda säästlikult või teie adressaadid ignoreerivad prioriteedipilti. Kui sa lõpuks saatad tõeliselt olulise e-kirja, ei pöörata seda tähelepanu väärivat tähelepanu.
07 - kaaluge, kas "Vastus kõigile" on vajalik
Ärge instinktiivselt klõpsake nuppu "Vasta kõigile" iga meiliga, millel on mitu saatjat või adressaati. Mõelge teemale ja otsustage, kes peab teie vastust lugema. Pidev vastamine kõigile tarbetult kiiresti teenib teile maine äritegevuse rämpsposti, ja inimesed võivad hakata eirata teie e-kirju üldse.
08 - eraldage äri- ja isiklikud e-posti kontod
Ärge kunagi kasutage isikliku kirjavahetuse jaoks teie ettevõtte e-posti aadressi, kui see pole hädaolukord. Isegi kui teil on oma äri, on hea mõte omada kahte eraldi e-posti kontot. See võimaldab teil oma e-kirju seada prioriteediks ja hoida sõltumatuid isiklikke sõnumeid ärivõrgust välja.
09 - kasutage professionaalse e-posti konto nimed
Kasutage oma nime mis tahes ettevõtte e-posti aadressi osana. Näiteks james.bucki@example.com või jbucki@example.com. Vältige hüüdnimesid, käepidemeid, sõrmejälgi või varjatud viiteid. Näiteks ärge kasutage soccer.mom@example.com või baseball.nut@example.com.
10 - kas see vastus on parimaks?
Ärge kasutage e-posti kui ainsat suhtlusvahendit. Mitte kõik sõnumid ei ole sobilikud e-posti aadressil, samuti on ajad, mil lühike telefonikõne või lühike büroo külastus saab sõnumi edastamise tõhusamaks teha. Telefoni kokkutulemine või kõnelemine võib inimtegevusele kaasa tuua vastastikmõju ning see võib muuta kõik, kui üritate midagi selgitada, või soovite veenda keegi tegutsema.
11 - Ole tundlik ja kättesaadav
Ärge kunagi kasutage e-posti, et lõpetada suhe või leping. Kutselises ärisaladuses lisage alati allkirjaviis, mis pakub teile teisi võimalusi. Näiteks võite lisada oma kontori-, faksi- ja mobiiltelefoninumbreid ning oma kontoriposti aadressi.
12 - Vältige Massive Attachments-i saatmist
Sa ei tea kunagi, kuidas ja kus teie saaja saab oma e-kirja. Mobiilseadmed võivad alustada faili allalaadimist, enne kui küsib kasutajalt allalaadimise kinnitamist. See võib võtta kaua aega ja tarbida ribalaiust, mida saaja peab maksma. Hoidke alla 50 MB suuruste manuste kombineeritud suurust.
Kui peate saatma suured failid, võtke kõigepealt ühendust adressaatidega ja küsige, kuidas nad faili vastu saaksid. Faili saatmiseks kasutate ka failiedastusteenust.
13 - Mõelge, enne kui saadate selle e-kirja
Lõpuks võtke mõni hetk ja vaadake, mida olete kirjutanud enne nupu "saatmine" vajutamist. Kas see on midagi, mida ei peaks saata e-kirjaga? Kas see on isikliku iseloomuga ega ole sobiv ettevõtte e-posti süsteemi kasutamiseks? Kas sa kirjutasid e-kirja, kui vihaseks sain, ja lisasid lõigud, mis võivad hiljem ka kahetseda? Kui jah, vajutage nuppu "Kustuta".