Kui teie ettevõttel on aruandekava, ei maksa teatud ettevõtluskulude hüvitamine töötajale. Kui teie ettevõtte hüvitamiskava ei vasta aruandekava IRS-i nõuetele, makstakse need hüvitised töötajatele ning nende maksete eest tuleb tasuda föderaalsete tulumaksude ja palgafondimaksude kinnipidamine.
Lisaks sellele peab tööandja, nagu tööandja, teatama kõnealustest maksetest töövõtja W -2 vormis .
Vastuvõetavad plaanid võivad sisaldada hüvitist mitmete töötajate erinevate kulude eest, sealhulgas:
- Töötaja sõidukulud , sealhulgas toitlustamine ja meelelahutus
- Tööriistade ja seadmete ostmine ja
- Töötajate kodukontorikulud.
Vastutav plaan peab sisaldama ka protseduuri, mis kohustab töötajaid tagastama tööandjale ülemääraseid hüvitisi (ületavad lubatud summad). Kui tööandja kehtestab ja haldab vastutustundlikku plaani, ei pea töötaja reisikulusid maksustatavaks tuluks lugema.
Lubatavad plaani nõuded
Selleks, et IRS saaks lugeda IRS-i "vastutustundlikuks plaaniks", peab teie leping sisaldama kõiki järgmist:
- Kulud peavad olema ärisuhted ; see tähendab, et need peavad olema tasutud või tehtud tööle teenuste osutamisel.
- Töötaja peab mõistliku aja jooksul nende kulude eest tööandjale asjakohaselt arvestama . Peate nõudma, et töötajad annaksid teile üksikasjaliku teabe nende kulude kohta, kaasa arvatud kulu kuupäev, kellaaeg, koht, summa ja ärieesmärk.
- Te peate nõudma, et töötaja tagastaks liigse hüvitise mõistliku ja kindlal ajavahemikul, olenevalt asjaoludest
Kui kõik kolm nendest nõuetest ei ole täidetud, määrab IRS oma plaani, et ta ei vastuta, ja kõik kulud, mida teie ettevõtja hüvitab teie ettevõttele, maksustatakse töötajale.
Ülemäärased hüvitised
Ülemaksmise hüvitamine on suurem kui lubatud summad. Kui töötaja ei tagasta ülemääraseid tagasimakseid mõistliku aja jooksul, makstakse kõnealuseid ülemääraseid summasid töötajatele. Kõige tavalisem asjaolu oleks juhtum, kus te annate töötajale ettemaksu enne reisi väljumist ja reisikulud on väiksemad kui arveldatud summa.
Ülemakstud hüvitiste tagasimaksmiseks määrab IRS mõistliku ajavahemiku, näiteks:
- 30 päeva jooksul pärast kulu saamist saadud ettemakse
- Töötaja esitab kulude piisava arvestamise 60 päeva jooksul pärast nende tasumist või tekkimist.
- Töötaja tagastab ülemäärase hüvitamise 120 päeva jooksul pärast selle tasumist või tekkimist.
- Töötajale antakse (vähemalt kord kvartalis) avaldus tagasimakse või nõuetekohase tasumata ettemakse arvestuse kohta ja töötaja täidab 120 päeva jooksul pärast avalduse saamist.
IRS-ile vastutatava plaani esitamine
Ei, pole nõuet, et esitaksite IRS-le kirjaliku plaani. Kuid peaksite suutma tõestada, et olete määratlenud oma nõuded töötajatele kulude hüvitamiseks. Te peate kirjalikult midagi näitama IRS-i näitamiseks, et te mõistate, milline on vastutuskava ja et teie ettevõte vastab nõuetele.
Esiteks peate need nõuded kirjalikult lisama oma töötajate poliitika ja protseduuride käsiraamatu osana .
Teiseks peaksite dokumenteerima kõik tehingud töötajatega nende kulude hüvitamiseks, pidades arvestust, et kõik vastava plaani nõuded järgitaks.
Vastuvõetav tegevusplaan ja ettevõtte maksud
Ükskõik, kas need kulud tehakse aruandekavas, ei mõjuta otseselt teie suutlikkust maha arvata need kulud oma ettevõtte tuludeklaratsioonile. Kuid peate siiski esitama piisavad dokumendid, mis tõendaksid, et need kulud olid seotud äriga.
Näiteks saate reisikulude hüvitamiseks oma kulu maha arvata oma ettevõtte tuludeklaratsiooni vastaval real. Näiteks söögi- ja meelelahutuskulude jaoks kasutage C- liini 24b (füüsilisest isikust ettevõtjad või üheliikmelised LLC-is.)