Millised töötaja liikuvad kulud peaksite maksma
Parim on kinni pidada ainult IRS poolt kinnitatud liikuvate kulude hüvitamiseks töötajate maksudeklaratsiooni mahaarvamistena.
Vastavalt IRS-ile on tööandjatelt mahaarvatavaid kolimiskulusid ainult
"mõistlikud kulud:
Kodumajapidamistarbed ja isiklikud asjad kolivad endistest kodudest uude kodusse ja
Reisimine (sh majutus) endistest kodudest uude kodusse.
Mahaarvamiseta kulude hüvitamine maksustatakse alati töötajaga, isegi kui hüvitist saab kvalifitseeruda aruandekavasse (nagu allpool kirjeldatud).
Tööjõu kulude hüvitamise mõju maksule
Üldiselt peetakse maksta töötajatele makstavaid makseid ja makstakse töötajatele liikuvaid kulutusi maksustatava kasu saamiseks. Kuid on olemas võimalus teha töötajatele maksuvaba tulu.
Kui soovite, et töötaja kolimiskulud oleksid töötajatele maksust vabastatud (IRS kasutab mõistet "välja arvatud"), peate maksma need läbi selle, mida IRS nimetab vastutatavaks plaaniks .
Sel juhul maksab töötaja kulude eest ja hüvitab need.
Vastuvõetava kava kriteeriumide täitmiseks tuleb kulud liigitada ja maksta ainult konkreetseid kulusid. Kulud peavad olema ka ärilisel eesmärgil.
Töötaja peab olema tasunud või tasunud maha arvatavaid kulutusi teenuse osutamisel teie ettevõtte töötajatena. Peate võib-olla dokumenteerima, et teie ettevõte vajab liikumist.
Samuti on olemas mõningad raamatupidamiskorrad, mida tuleb hüvitamiskava puhul järgida
- Töötaja peab " neid kulusid piisavalt arvestama mõistliku aja jooksul." See tähendab, et töötaja peab saama teile kviitungi kõigi kulutustega.
- Kui annate töötajatele nende kulude ettemaksu, töötaja peab tagastama ülemäärase raha mõistliku aja jooksul.
Näiteks ütleme, et kulude liigutamiseks maksate 5000 krooni ja töötaja annab teile 3760 dollarit. Töötaja peab teile tagastama bilansi (1350 eurot). Kui kõik vastutustundliku plaani kriteeriumid ei ole täidetud, ei ole kava aruandekava. Ja " mittesõltuvate kulude hüvitamine " (töötaja jaoks) ja hüvitised mitmesuguste või täpsustamata kulude eest maksustatakse töötajale.
Lihtsalt täiesti selge: mittekonventsionaalse plaani alusel töötajale makstavaid hüvitisi tuleb käsitleda maksustatavana (sh kinnipeetav) isegi siis, kui hüvitist makstakse töötajatele maha arvatavate kulude eest. Kui laekumised ei ole tõendatud isegi siis, kui need on osa aruandekavas, on maksustatav ja kinnipeetav.
Palgafondimaksude kinnipidamine töötajatele kulukulude maksmise kohta
Kui maksed tehti aruandekava kriteeriumide alusel ja kõik vajalikud tingimused on täidetud, ei peeta kinnipeetavateks töötajatele makstavaid kulutusi liikuvate kulude katmiseks.
Kuluarvestusviiside maksed, mis ei ole koostatud vastutustundliku kava kriteeriumide alusel (eespool kirjeldatud), on kinnipeetud föderaalsetele tulumaksudele, FICA maksudele (sotsiaalkindlustus ja ravikindlustus) ja föderaalsetele töötusmaksudele.
Tööandja W-2-vormis liikuvate kulukulude aruandlus
Kui töötajatele makstav hüvitis vastab kõigile vastutustundliku plaani tingimustele, nagu eespool kirjeldatud, ei pea te neid hüvitisi kandma töövõtja W-2-le. Kui töötaja annab teile kulude asjakohase arvestuse , kuid ülejääki ei hüvitata, peate kontrollima oma palgalineteenuse või maksuplaneerijaga, et otsustada, kuidas teatada maksustatavatest ja mittemaksustatavatest summadest. Te peate sellest hüvitise suurusest teatama, kui olete täitnud eelmise aasta töötaja W-2 iga-aastase maksuaruande .
Patriot Software pakub täpsemat teavet selle kohta, kuidas need kulud kantakse töötaja W-2 vormi. Kasutame ülaltoodud näidet, kus töötaja saab kulude liikumiseks 5000 krooni, on laekumisi 3660 dollariga ja hoiab allesjäänud 1350 eurot. Töötaja makstav summa on töötajale maksustatav. Eeldame, et see makse tehakse vastutustundliku plaani nõuete kohaselt, nagu eespool kirjeldatud:
- Maksukohustuslased 1 350 dollarit kuuluvad W-2 lahtrisse 1 (ja lahtrites 3, 5 ja 16, kui riik või linn maksustatakse).
- Föderaalse ja riigi tulumaksu kinnipidamise ja FICA-i maksud tuleb arvutada maksustatava 1350 $ ulatuses ja need peavad olema W-2 vastavates kastides.
- Peate sisestama vormi W-2 lahtrisse 12 kasutades koodi "L." väärtust 3660 dollarit (summa, mis on võrdne põhjendatud summaga (näiteks maksustamata osa).
Lisateavet selle kohta, kuidas see toimib, vt IRS väljaanne 15 (ringkiri E).
Tööandja lisatasu maksmine kulude kandmise eest
Mõned ettevõtted annavad töötajatele kindlaksmääratud summa kulude liikumiseks, sõltuvalt liikumise tüübist ja vahemaast. Maksmine võib teie ettevõttele endiselt ettevõtte kulul maha arvata.
Kui soovite anda töötajatele raha kulude liigutamiseks ja lasta töötajal otsustada, kuidas see raha kulutatakse, on teil vastavalt IRS-i eeskirjadele mitteaktiivne plaan. Sellisel juhul, nagu eespool märgitud, kui te ei soovi, et töötajal oleks vaja kviitungi näidata, on kõik maksed töötajale hüvitise maksustamisel. Peale selle tuleb maksu kinni pidada föderaalse tulumaksu ja FICA-maksust.
Sellisel juhul võite soovida lisada maksele täiendava summa, et aidata töötajail maksta täiendavaid makse. Seda nimetatakse kontrollpunkti kogunemiseks ja see tehakse selleks, et anda töötajatele maksude täpne summa.
Näiteks kui maksate töötajatele 2000-dollarilist liikuvkulusid, võite teha täiendava maksu katmiseks lisakulusid, et anda rohkem kui 2000 USA dollarit. Patriot Softwareil on kallakukeller, mis võiks teid sellega aidata.
Töötaja liikuvad kulud on maha arvata
Töötajate kolimiskulude tasumine on teie ettevõttele mahaarvatavad ärikulud. Töötajate liikuv kulude mahaarvamine töötajate jaoks peaks piirduma nendega, mida töötaja saaks maha arvata oma maksudeklaratsioonist. See tähendab ainult kodumajapidamises kasutatavate kaupade ja reisikulude kolimise kulusid töötaja ja tema perekonna uuele asukohale.
Töötajate teavitamine liikuva kulude hüvitamise kava kohta
Nagu kõigi muude töötajate hüvitiste puhul, tuleb kõiki töötajaid kohelda sama. Võite määrata plaani kvalifitseerumiseks töötaja tüübi (näiteks palgatöötajatega võrreldes tundide kaupa), kuid te ei saa anda ühele töötajale samas klassifikatsioonis rohkem selle kasu kui teisel.
See on alati hea mõte kirja panna seda tüüpi hüvitisi ja lisada see töötajatele suhtlemiseks. Teie töötaja käsiraamat või poliitika ja protseduuride käsiraamat on plaan kirjeldamiseks hea koht. Ärge unustage, et lisate teavet selle kasu maksustamisest.
Töötajate abistamine nende liikuva kulude mahaarvamisega
Kui te pole kvalifitseeritud maksutegur , ei ole tulutoovate maksude vähendamine töötajate jaoks maksunõustamine hea. Julgustage oma töötajaid võtma professionaalset maksunõuannet või kasutama professionaalset maksutarkvara . Siin on mõned asjad, mida saate teha, et aidata töötajatel mõista seda liikuvat kulude kasu ja kuidas see nende maksudele mõjutab:
- Andke töötajatele töökoha ümberpaigutamise pakett, milles selgitatakse, kuidas ja teie kulude liikumisega hüvitab teie ettevõte.
- Andke töötajatele võimalust oma kinnipidamise (vormil W-4 ) muuta, et arvestada esialgse hüvitise maksmisega.